社長當選人組
功能性分組
角色與責任
1.秘書組
5.扶輪社行政管理組
6.成功的服務計劃組
7.扶輪社募款組
8.扶輪基金會組
第三次會議
第四次會議
地區講習會領導人指南
第一次討論會
扶輪社行政管理：
角色及責任
Club Administration: Roles and Responsibilities
（90分鐘）
學習的目的Learning Objectives:
1.瞭解扶輪社行政管理的指導原則。
2.負責一個扶輪社運作所需要的主要行政管理工作包括：
n 鼓勵出席
n 發展節目
n 協調聯誼的活動
n 提供資訊
3.挑選一個扶輪社行政管理團隊並成功與它一起工作去達到其最大的效能。
材料Materials：
1.投影片
a. 扶輪社行政管理Club Administration
有關扶輪社行政管理的指導原則以及角色與責任
Guiding Principles and Roles & Responsibilities Related to Club Administration
75分鐘
訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
• 與參加者溫習學習的目的
關鍵要點：
n 扶輪社的行政管理提供一個架構能讓扶輪社有效發揮功能。
你的責任是什麼？
What are your responsibilities?
回答樣本：
n 追蹤或報告出席狀況。
n 維持重要的扶輪社記錄。
n 提交地區及國際扶輪要求的報告
n 促進扶輪社運作
相關於扶輪社的行政管理活動是什麼？
What activities relate to club administration?
關鍵要點：
n 鼓勵、追蹤、及報告出席狀況；
n 籌備扶輪社每週例會及特別會議的節目；
n 鼓勵扶輪社員間之間聯誼；以及
n 提供資訊，包括：
─ 扶輪社社刊；及
─ 扶輪雜誌、英文扶輪月刊、或你的地域扶輪雜誌。
n 扶輪的行管理領導人必須合作，在上述所有領域中協調工作內容，讓扶輪社有效地運作。
| 放映幻燈片1
–a： 扶輪社的行政管理 Club Administration |
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根據〝程序手冊〞，什麼代表正常的出席？
According to the Manual of Procedure, what constitutes regular attendance?
關鍵要點：
n 每半個扶輪年度的定期會議出席率至少60%。
n 每半個扶輪年度內所舉行的每週例會出席率達60%或以上。
【※國際扶輪2001年立法會議：通過01─26 ：刪除不能出席60%例會自行終止社籍條款。】
60%代表著幾次的會議？
How many meeting constitute 60%?
關鍵要點：
n 除國定假日外，60%代表著每年大約為31次會議或每半年大約為15次會議。
n 應考慮如何將有關會議出席的規定傳達給所有社員。一個應出席會議的次數會比一個應達到的百分比讓社員們更清楚明瞭。
若社員沒有達到出席的要求時會發生什麼狀況？
What happens if a member does not meet attendance requirements?
關鍵要點：
n 有以下情況之社員，其社籍自動終止：
─ 未於上半年及下半年各至少出席或補出席扶輪社60%之例會
─ 未於上半年及下半年各至少出席本扶輪社30%之例會
─ 未經理事會同意，連續4次缺席或未補出席例會者
在何種情況下社員可以免出席？
In what cases can a member’s absence be excused?
關鍵要點：
n 健康不佳
n 在某一國家停留兩週以上，但該國並未有扶輪社。
n 其為資深現職社員，且其年齡加上在一社或多社之社員年資達85年，且已用書面向扶輪社秘書表達免出席之期望經理事會同意。
扶輪社應將每月的出席記錄表送交至何處？
To whom must clubs send the monthly attendance report?
關鍵要點：
n 各扶輪社應於每月最後一次例會結束後15日內，向地區總監提出每月出席報告。（註：未列入任何地區的扶輪社應送交國際扶輪秘書長General Secretary。）
免出席如何影響出席報告？
How do excused absences affect attendance reports?
關鍵要點：
n 因健康情形不佳或前往無扶輪社國家旅行而缺席且已獲准者，於該期間之缺席不列入本社出席記錄。
n 經扶輪社理事會同意可免出席的資深現職社員，於計算扶輪社出席率時不列入社員人數；其次，其出席或缺席亦不得用於計算出席人數。
n 出席率是衡量一個社是否健全指針之一。忽略出席率的降低將導致該社的不健全。
n 對於建續三次缺席的社員，應以打電話或親自聯絡的方式提醒們，如果連續缺席四次，將導致自動終止社員資格，此事至關重要。
你應如何鼓勵定期出席例會？
How do you encourage regular attendance?
