扶輪教育與訓練

Training & Education 

扶輪社領導人的訓練

Club Leaders' Training

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轉載本網頁資料請註明出處

 

D3520 PDG DENS提供

 

 

引言

  地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

社長當選人組

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

功能性分組

角色與責任

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

發展一個活動計劃及尋找資源


第三次會議

  團隊訂定一個計劃


第四次會議

  解決問題


地區講習會表揚參與者


評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

 

地區講習會領導人指南

社長當選人技巧建立

第一次(A)討論會

社長的公眾演說及公關

Public Speaking and Public Relations for Presidents

90分鐘


學習的目的Learning Objectives:

1.     瞭解並實際運用有效的溝通及公眾演說的觀念。

2.     尋找改進公眾演說技巧的方法。

3.     研擬提昇扶輪社在社區內的公眾形象的策略。

 

材料Materials

1.  講義

a.     公共關係案例研究Public Relations Case Study

2.  投影片

a.     演說技巧Presentation Tips

b.     馬克吐溫的名言Mark Twain Quote

c.      扶輪社的公關責任Club Public Relations Responsibilities

d.     扶輪社領導人的公關責任Club Leader Public Relations Responsibilities

e.     與扶輪社公關委員會合作Working with the Club Public Relations Committee

f.       吸引正面媒體注意的活動Activities that Attract Positive Media Attention

g.     正面的公共關係的關鍵The key to Positive Public Relations

 

你或許希望將此講義影印分發給參與者。



 

有效的溝通對扶輪的重要性

The Importance of Effective Communication in Rotary                      15分鐘

 

扶輪社長應如何有效的溝通?

How can the club president use communication

回答樣本:

n       激勵扶輪社員

n       將正確的國際扶輪資訊,以及它的各種活動訊息與政策佈達出去。

n       教育當地社區居民有關於國際扶輪的使命與當地扶輪社的活動。

關鍵要點:

n      作為一個扶輪社長最重要的責任就是溝通。

n      扶輪社長是國際扶輪、地區以及扶輪社之間雙向溝通的管道。

n      瞭解溝通所扮演的角色與有效的溝通的技巧,可以讓扶輪社長成功的與社區、扶輪社、地區以及國際扶輪一起合作。

 

有效的溝通的基本技巧為何?

What are basic techniques of effective communication?

回答樣本:

n      完全了解自己將要說話的內容

n      清楚的列出符合邏輯的大綱

n      將重點摘要寫下來

關鍵要點:

n      闡述的方法與你所闡述的內容是一樣重要的。

n      有說服力的闡述與文稿

n      簡短、扼要,不要偏離重點

 

你如何準備一次演說?

How can you prepare for a presentation?

回答樣本:

n      充分掌握主題─盡量多研究、探討。

n      找出你所要表達的目標及重點。

n      若要準備演講稿,字跡要清晰易讀並標明重點。

n      有邏輯性的準備簡報,並應包含前言、摘要及問與答的部分。

n      如果可能的話,可以使用編制完整,清晰易讀的投影片、幻燈片及PowerPoint圖表。

n      不斷的練習,直到熟悉所有的重點順序。

n      大聲的練習可以增加你的自信心與感受簡報時間的長短。

 

放映幻燈片1 –a-a

演說訣竅

Presentation Tips

 

 

放映幻燈片1 –a-b

馬克吐溫的名言:

〝自然、感動人心的演說,通常是不會被寫在稿子上的!〞

Quote:

“Spontaneous speeches are seldom worth the paper they are not written on.”

Mark Twain 

 

 

 

關鍵要點:

n      充分的準備與練習是所有成功的演說所必備的關鍵。

n      練習,練習,練習!

 

對有效公開演說有什麼別種重要的技巧?

What additional techniques are essential for effective public speaking?

回答樣本:

n       保持良好的姿態及雙眼注視聽眾。

n       速度適中,冷靜的演說。

n       聲調要分輕重高低,慢慢並清楚的說話。

n       大聲的說出,讓所有的聽眾可以聽到。

 



 

扶輪社的公共關係

Club Public Relations                                                                                      40分鐘

 

扶輪社在有關公共關係方面的責任是什麼?

