扶輪教育與訓練

Training & Education 

扶輪社領導人的訓練

Club Leaders' Training

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D3520 PDG DENS提供

 

 

引言

  地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

社長當選人組

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

功能性分組

角色與責任

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

發展一個活動計劃及尋找資源


第三次會議

  團隊訂定一個計劃


第四次會議

  解決問題


地區講習會表揚參與者


評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

 

地區講習會領導人指南

第一次討論會

扶輪社的公共關係

角色及責任

Club Public Relations:

Roles and Responsibilities

90分鐘


 

學習的目的Learning Objectives:

1. 確定有關擬定及實踐一個可行公關計劃所需的指導原則及責任,以利提高扶輪社的公眾知名度,並支援社員發展的努力。

2. 挑選與準備一個團隊來實踐扶輪社的公共關係計劃。 

材料Materials

1.投影片

a.     扶輪社的公關責任Club Public Relations Responsibilities

b.     公共關係責任Public Relations Responsibilities

c.      吸引正面媒體注意的活動Activities that Attract Positive Media Attention

d.     準備與傳播媒體合作Preparing to Work with the Media

 



 

扶輪社公共關係的指導原則

Guiding Principles of Club Public Relations                                       60分鐘

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 與參加者溫習學習的目的

 

扶輪社有關公共關係的責任為何?

What are the club responsibilities related to public relations?

回答樣本:

n       確實讓社區知道扶輪的存在及它的活動情形

n       宣傳扶輪社的成果

關鍵要點:

n       國際扶輪理事會有詳細列出如下的扶輪社公共關係方面的責任:

(參閱1998程序手冊-中文第18頁)

-          與新聞媒體保持良好的關係;

-          宣傳成功的服務計劃與活動;

-          利用〝英文扶輪月刊〞、〝扶輪世界〞、扶輪地域雜誌、及其他的宣傳工具及技巧來宣傳扶輪目標及成就;

-          鼓勵扶輪社員將有關向其朋友及同事傳播扶輪訊息;

-          培養社區領導人,青少年及其他特別有興趣團體去認識扶輪。

-          對社區內採取積極的步驟,以防止或糾正有損扶輪社名譽及有礙推廣扶輪運動之態度。

-          使所有媒體都有代表加入扶輪社。

 

 放映幻燈片1 –a

扶輪社的公關責任

Club Public Relations Responsibilities

 

 

 

做為一個扶輪社領導人,你應如何在貴社區內宣傳正面的公共關係?

As club leaders, how can you promote positive public relations in your community?

回答樣本:

n      尋求媒體採訪報導與社區有關的計劃與活動。

n      與扶輪計劃及服務計劃有關聯的個人保持聯絡。

n      設法物色新社員遞補與媒體有關的待補職業分類。

關鍵要點:

n      教育扶輪社社員們,他們在公共關係上所需負的責任。

n      與當地媒體代表們保持良好的關係。

n      知曉所有的扶輪社計劃與活動及工作,以便將它們宣傳給當地的媒體。

 

 放映幻燈片1 –b

公共關係責任

Public Relations Responsibilities

 

 

 

每一位扶輪社員所應負的公共關係方面的責任為何?

What are the responsibilities of Rotarian with regard to club public relations?

關鍵要點:

n      每一位扶輪社社員皆可推動正面的公共關係

回答樣本:

          確使每位社員完全瞭解扶輪歷史與理想,及貴社的計劃與活動。

          鼓勵社員透過個人、事業與專業上往來接觸的人,尋找促進扶輪目標與成就的機會。

 

扶輪社領導人應如何確保扶輪社員擔負起他們在扶輪社公關方面的責任?

How can club leaders ensure that Rotarians fulfill their club public relations responsibilities?

回答樣本:

n      提醒扶輪社員,將所知的扶輪資訊與非扶輪社員分享是他們的責任。

n      印製一本有關貴社與國際扶輪資訊的扶輪小手冊。

關鍵要點:

n      扶輪社員們的形象會影響社區對扶輪社的觀感。

n      鼓勵扶輪社員們積極的告訴非扶輪社員有關他們及全世界的扶輪社所做的福祉貢獻。

n      通常大眾並不知道扶輪社的優良事蹟,因為沒有人告訴他們!

 

扶輪社領導人應如何與媒體建立關係?

How can club leaders establish relationships with the media?

回答樣本:

n      網羅新聞從業人員代表加入扶輪社。

n      擬定頒獎給新聞工作者。

n      邀請新聞媒體從業人員蒞社演講有關於他們專業的話題。

n      舉行扶輪社員與新聞從業人員共同出席之論壇或討論會

 

貴社已採取什麼樣的動作來建立與媒體代表的關係?

What steps has your club taken to establish relationships with media representatives?

 

該社區是否確實被告知有關貴社所執行的計劃?

Is the community well informed about the projects conducted by your club?

關鍵要點:

n       為了要吸引媒體報導,扶輪社必須要先舉辦符合實際社區需求的、有意義的計劃。

n       扶輪社每年都應贊助一個重要的社區服務活動。

n       與扶輪社領導人經常保持聯絡 特別是負責計劃與活動的領導人 ─有利於公共關係的機會。

 

什麼樣的活動可以吸引正面的媒體注意?

What activities attract positive media attention?