回答樣本：
n 與負責例會的領導人合作，確保節目是相關且值得社員撥空參加。
n 使例會有趣、愉快以促進並維持較高的出席率。
n 對新社員特別強調定期出席的重要性。
n 讓社員們積極的參與活動。確定社員都被指派到一個委員會或指派特別的任務。
n 鼓勵社員補出席。
n 在你的扶輪社舉辦出席競賽或與其他扶輪社比賽。
n 表揚出席記錄特優的楷模社員。
你可以採取什麼樣正面的步驟來解決出席率顧慮？
What positive steps can you take to address attendance concerns?
關鍵要點：
n 認識每一位社員。
n 仔細的監督出席率若有社友出席率降低，應該找出原因。
n 設計一份意見調查表，查明社員無法定期出席例會的原因。扶輪社領導人可依據調查結果訂定改進例會及其他扶輪社活動的計劃，設法提高社員的出席率。
n 在扶輪社內部創立一套支援系統，來鼓勵並監督出席狀況。
成功的例會應做到哪幾點？
What should successful weekly meetings achieve?
關鍵要點：
n 向社員證明，他們為出席例會而付出的時間和資源，是有意義的拚資；
n 充實社員個人的扶輪知識；
n 強調繼續擔任社員的價值。
對扶輪社每週例會有哪些要求？
What are requirements for weekly club meetings?
關鍵要點：
n 〝模範扶輪社章程〞The Standard Rotary Club Constitution內要求，每個扶輪社都必須在其細則中，訂定每週例會的明確會議程序。
n 每週例會的舉辦地點必須是方便所有扶輪社員進出的。
n 鼓勵社友們盡力邀請來賓參加每週例會。
每週例會內容中應有些什麼樣的資訊？
What information should you include in weekly programs?
回答樣本：
n 與扶輪社目標及社員興趣相關的資訊
n 最新的扶輪社活動訊息
n 對社員個人或專業上有所助益的資訊
n 社員較難理解或新的扶輪知識
關鍵要點：
n 例會節目應盡量強調扶輪主題，不要單純地側重興趣娛樂。
n 安排與現行的扶輪社計劃和活動有關的節目。
n 定期邀請他社社長蒞臨本社例會簡要報告該社計劃及活動。
n 利用扶輪的行事曆來安排特殊節慶的節目(例如：可在8月份的社員發展與擴展月舉辦社員節目，而由扶輪基金會大使獎學金前受獎人所主持的節目，則可以在11月的扶輪基金月時舉行)。
n 儘早決定節目內容，最好在年度開始之前＞。
你應如何確保扶輪社會議的激勵性？
How can you ensure that club meetings are stimulating?
回答樣本：
n 謹記人們為什麼會加入 ─ 持續滿足社員們的需求。
n 籌組及安排每週例會時要將社友們的興趣納入考量重點。
n 努力安排時間適當及多樣化的演講者及主題。
n 鼓勵充足的機會安排聯誼活動。
n 確保活動準時開始及結束。
哪些有創意的策略貴社用於發展有趣的、相關的及富含資訊的扶輪社節目？
What creative strategies does your club use to develop interesting, relevant and informative club programs?
為何聯誼活動是如此重要？
Why are fellowship activities so important?
回答樣本：
n 聯誼活動可以促進社員間的友誼及維持良好的關係。
n 聯誼活動是激勵社員重要因素。它讓社員保持活力並在扶輪社活動及計劃中合作。
你可以利用什麼方法來鼓勵及促進貴社的聯誼？
回答樣本：
n 在年度開始時通函全體社員，請他們通知聯誼委員會有關家庭成員之生日、週年紀念日等重要日子以及子女誕生的消息。
n 記得在例會中所有社員都應該佩戴名牌。
n 安排一張座位輪調表，以打散小團體。指派「桌長」負責介紹彼此認識以確定社員可互相認識。
n 在社刊上刊登各種社員活動及社員的消息。
n 每週指定一位不同社員介紹新社員及演講者。
關鍵要點：
n 聯誼人們加入扶輪社的主要原因之一。應該要在每次會議中努力宣導聯誼而不是只在一年舉辦一、二次聯誼活動而已。
n 歡迎來賓、照顧新社員及與地區、區域和全世界其他的扶輪社廣泛的保持聯繫等都能促進聯誼。
扶輪社社刊如何能支援有效能的扶輪社行政管理？
How can the club bulletin support effective club administration?
關鍵要點：
n 提供扶輪社、它的社員及扶輪的消息。
n 通知社友即將舉辦的活動。
n 報導各個不同會議的花絮。
n 促進聯誼
關鍵要點：
n 大部分的扶輪社每週發行他們的社刊。
n 扶輪社社刊委員會應定期與其他委員會保持聯繫以確保扶輪社活動都被刊登。
在發行扶輪社社刊時應考慮哪些重點？
What are some important considerations in producing the club bulletin?
