地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

第三次會議

  團隊訂定一個計劃

第四次會議

  解決問題

地區講習會表揚參與者

評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

地區講習會領導人指南

第一次討論會

扶輪社秘書：

角色及責任

Club Secretary’s: Roles and Responsibilities

（90分鐘）

學習的目的Learning Objectives:

1.    瞭解扶輪社秘書的角色。

2.    確認扶輪社秘書不同的行政工作與責任。

3.    討論使扶輪社秘書做得更有效率不同的技巧。

材料Materials：

1.講義^＊

a. 秘書的狀況Secretary Scenarios

2.投影片

a. 一位扶輪社秘書的責任A Club Secretary’s Responsibilities

b. 有效能扶輪社的四個要素The Four Elements of Effective Clubs

c. 每週任務Week-to-Week Duties

^＊你或許希望將此講義影印分發給參與者。

扶輪社秘書的角色及責任

扶輪社秘書的責任有哪些？

What are the duties of a club secretary?

回答樣本：

n       掌管及填寫表格，記錄及報告

n       符合出席的規定

n       迅速辦理新社友的推薦案

關鍵要點：

n       掌管社員之記錄

n       記錄集會出席記錄（在每月最後一次例會後立即向扶輪社及扶輪地區提出當月出席報告）

n       為扶輪社、理事會及各委員會發出會議通知

n       記錄及保留扶輪社、理事會及各委員會會議記錄

n       對國際扶輪做必要的報告：

─     社員半年報告Semiannual Reports of Membership（截止日期分別為7月1日及1月1日）

─     半年度報告期間中被選為現職、資深現職，及退職社員（2001年立法會議社員種類由五種修改為現職社員及名譽社員兩種）的比例會費報告Pro-rate Report（截止日期分別為10月1日及4月1日）

─     填報社員變動報告表Report of Changes in Membership寄交國際扶輪秘書長

─     收取『英文扶輪月刊』THE ROTARIAN訂費匯寄國際扶輪

放映幻燈片1 –a： 扶輪社秘書的責任 A Club Secretary’s Responsibilities

扶輪社秘書與誰一起工作

With whom does the club secretary work?

回答樣本：

n       扶輪社長

n       扶輪社職員

n       扶輪委員會

你能幫委員會什麼忙？

What can you do to help committees?

關鍵要點：

n       對委員會提供儘可能的協助，但避免替他們做。在行政管理任務上提醒及協助他們。

n       建立扶輪社委員會正常分享相關資訊的程序。

回答樣本：

n       保持委員會獲得關於扶輪內發展之資訊。

n       與每週扶輪社社刊編輯及發展的負責社員或委員會委員們合作。

n       與聯誼或節目委員會合作以確保外來的主講人及來訪社友們都能感到受賓至如歸及受歡迎之感覺

n       與職業分類及社員委員會研討有關新社員推薦及其他會影響他們的事物的議題。

n       與出席委員會一起分享出席率及每週出席率之統計

有效能扶輪社的四個要素是什麼？

What are the four elements of effective Rotary Clubs?

參考幻燈片1 –b： 有效能扶輪社的四個要素 The Four Elements of Effective Clubs

關鍵要點：

n  有效能的扶輪社能夠：

─    維持並/或擴大其社員人數；

─    成功辦理因應其社區與其他國家社區之需求的服務計劃；

─    透過參與計劃與捐款來支持扶輪基金會；

─    培養能夠在扶輪社層次以上服務的領導人。

n      因為他們的理事責任，扶輪社秘書能夠戰略性盯住扶輪社並扮演一位有益的角色來使扶輪社更有效率。

n      大量的資料要你經手，應慎重思考如何妥善應用這些資訊來使貴社受益。

哪些社員相關之行政管理責任是與扶輪社秘書的角色有關連？

Which membership-related administrative duties are associated with the role of club secretary?

回答樣本：

n       進行新社員推薦案

─     提交理事會推薦的社員的姓名（用文字書寫）。

─     理事會的決議轉知推薦人

─     發社員卡membership Identification card給核准的新社員

n      向國際扶輪報告新社員Report New Members

n      向國際扶輪報告社員退社Report Terminated Members

n      向國際扶輪報告社員資料變動Report Changes in Membership Data

n      通知他社有一位扶輪社員正遷入其社區

n      寄送全體社員社費單Statements of Club Dues

n      簽發社員卡Membership Identification Cards

關鍵要點：

為使新社員推薦的過程便利，要增進對職業分類準則的瞭解。

出席報告及社員成長趨勢可幫助扶輪社集中注意力於社員發展及防止社員流失成果。

哪些服務項目相關之行政管理責任是與扶輪社秘書的角色有關連？

Which service project-related administrative duties are associated with the role of club secretary?

回答樣本：

n      確認該扶輪社圖書室內擁有關於RI及扶輪基金計劃最近可用於支援扶輪社的服務計劃

n      分享有用之資給委員會訊包括：

-       來自英文扶輪月刊THE ROTARIAN或地域扶輪雜誌regional Rotary magazine及扶輪世界Rotary World之文章

-       來自地區總監或及助理總監的資訊

-       來自秘書處Secretariat^＊資訊及

-       來自友社的社刊

n      保存關於扶輪社計劃活動成果檔案

關鍵要點：

n       與委員會主委一起去建立有關你將與他們合作之事的認知。

哪些扶輪基金相關之行政管理責任是與扶輪社秘書的角色有關連？

Which Rotary Foundation-related administrative duties are associated with the role of club secretary?

回答樣本：

n       把由社友來的所有捐款都登錄在扶輪基金表彰/捐獻表The Rotary Foundations Recognition Contribution Form（123）

n       維持所有接受捐款的帳單

n       對捐款做定期性的報告給扶輪社或地區
　

哪些行政管理責任是與培養超越扶輪社層次領導人有所關聯？

Which administrative duties are associated with the development of leaders capable of serving beyond the club level?