What are club responsibilities related to public relations?

回答樣本:

n      確實讓社區知道扶輪的存在及它的活動情形

n      宣傳扶輪社的成果

關鍵要點:

n      國際扶輪理事會有詳細列出如下的扶輪社公共關係方面的責任:

(參閱1998程序手冊-中文第18頁)

-       與新聞媒體保持良好的關係;

-       宣傳成功的服務計劃與活動;

-       利用〝英文扶輪月刊〞、〝扶輪世界〞、扶輪地域雜誌、及其他的宣傳工具及技巧來宣傳扶輪目標及成就;

-       鼓勵扶輪社員將有關向其朋友及同事傳播扶輪訊息;

-       培養社區領導人,青少年及其他特別有興趣團體去認識扶輪。

-       對社區內採取積極的步驟,以防止或糾正有損扶輪社名譽及有礙推廣扶輪運動之態度。

-       使所有媒體都有代表加入扶輪社。

 

放映幻燈片1 –a-c

扶輪社的公關責任

Club Public Relations Responsibilities

 

 

 你在公共關係方面的角色是什麼?

回答樣本:

n      指派一個扶輪社公共關係委員會來與媒體積極合作。

n      確使貴社執行的計劃與活動會吸引媒體注意且有良好的印象。

n      設法宣傳彰顯扶輪使命及目標的成功服務計劃或其他活動。

n      設法物色新社員遞補與媒體有關的待補職業分類。

n      與媒體合作擔任貴社的發言人。

n      經常提供有關扶輪使命及貴社知社區活動最新訊息給事業與民間領袖、青少年及其他組織。

n      確使貴社社員們瞭解或執行他們有關扶輪社公共關係的責任。

n      與當地媒體的代表培養關係。

關鍵要點:

n      教育扶輪社社員們,他們在公共關係上所需負的責任。

n      與當地媒體代表們保持良好的關係。

n      知曉所有的扶輪社計劃與活動及工作,以便將它們宣傳給當地的媒體。

 

放映幻燈片1 –a-d

扶輪社領導人的公共關係責任

Club Leader Public Relations Responsibilities

 

 

 

每一位扶輪社員所應負的公共關係方面的責任為何?

What are the responsibilities of Rotarian with regard to club public relations?

關鍵要點:

n      每一位扶輪社社員皆可推動正面的公共關係

回答樣本:

n      確使每位社員完全瞭解扶輪歷史與理想,及貴社的計劃與活動。

n      鼓勵社員透過個人、事業與專業上往來接觸的人,尋找促進扶輪目標與成就的機會。

 

你應如何確保扶輪社員擔負起他們在扶輪社公關方面的責任?

How can you ensure that Rotarians fulfill their club public relations responsibilities?

回答樣本:

n       提醒扶輪社員,將所知的扶輪資訊與非扶輪社員分享是他們的責任。

n       印製一本有關貴社與國際扶輪資訊的扶輪小手冊。

關鍵要點:

n      扶輪社員們的形象會影響社區對扶輪社的觀感。

n      鼓勵扶輪社員們積極的告訴非扶輪社員有關他們及全世界的扶輪社所做的福祉貢獻。

n      通常大眾並不知道扶輪社的優良事蹟,因為沒有人告訴他們!

 

你可以與誰一起來改進貴扶輪社的公共關係?

Who can you work with to improve your club’s public relations?

關鍵要點:

n       指派一位有專業經驗並熟悉當地媒體的社員來擔任公共關係委員會的主委。

n       將地區公共關係委員會當做一個資源,向其學習其他扶輪社成功的公共關係策略。

 

你應如何支持扶輪社的公共關係委員會?

How can you support the club’s public relations committee?

回答樣本:

n       在就任初期就與扶輪社公共關係委員會主委會談,商討有新聞價值的活動並擬定一個公共關係計劃。

n       在計劃扶輪社計劃時既請公共關係委員會主委參與。

n       鼓勵其他扶輪社委員會通報有新聞價值的活動資訊給公共關係委員會。

n       在研擬傑出的扶輪社活動時,就要先通知公共關係委員會,好讓其有較寬鬆的時間去與媒體聯絡。

 

 

放映幻燈片1 –a-e 

與扶輪社公共關係委員會合作

Working with the Club Public Relations

Committee

 

 

 

在你的區域中有哪些媒體單位?