關鍵要點：
n 在實際製作社刊過程中，應該刊載有關扶輪社及委員會的活動、社員發展資訊、週年紀念日和生日、以及地區和國際扶輪的資訊。
n 刊登社員的照片以及能引發讀者興趣的文章。
n 紀錄登載了哪些社員消息，並設法在一年中間使更多社員的消息能登在社刊中。
n 標題、內容及照片的編排應使讀者覺得賞心悅目。
關鍵要點：
n Word文書處理軟體或桌面出版軟體應該是製作社刊的理想工具。
n 可透過電子郵件寄發社刊給社員，或製作一份線上社刊公佈在網路上。
扶輪社社刊的資訊來源為何？
What are sources of information for the club bulletin?
回答樣本：
n 扶輪社理事及委員會主委
n 總監月報
n 扶輪社、地區、以及國際扶輪的會議
n 扶輪世界及其他國際扶輪出版品
n 英文扶輪月刊或扶輪地域雜誌
n 扶輪網站：www.rotary.org
英文扶輪月刊或地域性扶輪雜誌如何使用能對扶輪社有所助益？
How can THE ROTARIAN or regional Rotary magazine be used to benefit the club?
回答樣本：
n 在例會中定期複習雜誌內容，特別將能夠激發節目和計劃構想的文章提出來討論。
n 贈閱雜誌或訂閱雜誌作為禮物送給未來社員、來賓、演講者、以及計劃參與者，讓他們更瞭解扶輪及其理想﹔
n 將過期雜誌歸檔，提供扶輪社構思活動及計劃時作為參考資料。
關鍵要點：
n 訂閱英文扶輪月刊THE ROTARIAN或地域性扶輪雜誌這是取得社及的條件之一（註：國際扶輪秘書長General Secretary有權暫停未按規定訂閱雜誌的扶輪社）。
n 扶輪社應該利用英文扶輪月刊或扶輪地域雜誌，在社區內宣傳扶輪的目標與成就。
n 與節目委員會在四月份的扶輪雜誌月中，強調雜誌在教育及傳播相關資訊上所扮演的重要角色。
在協調所有扶輪社行政管理活動時那些要點是什麼？
What are key factors in coordinating all club administrative activities?
關鍵要點：
n 維持並鼓勵委員會之間的聯繫。
n 與社長及秘書緊密配合，以確保該社的行政管理對扶輪社活動及計劃是有助益的。
n 利用各方面可取得的資源，其中包含指派貴地區之國際扶輪的扶輪社與地區的行政管理員工Club and District Administration staff。
選擇你的團員與扶輪社一起工作
Selecting your Team and Working with the Club 15分鐘
挑選扶輪社行政管理團隊成員時，你應考慮哪些特別的特質？
What specific characteristics that you should consider when choosing club administration team members?
回答樣本：
n 注意細節
n 完全瞭解與扶輪社行政管理相關的政策
n 優秀的組織技巧
n 熟悉後勤事務
n 具備溝通及寫作技巧
n 擁有設計或出版經驗
n 具備使用電腦的技能
關鍵要點：
n 被挑選為協助扶輪社行政事務的社員將被賦予不同的責任，因此需要具備各種不同的技巧。
你如何激勵團隊的成員？
How can you motivate team members?
回答樣本：
n 藉由讓委員參與籌劃過程，使他們產生歸屬感a sense of ownership。
n 定期的表彰他們的努力及成就。
n 賦予他們具挑戰性的任務challenging tasks。
n 說明他們的責任與任務對整體社區、扶輪社、地區及扶輪的目標有何貢獻。
作為扶輪社行政管理領導人你應與其他哪些扶輪社領導人一起合作而有效能？
With which other club leaders should you work to be effective as club administration leaders?
回答樣本：
n 新社員訓練和輔導領導人New member orientation and mentoring leader
n 扶輪社的公共關係領導人Club public relations leader
n 扶輪社的服務計劃委員們Club service projects Committees
關鍵要點：
n 扶輪社行政管理領導人在歡迎新社員，訓練他們認識各項作業步驟與政策及協助他們融入該扶輪社上扮演著極其重要的角色。
n 分送英文扶輪月刊或其他公式扶輪雜誌給來賓和非扶輪演講者來促進社區對扶輪目標和活動的認知。
n 扶輪社社刊是扶輪社領導人用來傳達各種扶輪社活動及計劃的訊息給所有扶輪社員的便利方式。
訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note：
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回答參加者所提之任何問題。
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感謝參與者。
散會