扶輪教育與訓練

Training & Education 

扶輪社領導人的訓練

Club Leaders' Training

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轉載本網頁資料請註明出處

 

D3520 PDG DENS提供

 

 

引言

  地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

社長當選人組

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

功能性分組

角色與責任

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

發展一個活動計劃及尋找資源


第三次會議

  團隊訂定一個計劃


第四次會議

  解決問題


地區講習會表揚參與者


評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

 

地區講習會領導人指南

第一次討論會

扶輪社募款

角色及責任

Club Fundraising: Roles and Responsibilities

90分鐘


 

學習的目的Learning Objectives:

1. 瞭解扶輪社募款的指導原則。

2. 瞭解一個成功的募款計劃應的特性。

3. 瞭解持續性實行募款活動的重要性。

4. 應挑選一個扶輪社募款團隊並成功的與他一起合作達成募款目標。

 

材料Materials

1.投影片

a.       一個成功之募款活動的要素 Elements of a Successful Fundraiser

b.       決定募款的目的 Determining Fundraising Objectives

a.       協調與激勵義工 Coordinating and Motivating Volunteers

 



 

扶輪社募款有關的指導原則以及角色與責任

Guiding Principles and Roles & Responsibilities Related to Club Fundraising

                                                                                                                        75分鐘

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

與參加者溫習學習的目的

身為一位募款領導人,你的主要責任為何?

As a fundraising leader, what are your primary responsibilities?

關鍵要點:

n      成功的募得款項來持續並擴大扶輪社的計劃與活動。

n      確使扶輪社社員踴躍參與募款活動。

n      謹慎地管理與募款相關的財務。

一個成功的募款活動的重要的要素是什麼?

What are the essential elements of a successful fundraiser?

關鍵要點:

n      事先的規劃與準備

n      義工的協調

n      良好的財務管理

n      宣傳

n      評鑑

 

 放映幻燈片1 –a

一個成功之募款活動的要素

Elements of a Successful Fundraiser

 

 

  

規劃一個募款活動時重要的步驟是什麼?

What are important steps in planning a fundraiser?

回答樣本:

n      針對目前進行的計劃及其服務為導向的目標,評估扶輪社的財務需求。

n      決定可能的募款活動之目的。

n      評估目前的義工資源─決定可能還需要多少位義工。

n      以過去的經驗為基礎─評鑑以前的募款活動並善用習得的經驗。

其他募款時應考慮的事項?

What are additional fundraising considerations?

關鍵要點:

n      遵從當地政府及國家的法令

n      在當地法令要求的情況下,扶輪社應修訂其章程以取得募款的許可,但先要確定尋求國際扶輪的指示。

n      尋求法律顧問及/或保險顧問的意見

-     決定是否要辦理責任險;及

-     是否將扶輪社或扶輪社的活動登記為法人。

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 只要扶輪社在法人規章中申明該社對現行及爾後修訂之國際扶輪章程及細則的忠貞及服從,國際扶輪理事會不反對扶輪社登記為法人。【欲知扶輪社有關登記為法人組織之政策細節,請參閱程序手冊Manual of Procedure035-EN)】

扶輪社社員在訂定一個募款目標時應考慮什麼?

What should club members consider when establishing a fundraising goal?

回答樣本:

n      哪項(些)計劃可以從這個募款活動獲益?

n      目前扶輪社可提供多少預算來支持這項(些)計劃?

n      這項(些)計劃尚需多少額外的經費?

n      這筆經費對於這項(些)計劃有何助益?

n      是否有其他外來的資源可以支持這項(些)計劃?

 

 放映幻燈片1 –b

決定募款的目的  

Determining Fundraising Objectives

 

 

 關鍵要點:

n      社區服務計劃對募款的需求可以協助決定扶輪社募款活動的規模及範圍。

n      切記扶輪社應針對籌辦募款活動建立一套預算。例如,募款活動門票印刷的費用等。

規劃一個募款活動時扶輪社應考慮什麼後勤的要素?

What logistical factors should the club consider when planning a fundraiser?

關鍵要點:

n      地點

n      資源 人力及物力

n      活動時間 何時是舉辦的恰當時機

扶輪社應如何決定舉辦募款活動的最佳時機?

How can the club determine when to conduct the fundraiser?

回答樣本:

n      有充分的時間規劃及宣傳活動

n      氣候狀況。天氣是否會影響到活動?事前應做好防備各種不同天候條件的準備。

n      確定募款活動的時間不會與其他已規劃的社區活動相衝突。

n      避免在重要的國定假日、宗教節慶或體育活動期間舉辦活動。

n      相反的,扶輪社可以考慮利用假日;例如,該扶輪社銷售與特定節慶日相關的傳統物品。

n      若希望總監或其他地區領導人出席的話,該募款活動需避開扶輪地區或地帶的活動期間。

n      決定一個最適當的時間,以便儘可能讓更多的義工參與。

你如何與義工協調?

