扶輪教育與訓練

Training & Education 

扶輪社領導人的訓練

Club Leaders' Training

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轉載本網頁資料請註明出處

 

D3520 PDG DENS提供

 

 

引言

  地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

社長當選人組

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

功能性分組

角色與責任

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

發展一個活動計劃及尋找資源


第三次會議

  團隊訂定一個計劃


第四次會議

  解決問題


地區講習會表揚參與者


評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

 

地區講習會領導人指南

第二次討論會

擬定一個行動計劃與尋找資源

Developing an Action Plan and Identifying Resources

60分鐘


學習的目的Learning Objectives:

1.     擬定藉以達成扶輪社目標與目的的行動計劃。

2.     尋找可以擬定一種行動計劃的各種方法。

3.     尋找扶輪社可以達成其目標的資源。

 

材料Materials

1.  講義

a.    行動計劃案例研究Case Study Action Plan

b.    案例研究Case Studies

2.  投影片

a.     一個有效率的團隊的要素Elements of an Effective Team

b.     達成目標的策略Strategies for Achieving Goals

c.      基本的材料資源Basic Material Resources

d.     基本的人力資源Basic Human Resources

 

你或許希望將此講義影印分發給參與者。


 

建立一個團隊行動計劃

Creating a Team Action Plan                                                                           25分鐘

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

與參加者溫習學習的目的

關鍵要點:

n      在這個討論會的前半段,參與者會討論下列的主題:

-       擬定行動計劃以達成目標;及

-       尋找資源去協助扶輪社執行行動計劃。

n      在這個討論會的後半段,參與者會以這樣的觀念來參加和他們本身的功能範圍有關的案例研討。

 

一個有效率的團隊的特性是什麼?

What are the characteristics of an effective team?

回答樣本:

n       一個清楚定義的目的

n       按步就班的行動計劃

n       團隊成員與其他扶輪社領導人之間有暢通的溝通管道

n       有充足的知識及受到鼓勵的團隊成員

 

 放映幻燈片2 –a

一個有效率的團隊的要素

Elements of an Effective Team

 

 

 

扶輪社領導人們應如何決定其委員會的目的?

回答樣本:

n       檢視扶輪社細則the Club’s bylaws

n       檢視扶輪社下一個年度的目標。

n       與扶輪社理事會及社長會議,討論與扶輪社目標及委員會的宗旨兩者間的關係,以及委員會所應扮演的角色。

關鍵要點:

n      一個扶輪社細則應包含每一個扶輪社委員會一般目的相關的資訊。

n      若扶輪社細則未包括每一個委員會目的相關的資訊,則請修改扶輪社細則加入這個資訊。若一個委員會的存在是無意義的,則請解散該委員會。

n      扶輪社的目標與宗旨將決定委員會下一年度的特定目標。

 

為何委員會建立一個行動計劃來達成扶輪社目標是很重要的?

Why is it important for committees to establish an action plan to achieve club goals?

回答樣本:

n       在為委員會擬定行動計劃的過程中,可以引起並刺激大家對委員會及扶輪社活動的興趣。

n       經過妥善籌劃的計劃可以激勵扶輪社員增加參加委員會活動參與率。

n       為達成目標而擬定策略,可以協助委員會評估進度以及為扶輪社建立有效的工作方法。

關鍵要點:

n      沒有適當的追蹤follow-through,即使定義在清楚的目標也無法完成。

 

扶輪社領導人可以利用哪些方法來發展出一個行動計劃?

What are some methods that club leaders can use to develop an action plan?

回答樣本:

n      將一個計劃的目標劃分成幾個基本的階段。決定為達到一個目標所應採取的每一步行動。

n      目標的各方面所負有的責任授權出去。指派每一位委員會成員特定的任務。

n      設定每一個步驟的完成時間。

n      設定評量目標達成進度的基準。

n      試著找出可能碰到的障礙來預防失敗。

n      尋找可以協助達成目標的工具與資源。

 

放映幻燈片2 –b

  達成目標的策略

Strategies for Achieving Goals

 

 

  

關鍵要點:

n       擬定一個條列式的策略,摘要敘述實現目標所需要採取的特定行動

n       指定每一個步驟或行動的負責人,確定這些委員完成自己所分配到的工作。

n       為完目標過程中的每一個步驟訂定時間表。如此可以幫助你整時評估進度。

n       制定評估進度的特定標準。這樣能夠讓委員們得知計劃是否在進展,以及可能必須特別加強的工作。

n       思考可由扶輪社、扶輪地區、以及國際扶輪秘書處獲得的資源和工具

n       不斷地鼓勵委員會的委員,讓他們維持參與感。向每一個人告知委員會目標進展的情形。

n       評鑒你策略的成敗,以瞭解如何把委員會未來的計劃辦理得更好並達成後續的目標。

 

為什麼溝通對有效率的團隊運作是很重要的?

Why is communication essential to effective team operation?

關鍵要點:

n       一個孤立的委員會是無法有效的行動。它的運作與決策,必須以扶輪社經過溝通過所決定的需要為基礎。

n       同樣的,委員會成員之間必須相互溝通,以確保順暢的合作關係和避免誤會或工作重複。

n       定期的與所有扶輪社社員分享委員會目標達成的進展。

 

你如何有效率的與你的團隊成員溝通?