What are media outlets in your area?

回答樣本:

n       當地報社的新聞記者 newspaper reporters

n       當地的電台 radio stations

n       當地的電視台 television stations

關鍵要點:

n       當地的媒體單位是分常重要的。它可以傳達訊息給多數的民眾並具有公眾的影響力。

n       在選擇摶播媒響種類時,一定要留意你想要宣傳的計劃或活動是否適合該媒體的類型。例如,具有強烈視覺效果的新聞,就應該利用當地的電視台來播送。

 

還有哪些非傳統性的媒體資源可以宣傳貴社的工作?

What less traditional media sources could promote the work of your Rotary club?

回答樣本:

n       網路的電子刊物 Online publications

n       貿易界的刊物 Trade publications

n       當地的有線電視台 Local access cable stations

n       電台的大眾服務節目 Radio public affairs shows

n       企業界的新聞期刊 Corporate newsletters

n       其他社區組織的新聞期刊

關鍵要點:

n       由於媒體在時間與空間上相當競爭,因此你不妨利用下最比較不那麼「傳統」的媒體資源,來宣傳你扶輪社的計劃、活動和工作:

  • 線上出版品

  • 商業出版品

  • 當地有線電視台

  • 廣播電台討論公共事務的脫口秀節目

  • 法人組織的簡訊

  • 其他社區組織的簡訊

 

什麼樣活動可以吸引正面的媒體去注意到貴社的活動?

What activities can attract positive media attention to the activities of your club?

回答樣本:

n       符合社區需求的服務計劃

n       可以增加新聞報導機會或符合當時需求導向的當地扶輪社活動。

n       由貴社或當地扶輪社的義工所支持的國際性服務計劃。

n       扶輪社例會中有不尋常或傑出的主講人。

n       一個傑出的社區成員的活動。

n       有當地青少年參與的計劃。

n       團體研究交換的參與者或大使獎學金學生的在另一種文化中的生活報告。

n       有強烈視覺效果的故事。

 

放映幻燈片1 –a-f

吸引正面媒體注意的活動

Activities that Attract Positive Media Attention

 

 

關鍵要點:

n       推行即時的與社區福祉相關的服務計劃是吸引正面的公共關係媒體注意的最好方法。

 

放映幻燈片1 –a-g

 

正面的公共關係的關鍵

The key to Positive Public Relations

 

 

 

你應如何準備得體地代表貴社與媒體接觸?

How can you prepare to appropriately represent your club to the media?

回答樣本:

n       準備好回答有關扶輪的一般性問題與專訪的主題。

n       與扶輪社公共關係委員會一起試著模擬演練可能的問題。

n       瞭解你的主要訊息與重點,並以清楚、直接的方式來呈現。

n       專注於事實,避免個人意見。

關鍵要點:

n       作為一位扶輪社社長,你可能會接受記者訪問或代表扶輪社在公開場合發言。

n       作為一位扶輪社的主要發言人,你應隨時準備向可能不熟悉扶輪或貴社的媒體代表們簡要的介紹扶輪是什麼及當地扶輪社員作什麼。

n       與扶輪社公共關係委員會研擬一段扼要的演講稿,讓你或任何其他的社員都可以利用來向媒體說明扶輪及貴社。

 

國際扶輪有哪些可以支援扶輪社公共關係努力的材料?

What materials are available from Rotary International to support club public relations efforts?