How can you coordinate volunteers?

 

 放映幻燈片1 –c

協調與激勵義工

Coordinating and Motivating Volunteers

 

 

關鍵要點:

n      成立工作委員會working committees來協助籌備organize、規劃plan及執行implement活動;定期開會,並於活動接近時間增加開會的次數。

n      每個工作委員會working committees的主委應定期與籌備委員會開會,報告工作進度並協調活動。

n      指派給義工的任務應該定義清楚。

n      確定在活動舉辦前夕有足夠的義工來支援最後階段的安排作業。

你如何激勵義工?

How can you motivate volunteers?

回答樣本:

n      讓義工從一開始就參與,以增加他們的歸屬感。

n      徵詢募款活動是否有任何需要改進的地方。

n      切記在每次會議中對所有義工致謝。在活動之後亦可考慮以謝卡、紀念照片,獎牌或甚至適當的小禮物以表達謝意。

在何處可以找到扶輪社以外的義工?

Where can volunteers outside the club be found?

回答樣本:

n      家屬及朋友

n      扶輪青年服務團或扶輪少年服務團

n      扶輪基金前受獎人

n      青少年交換學生及扶輪青少年領袖獎RYLA參與者

n      社區內的其他服務性組織

n      當地政府機關(如公共衛生部門)

n      宗教組織

n      中學生及大學生

關鍵要點:

n      與社區成員或其他組織團體合作可增加扶輪的知名度並協助找出有潛力的準社員。

扶輪社如何宣傳一個募款活動?

How can the club promote a fundraiser?

回答樣本:

n      在扶輪社社刊及總監月報上刊登活動訊息。

n      在社區內分發傳單。

n      在明顯處張貼標誌。

n      印製T恤給義工穿。

n      考慮付費性的廣告以吸引廣大群眾。

n      尋求當地大眾傳播媒體如報紙、廣播電台及或電視台採訪報導的可能性。

關鍵要點:

n      對於任何募款活動皆確定與扶輪社的公關委員會一起協調宣傳活動。

n      將扶輪社的標誌用在醒目、顯著的地方,讓人可以馬上分辨出這是扶輪贊助的活動。

若欲進一步了解扶輪標誌使用的資訊,請參閱〝視讀資料劃一格式手冊the Visual Identity Style Manual547

國際扶輪對於宣傳募款活動有什麼限制?

What restriction does Rotary International place on promoting fundraisers?

關鍵要點:

n      扶輪社員不得將國際扶輪公式名錄Official Directory作為商業郵寄名單使用,或交給第三者作為商業目的使用。

n      任何組織不得向國際扶輪之會員社間分發傳單,除非是非商業性行為的條件之下。例如:

-     一個扶輪社需要尋求其他扶輪社支援合作時;必須先取得該社的地區總監或總監的准許。

-     一個扶輪社需要向任何其他扶輪社或其他扶輪社社員個人請求財務援助時,必須先取得國際扶輪理事會的許可。

n      扶輪社員或扶輪社或地區不應為分發傳單之目的,而使用國際扶輪、地區或扶輪社之公式名錄Official Directory

n      國際扶輪理事會不贊同扶輪社或地區採用商業化的電信行銷手法,不論目的為何。

評鑑扶輪社的募款活動成果的重要性為何?

Why is it important to evaluate the club’s fundraiser?

回答樣本:

n      它讓扶輪社領導人有機會學習教訓以應用於規劃未來募款活動。

關鍵要點:

n      在募款活動結束後盡快與協調委員們討論活動的優、缺點。

n      記錄習得的經驗以應用於未來的募款活動中。

n      舉辦成功的募款活動可以持續進行並與其他的扶輪社分享經驗

若募款活動未達到預期的籌款目標該扶輪社應如何應對?

What can the club do if the fundraiser does not meet funding goals?

關鍵要點:

n      向社區其他可能支援募款活動計劃目標的團體請求財務援助。(注意:自活動一開始就與其他團體合作的話,很可能可以避免經費短缺的情形發生。)

n      降低原有的計劃目標。

若募得的款項超過籌款目標該扶輪社應如何處理?

What can the club do if the fundraiser exceeds funding goals?

關鍵要點:

n      事先建立一個若募得款項超過預期目標的備案是很重要的。你可以將多出的經費存入一個帳戶提供未來社會服務計劃使用。

n      擴大現行計劃。

n      將該經費支持新的計劃。

n      將多餘的經費捐獻給扶輪基金會。

應如何處理收到的款項?

How should funds received be handled?