回答樣本：

n       迅速辦理地區會議之註冊包括：地區講習會，地區年會及地區基金研習會

n       指派地區年會的選舉人Elector

n       指派RI國際年會的選舉人^＊：代表delegate、後補代表alternate或代理人proxy

n       附註：^＊正式的合格代表、代理人及不分區代表delegates-at-large構成國際年會的表決團體並稱選舉人。
　

你如何準備於你的年度擔任扶輪社秘書？

How should you prepare for your year as club secretary?

關鍵要點：

n       擔任扶輪社秘書這一年你需要奉獻努力及注意細節─準備Preparation是你成功的要件

回答樣本：

n       與上屆扶輪社秘書見面請教他關於社秘書的職責及討論關於社裡任何一個特別注意事宜及事件。

n       與上屆社秘書安排社裡檔案及紀錄交接手續。

n       參考目錄（019）替社友們訂購公式名錄Official Directory（007）

n       維持社裡的檔案圖書。確認哪些參考資料及檔案都是最新的。

n       以扶輪社秘書手冊Club Secretary’s Manual檢討你的職責。

在你接管任務時你立刻要做什麼？

What will you need to do immediately upon taking office?

回答樣本：

n       查社裡的帳看看是否有應付帳款

n       對扶輪基金之捐獻資料維持並保持最新紀錄

關鍵要點：

扶輪社秘書應按下列活動與程序開始他的任期：

-       與下屆社長進行會談

-       查社裡的帳

-       訂閱公式名錄Official Directory

-       社裡檔案及圖書維持最新資料

-       自卸任秘書接收所有卷宗並接管社中財產，包括「程序手冊」Manual of Procedure（035-EN）。

你將如何與社長一起工作

How can you work together with the club president?

關鍵要點：

n       社長是扶輪社的主管。扶輪社秘書經由有效的行政效率來推動社務並扮演支援的角色。

n       在交接之前：

-       與社長在一起發展一個明確的社務運作方式與理論上區分兩者間的職責

-       討論在七月一日前如何籌辦下屆社長及下屆理事會會議。

-       為社長與理事會之第一次會議準備必要的項目及材料列一個表單。

n      七月一日之後：

-       通知社員開扶輪社社務行政會議，做會議紀錄並協助社長。

-       幫社長及委員會委員為總監及助理總監之訪問做準備。

-       幫助社長檢討〝有效能扶輪社的計劃指南〞Planning Guide for Effective Rotary Clubs

-       在扶輪社年度中期與社長、委員會委員及理事會一起檢討扶輪社行政管理的程序。

-       幫助社長執行扶輪社職員候選人之提名作業。

-       幫助社長準備該扶輪社歷史。

就例會而言扶輪社秘書的特別責任是什麼

What are specific club secretary responsibilities for club meeting?

關鍵要點：

n       與社長一同規劃每週例會的時間表

n       在每週例會時提醒社長所有應讓社友瞭解之項目

n       替來訪扶輪社友及來賓準備名牌

n       記錄例會之出席狀況

哪些報告及追蹤是扶輪社秘書的責任？

For which reports and follow-ups is the club secretary responsible?

回答樣本：

n       寄交國際扶輪之半年報告Semiannual Report

n       每月出席報告寄送地區總監Monthly Attendance

n       社員更動報告（社員資料變動表Change of Data Form/ 290-EN）

n       外來社員之出席報告（外來社員出席報告卡Visiting Rotarian Report Card/ 253-EN）

n       扶輪社的領導之變動        扶輪社資料變更報告表

n       扶輪社之例會更改之訊息    Change in Club Information Report Form

n       公式名錄the Official Directory之資訊

n       年度報告The Annual Report

對國際扶輪的半年度報告中應包括哪些資訊？

What information is included in the semiannual report to Rotary International?

關鍵要點：

社員人數

繳交國際扶輪之費用金額

對年度報告你應該知道些什麼？

What should you know about the annual report?

關鍵要點：

n       在扶輪社年度之最後例會時要準備簡報一次年度報告。

n       與社長確認你的報告內容與社長之報告沒有重複。

n       你的年度報告可以包括下列項目：

-  簡潔陳述理事會之執行狀況

-  社員人數之增與減情形

-  每月出席率

-  補充社長報告中遺漏之任何待續的計劃

在擔任扶輪社秘書你的年度當中哪些材料是你主要的資源？

Which materials will be essential resources during your year as club secretary?

回答樣本：

n       扶輪社章程及細則The club’s constitution and bylaws

n       程序手冊Manual of Procedure（035）

n       國際扶輪目錄The RI Catalog（019）

n       英文扶輪月刊THE ROTARIAN或其他地域扶輪雜誌

n       扶輪社秘書手冊The Club Secretary’s Manual（229）

在年度終了時，你將如何確定順利移交責任給下一屆的秘書？

Near the end of year, what actions should you take to ensure a smooth transfer of responsibility to the incoming club secretary?

回答樣本：

n       確認本社的所有基本案卷都完全歸檔，包括本社章程及細則、社證等。

n       查看本社之紀錄是否完全及保持最新資料。

n       確認下列資料都在本社紀錄之中，如理事會開會記錄、各委員會報告、出席報告等。

n       確定下列本社設備如會員名牌、木槌及鐘等都完好無損。

n       與下屆扶輪社秘書會商討論職責、將要進行事項及特別注意事宜

n       在六月底最後例會完成後將本社所有檔案紀錄及財產等移交給繼任的扶輪社秘書。
　

扶輪社秘書分組練習

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