How can you communicate effectively with your team members?

 

你應如何有效率的與其他扶輪社社員溝通?

How can you communicate effectively with other club members?

 

你應如何有效率的與扶輪社社長和理事會溝通?

How can you communicate effectively with the club president and board?

關鍵要點:

 

n       分享行動計劃,其中應包含被指派特定任務之委員的姓名。

n       定期就團隊目標的進展情形提供最新的報告。

n       尋求建議及意見以提昇團隊的工作成效,並幫助克服挑戰及困難。

 



 

資源

Resources                                                                                                       10分鐘

 

為什麼尋找扶輪資源是很重要的?

Why is it important to be able to identify Rotary resources?

關鍵要點:

n       委員會的成員將尋求你的指導及解答,雖然你不可能知道所有的答案,但你該知道哪裡可以找到答案。

n       對可用資源的瞭解,可以促進扶輪社及委員會目標的達成。

 

扶輪社領導人可以向扶輪社層級的什麼人尋求協助?

Who can club leaders turn to for assistance at the club level?

回答樣本:

n       扶輪社前領導人

n       其他扶輪社領導人

n       扶輪社社員

n       配偶或其他的家庭成員

關鍵要點:

n      善加利用自己的扶輪社的寶貴經驗。

 

在地區層級,有誰可以支援扶輪社計劃?

Who is available at the district level to support club Plans?

回答樣本:

n      地區總監

n      助理總監

n      地區各委員會主委與委員

n      前地區職員

n      其他扶輪社的社員

關鍵要點:

n       若要扶輪基金會相關更詳盡的資訊,請洽詢貴地區扶輪基金委員會主委。

 

如何可以找到地區領導人?

How can you find district leaders?

回答樣本:

n       如果有的話,在地區的公式名錄District Directory或地區網站上可以找到地區領導人的姓名及聯絡資料。

n       詢問貴社社長Club President

n       詢問你的地區總監District Governor或助理總監Assistant Governor

 

對一個扶輪社基本運作所必須具備的資源是什麼?

What resources are essential to basic club operations?

 

 放映幻燈片2 –c& 2 –d

基本的材料資源Basic Material Resources

基本的人力資源Basic Human Resources

 

 

   

 


 

關鍵要點:

n       公式名錄Official Directory (007-EN)

n       程序手冊Manual of Procedure (035-EN)

n       國際扶輪目錄RI Catalog (019-EN)

n       英文扶輪月刊The Rotarian或其他地域雜誌

n       國際扶輪網站www.rotary.org

 請參閱扶輪社各委員會手冊Club Committee Manual內的資源名單。

 

關鍵要點:

n      扶輪社各委員會手冊Club Committee Manual內的資源名單,詳列出很多可以協助貴委員會與扶輪社達成目標的出版品及資源。

n      美國伊利諾州伊文斯頓國際扶輪世界總部,以及全球各地的服務中心的國際扶輪辦事員。欲得知更具體的資訊,請參考公式名錄Official Directory中秘書處Secretariat一頁,或英文扶輪月刊THE ROTARIAN的「為你服務」(At Your Service)一頁。

參考資料

你可以在公式名錄Official Directory (007-EN)中找到國際扶輪理事、扶輪基金會保管委員、國際扶輪及扶輪基金會的特別行動小組及委員會成員、以及國際扶輪職員的聯絡資訊。

 


 

案例研究

Case Study                                                                                                      25分鐘

請分發講義2-a行動計劃案例研究Case Study Action Plan & 2-b

案例研究

Case Studies

關鍵要點:

n       接下來的案例研究可以讓你利用到在此討論會議所學到的知識。

n       在團隊建立討論會議時,你將可以藉由建立貴社下一年度的行動計劃來持續練習你的技巧。
 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

選擇適合你的功能性分組的案例來研究。例如:如果你領導的是吸收社員與入社儀式的分組,請你選擇選舉新社員與入社儀式的案例來研討。

扶輪社秘書應參加與行政管理有關的分組討論。

扶輪社財務應參加與扶輪社募款有關的小組討論。

將與會者分成五個小組。

請每個小組指派一位秘書,負責記錄以及向其他的所有與會者報告分組討論的結果。

回答參加者所提之任何問題。

感謝參與者。

散會 

休息

※請點選下列pdf檔-講義

a.    行動計劃案例研究Case Study Action Plan                                           (  100KB)

b.    案例研究Case Studies

    1.吸收社員與入社儀式:案例研究                                       (  71KB)
Membership Recruitment and Induction: Case Study

   2.新社員訓練與輔導:案例研究                                           (  76KB)
New Member Orientation and Mentoring: Case Study

   3.扶輪社公共關係:案例研究                                              (  82KB)
Club Public Relations: Case Study

   4.有效的服務計劃:案例研究                                              (  76KB)
Effective Service Projects: Case Study

   5.扶輪社募款:案例研究                                                     (  76KB)
Club Fundraising: Case Study

   6.扶輪社的行政管理:案例研究                                          (  78KB)
Club Administration: Case Study

   7.扶輪基金會:案例研究                                                     (  78KB)
The Rotary Foundation: Case Study