關鍵要點:

n      建議扶輪社細則Recommended Rotary Club Bylaws建議該財務將所有扶輪社的經費存入理事會指定的銀行。

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 扶輪社財務負有處理與管理經費之責,應與舉辦募款活動的扶輪社委員會密切合作。

  • 在沒有財務的扶輪社,通常由扶輪社秘書來負責這項職務。

扶輪社應如何確保基金可靠地管理?

How can clubs ensure that funds are manages responsibly?

關鍵要點:

n      扶輪社對其財務處理應以商業的方法行之包括:商業式的處理社款,在簽發支票時需兩人聯署,並每年稽核帳目等。

n      決定募款活動預算包含預期的支出與收入。

n      為募款活動相關的款項另立一個獨立帳戶以便記帳並維持扶輪社財務的適當管理。

n      詳列每一筆支出項目與募得的捐款。

n      扶輪社財務應考慮針對如何運用由社區募得的捐款來支援其計劃提出完整的報告。

n      諮詢會計師是否有任何應支付的稅金或負擔其他財務責任也是相當重要的。

n      依照活動的種類及規劃,應審慎的考慮購買相關的產險、意外險或傷害險。

貴扶輪社曾舉辦過什麼樣的成功募款活動?

What successful fundraisers has your club held?

募款努力成果如何使扶輪社受惠?

How do fundraising efforts benefit clubs?

回答樣本:

n      展現出扶輪社員及其他義工的努力能為人們的生活帶來真正的改變。

n      在為共同目標合作努力時會促進扶輪社員間的聯誼。

n      提供社區居民一個更加瞭解扶輪以及扶輪服務傳統的機會。

n      讓扶輪社與社區其他組織合作。這是一個分享資源與分擔費用的機會,也是在社區建立親善及強化聯繫的機會。

扶輪社應如何持續確保募款努力成果?

How can the club ensure continuity in fundraising efforts?

關鍵要點:

n      保留詳細的財務記錄,並交給下一任委員會委員及/或扶輪社的下一任財務。

n      將所有經費、帳簿、扶輪社財產記錄、及/或電腦檔案移交給相關的扶輪社員。

n      討論新任財務及扶輪社募領導人將來必須解決而目並尚未定案的問題。

什麼樣的行動會幫助確保未來扶輪社募款活動的成功?

What activities help ensure the success of future club fundraisers?

關鍵要點:

n      表彰有貢獻的人士經由

-     感謝函

-     在報紙或其他媒體刊登致謝啟事

n      扶輪社財務應考慮製作經費如何收入及支出的報告給非扶輪社員的捐獻者;讓他們知道該計劃活動的合法性。

 



 

選擇你的團隊以及與扶輪社工作

Selecting your Team and Working with the Club                                            15分鐘

當挑選扶輪社募款活動團隊成員時你應考慮哪些特質?

What are specific characteristics that you should consider when choosing club fundraising team members?

回答樣本:

n      過去曾有募款的經驗

n      具有銷售經驗

n      具有會計經驗

n      法律及/或保險工作的經驗

n      後勤工作規劃經驗

n      與社區各行各業的人士有密切的聯繫,包括

        事業上往來的相關人士

        專業協會

        當地民間團體

        媒體從業人員

        當地政府機關

        其他非營利組織

你如何提供團隊成員有效管理所需的知識?

How can you provide team members with the knowledge necessary to operate effectively?

回答樣本:

n      檢視扶輪社的預算,讓團隊成員在參與募款活動的同時可以了解扶輪社的財務資源狀況。

n      評鑑扶輪社的計劃及活動以決定是否有需要補充支援。

n      提供委員一份地區活動及會議的行程表。

n      讓新進委員及經驗較豐富的委員、能力較強的與較弱的委員搭檔

n      瞭解你的團隊能夠獲得哪些資源。

你如何激勵團隊成員?

How can you motivate team members?

回答樣本:

n      藉由讓委員參與籌劃的過程,使他們產生歸屬感;

n      定期表彰他們的努力與成就;

n      賦予他們具挑戰性的任務;

n      向他們說明他們的責任和任務對於扶輪社、扶輪地區、及國際扶輪較大的目標有何貢獻。

作為扶輪社募款領導人你能與其他哪些扶輪社領導人一起合作而更有效能?

With which other club leaders could you work to be more effective as club fund raising leaders?

回答樣本:

n      扶輪社公共關係領導人

n      有效的服務計劃領導人

n      扶輪基金領導人

n      扶輪社行政管理領導人

關鍵要點:

n      與扶輪社公共關係領導人協調,以確保募款活動在社區內會被適當的宣傳。

n      與扶輪社行政管理領導人配合,在扶輪社內宣傳募款活動

n      諮詢有效的服務計劃領導人及扶輪基金領導人以便能:

        更清楚了解扶輪社服務目標。

        確保募款活動有全力集中朝向目標進行。

        確保扶輪社的計劃是受到讚賞的。

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 回答參加者所提之任何問題。

  • 感謝參與者。

散會