回答樣本:

n       符合社區需求的服務計劃

n       可以增加新聞報導機會或符合當時需求導向的當地扶輪社活動。

n       由貴社或當地扶輪社的義工所支持的國際性服務計劃。

n       扶輪社例會中有不尋常或傑出的主講人。

n       一個傑出的社區成員的活動。

n       有當地青少年參與的計劃。

n       團體研究交換的參與者或大使獎學金學生的在另一種文化中的生活報告。

n       有強烈視覺效果的故事。

 

放映幻燈片1 –c

吸引正面媒體注意的活動

Activities that Attract Positive Media Attention

 

 


 


 

與傳播媒體合作

Working with the Media                                                                                   15分鐘

 

在準備與傳播媒體合作時,你應採取哪些基本步驟?

What basic steps should you take when preparing to work with the media?

關鍵要點:

n       瞭解欲宣傳新聞的相關事實;

n       指定一位表達流暢、知識廣博的人擔任發言人Spokespeople

n       準備一份實況單Fact Sheets;以及

n       寫一份新聞稿或「媒體注意」media alert

 放映幻燈片1 –d

準備與傳播媒體合作

Preparing to Work with the Media

 

在你的區域中有哪些媒體單位?

What are media outlets in your area? 文字方塊:  
 

 

回答樣本:

n       當地報社的新聞記者 newspaper reporters

n       當地的電台 radio stations

n       當地的電視台 television stations

關鍵要點:

n       當地的媒體單位是分常重要的。它可以傳達訊息給多數的民眾並具有公眾的影響力。

n       在選擇摶播媒響種類時,一定要留意你想要宣傳的計劃或活動是否適合該媒體的類型。例如,具有強烈視覺效果的新聞,就應該利用當地的電視台來播送。

 

還有哪些非傳統性的媒體資源可以宣傳貴社的工作?

What less traditional media sources could promote the work of your Rotary club?

回答樣本:

n       網路的電子刊物 Online publications

n       貿易界的刊物 Trade publications

n       當地的有線電視台 Local access cable stations

n       電台的大眾服務節目 Radio public affairs shows

n       企業界的新聞期刊 Corporate newsletters

n       其他社區組織的新聞期刊

關鍵要點:

n       由於媒體在時間與空間上相當競爭,因此你不妨利用下最比較不那麼「傳統」的媒體資源,來宣傳你扶輪社的計劃、活動和工作:

  • 線上出版品

  • 商業出版品

  • 當地有線電視台

  • 廣播電台討論公共事務的脫口秀節目

  • 法人組織的簡訊

  • 其他社區組織的簡訊


 


 

挑選及準備一個團隊

Selecting and Preparing a Team                                                                     15分鐘

 

哪些扶輪社社員應加入貴社的公共關係團隊?

Which club members should work on your club public relations team?

回答樣本:

          社區內傑出的扶輪社員

          從事與媒體相關行業的扶輪社員

          經由生意往來或其他專業性活動,而與媒體有關聯的扶輪社員

          擁有對國際扶輪及扶輪社的豐富知識的扶輪社員 ─而且與傳播媒體交涉時能夠擔任扶輪社的發言人者。

          具有寫作或攝影專長的扶輪社員

          有發展網頁經驗,且願意製作扶輪社或社區網站的扶輪社員。

關鍵要點:

n       哪些有創意的思考扶輪社員適合與媒體合作,或與媒體有直接的接觸。

n       除了從事與媒體相關行業的扶輪社員之外,記得考慮會在當地媒體資源登廣告的人。

n       考慮在社區內知名度相當高的扶輪社員,同時又是市政、教育或宗教界的領導人。

 

你應與扶輪社內的哪些人合作扶輪社的公共關係活動?

Who else within the club should you work with on club public relations activities?

回答樣本:

          服務計劃領導人Service project leaders

          募款領導人Fundraising leaders

          扶輪社秘書The club secretary

關鍵要點:

n       扶輪社公共關係就是要創造知名度 讓非社員,同時亦讓所有社員知曉扶輪社的活動。

n       思考讓當地媒體對扶輪社活動有興趣的方法。

n       加強現行的計劃與活動,讓其能更吸引媒體。

 

你應如何提供必要的知識給公共關係團隊的成員,讓他們能有效率的作業?

How can you provide team members with the knowledge necessary to operate effectively?

回答樣本:

          告知所有成員與扶輪社公共關係相關的任務。

          向成員列舉過去成功的與不成功的公共關係實例,並討論導致成敗的因素,以將過去經驗應用於目前的工作中。

          提供成員一份扶輪社及社區活動的行事曆,以利事前規劃。

          準備一份當地媒體可能會有興趣的來訪本社訪客名單,包括

  • 扶輪大使獎學金學生

  • 青少年交換團學生

  • 團體研究交換團團員

  • 地區總監

  • 有趣的例會節目演講者

          提供資歷較淺的團隊成員活動與現行計劃的背景資訊。

          讓新進的扶輪社員與經驗豐富的扶輪社員,能力較強與較弱勢的扶輪社員搭檔。

          熟悉你的團隊可以取得的資源。

 

你應如何激勵團隊成員?

How can you motivate team members?

回答樣本:

n       藉由讓委員參與籌劃的過程,使他們產生歸屬感;

n       定期表彰他們的努力與成就;

n       賦予他們具挑戰性的任務;

n       向他們說明他們的責任和任務對於扶輪社、扶輪地區、及國際扶輪較大的目標有何貢獻。

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 請回答學員的所有問題

  • 感謝學員的參與

 

散會