回答樣本:

n       有效的公關:扶輪社指南Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs257-EN

n       二十一世紀扶輪的公共關係錄影帶Rotary Public Relations for the 21st Century   Videotape269-EN

n       扶輪實況說明袋Rotary Fact Pack (267-EN)

n       扶輪網站www.rotary.org

n       公共關係秘訣PR Tips─一份每個月發行兩次的電子報

關鍵要點:

n       扶輪網站www.rotary.org中包含了供記者們使用的〝扶輪新聞稿中心〞Rotary Press Center以及一個讓社當作工具及概念運用的專欄,藉以提高扶輪社與國際扶輪的公眾形象。

n       社可以經由網站訂閱每個月發行兩次的〝公共關係秘訣〞PR Tips電子報。它提供了即時的新概念及有益的訊息,以利得到成功的公關效果;同時亦可以連接到示範及現有的訓練工具網站。

n       可以從國際扶輪請求公益廣告Public Service Announcements (PSAs),以便讓一般大眾、社及地區更認識扶輪。

n       詳細的公關資源,請參閱"目錄"The Catalog (019-EN)

 

扶輪社可以開創什麼樣的資源來提高它的公眾形象?

What resources can a club create to elevate its public image?

關鍵要點:

n       可以印製一本介紹扶輪社手冊及或簡介,發送給有可能的未來社友、大眾傳播媒體或服務夥伴。

n       建立一個扶輪社網站─與一個大型的公關活動連結能是一種公開宣傳扶輪社活動與服務計劃的有效途徑。

 

你可以採取什麼樣務實的步驟來協助貴社修正公關計劃?

What concrete steps can you to help shape your club’s public relations plan?

關鍵要點:

n       安排一個扶輪社公關籌劃會議planning meeting,來發展出一套公關計劃,並由扶輪社公關委員會及任何其他相關的扶輪社委員會委員及職員參與。

n       訂定一個的扶輪社公關計劃追蹤會議follow-up meeting

n       訂購目錄The Catalog (019-EN)的公共關係章節中所提到的宣傳用材料。

n       提報成功的公關故事給地區,以便參選〝扶輪公共關係獎〞Rotary Public Relations Award

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 設立〝扶輪公共關係獎〞Rotary Public Relations Award的目的是為了認同在媒體上卓越的宣傳扶輪活動的扶輪社和地區,以及在他們當地的社區舉辦了改進扶輪形象的活動。

 

備註:國際扶輪公共關係獎(Rotary International Public Relations Award)

摘要:

這個獎的目的在於表彰能以傑出的媒體報導或公關工作,而增進外界對於扶輪的認識與瞭解的扶輪社。提名扶輪社之間的競爭與遴選在地區階層進行。

提名資格:

獲提名者必須是單一的扶輪社計劃、活動或運動(與單一主題相關的活動,例如預防濫服毒品、識字推廣),且已明顯增進扶輪在社區的能見度與形象者。扶輪社必須能以下列結果之一項或多項,顯示出公關工作的效用:

 .相當顯著的媒體報導

 .增進社區對於扶輪服務活動的支持

 .公共表彰(例如獲得社區頒獎)

 .增加社員人數

公關工作必須以外面(非扶輪社員)為對象。內部教育工作將不列入考慮。所有扶輪社都能參與競爭,但每一扶輪社一年只能提出一項公關工作參與競爭。凡是在315日之前一年內之公關活動,即有資格參與競爭。例如,如欲獲得參與1997-98年度競爭,其公關活動必須發生在1997315-1998315日之間。

遴選程序:

地區總監必須向國際扶輪呈報提名名單及補充資料,以供國際扶輪社長所指派之遴選委員會參考。

截止日期:

扶輪社必須將參與競爭之公關活動項目於315日前呈報地區總監。確切的截止日期每年都不一樣,但至遲必須於5月中旬前呈報至國際扶輪。

 



 

案例研究:擬定及施行一個公共關係計劃

Case study: Developing and Implementing a Public Relations Plan               35分鐘

 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

剩下的討論會議是案例研究。

將參與者分為5~6組。

告訴所有小組不需要提到該社每一項活動,他們應策劃一個公共關係活動來強調1~3個活動。

每一個小組需指定一位秘書,記錄小組所討論到的主要想法。

請參照講義1-a

公共關係案例研究Public Relations Case Study

在第二次討論會功能小組中的所用到的案例研究,亦有提到扶輪社公共關係案例研究。

二十分鐘後,要求每個小組在課堂上報告他們所擬定的計劃。

請一位志願者上台,將所有小組所擬定的公共關係計劃寫在白板上。

請回答學員的所有問題

感謝學員的參與

散會