扶輪教育與訓練

Training & Education 

扶輪社領導人的訓練

Club Leaders' Training

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轉載本網頁資料請註明出處

 

D3520 PDG DENS提供

 

 

引言

  地區講習會議程

  地區講習會節目如何工作

  開幕式全會概要

社長當選人組

  公開演講及公共關係

  領導力及激勵

功能性分組

角色與責任

  1.秘書組

  2.吸收社員與入社儀式組

  3.新社員訓練和輔導組

  4.扶輪社的公共關係組

  5.扶輪社行政管理組

  6.成功的服務計劃組

  7.扶輪社募款組

  8.扶輪基金會組

發展一個活動計劃及尋找資源


第三次會議

  團隊訂定一個計劃


第四次會議

  解決問題


地區講習會表揚參與者


評鑑

  參與者的評鑑

  訓練領導人的評鑑

 

地區講習會領導人指南

第一次討論會

吸收社員與入社儀式:

角色及責任

Membership recruitment and induction

Roles and Responsibilities

90分鐘


 

學習的目的Learning Objectives:

1.    利用吸收社員與入社儀式指導原則來推展本社的目標。

2.    瞭解各種不同的社員吸收及入社儀式計劃。

3.    找出所選擇的吸收社員方法。

4.    瞭解指導吸收社員與入社儀式的原則。

5.    選擇能有效推動達到社員吸收及入社儀式目標的團隊的成員。

 

材料Materials

1.     講義

a.     扶輪社的好點子Great Ideas for Clubs

b.     為何加入扶輪?的20個答案20 Answers to the Question: Why Join Rotary?

c.      歡迎加入扶輪─輔導工作表Welcome to Rotary: Mentoring Worksheet

2.     投影片

a.     吸收社員的步驟Recruiting Steps

b.     有關未來社員的基本資料Essential Information for Potential Rotarians

 

你或許希望影印這些講義給參加者。



 

有關吸收社員與入社儀式的指導原則以及角色與責任

Guiding Principles and Roles & Responsibilities Related to Membership Recruitment and Induction                                                                                                          75分鐘

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

  • 與參加者溫習學習的目的

關鍵要點:

  • 吸收優秀的新社員是扶輪目前最重要的一項工作。

  • 扶輪只透過邀請的方式吸收新社員,因此扶輪社社員必須主動去邀請朋友參加。

  • 就扶輪社領導人而言,你的職責就是提醒所有社員,尋找新社員及邀請新社員加入是很重要的。

 

你的職責是什麼?

What are your responsibilities?

關鍵要點:

  • 熟知與吸收新社員相關的指導原則。

  • 與扶輪社社長一起擬定吸收社員計劃並加以辦理

  • 找出所有可能的社員候選人

  • 以身作則Lead by example。在每一個扶輪年度的第一個月內引進一位新社員,以此證明你對於社員人數成長工作的承諾。

 

什麼是有效的吸收社員計劃的步驟?

What are the steps of an effective Membership Recruitment plan?

 

放映幻燈片1 –a

吸收社員的步驟

Recruiting Steps

 

 

關鍵要點:

n      找出Identify所有可能的社員候選人,或讓候選人成為增額現職社員。扶輪社在尋找新社員時應該以下列人士為目標:

-  可能的候選人不要只限於未遞補的職業分類unfilled classification(將所有符合資格的候選人列入考量,必要時可創造新的職業分類。)。

-  分析社區裡,以下列人士為目標:當地傑出的企業及公司/專業及職業協會/商會/-當地及區域性的政府單位/事業夥伴/其他非營利組織的領導人/扶輪基金會前受獎人/現任及前任的扶輪青年服務團團員。

n      告知Inform

-  提供未來社員有關扶輪的資訊,包括扶輪的歷史、理想、以及扶輪社和扶輪社的活動。強調社員的權益和責任,以及扶輪提供的服務機會。

n      邀請Invite

-  新社員加入的時候,應該把重點放在新社員的個人興趣以及加入扶輪的理由,而非他們的推荐人的興趣和理由。

-  由於扶輪社員只透過邀請的方式加入,所以扶輪社必須主動邀請新社員。

n      引導入社Induct

-  在舉行入社儀式之前,應該先為新社員指定一位導師,以幫助新社員融入扶輪社。

-  入社儀式應有意義且莊嚴隆重。

 

誰是本社新社友的目標?

Whom should the club target for membership?

回答樣本:

-  當地傑出的企業及公司

-  專業及職業協會

-  商會

-  當地及區域性的政府單位

-  事業夥伴

-  其他非營利組織的領導人

-  扶輪基金會前受獎人

-  現任及前任的扶輪青年服務團團員•

關鍵要點:

n      擬定一份夠資格的社員候選人名單。

n      本社的職業分類調查Classification Survey儘早保持最新資料。

n      職業分類制度應該作為你的指南,而非阻礙

 

什麼是吸收新社友成功的方法?

What methods are successful in recruiting new members?

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

•要求參加者翻到講義1-a,〝扶輪社的好點子〞Great Ideas for Clubs

•與參加者一起檢討表單中的想法。

•要求參加者以自己的經驗,討論表單上的想法。

•也要求參加者發表表單上所沒有的任何額外的想法。

 

社員的資格是什麼?

What are the qualifications of membership?

關鍵要點:

n       人格健全、品行端正Good character

n       事業或專業聲譽良好

n       住所或公司地點位於扶輪社區域Club Territory內或緊鄰扶輪社區域的人士。

 

扶輪有那社員種類?

What membership categories exist in Rotary?

回答樣本:

扶輪社社員種類的新規定:

2001年立法會議通過之01-148號制定案,把扶輪社社員種類減少成2種:

n      現職社員Active Members

n      名譽社員Honorary Members

200171日起,增額現職社員、資深現職社員全部成為「現職社員」。此一制度定也修改國際章程中有關一個扶輪社內同一職業分類可以貸與多少扶輪社員。現在一社一種職業可有5位現職社員無論該社的社員人數多少。但是,如果一社社員50人以上,選舉一人成為一種職業分類之現職社員時,只要結果該職業分類的人數不超過該社現職社員百分之十的人數即可,姑且不論這些改變,每一扶輪社應保持其社類組成之均衡,不得有任一種事業或專業獨大,200171日起,一社不得有任一位社員因此一制定案規定之故而喪失社員資格。

參考:

  200171日之前扶輪認可加入的社員有五種:現職社員、增額現職社員、資深現職社員、退職社員、以及名譽社員。

§   現職社員Active Members:依據該社員的事業或專業加以職業分類。

§   增額現職社員Additional Active Members:雖符合所有的社員資格,但其職業分類已有現職社員做為代表。現職社員可在其職業分類內提名增額現職社員。

§   資深現職社員Senior Active Members:國際扶輪的前任或現任職員,或成為扶輪社員已有15年以上者;他們不代表任何職業分類。

§   退職社員Past Service Members:已由事業或專業活動中退休,但除此之外皆符合社員資格者。

§   名譽社員Honorary Members:對於促進扶輪理想有非常特殊貢獻之傑出人士;他們在扶輪的選舉中沒有投票權,不能被選為扶輪社員或代表任何職業分類,不需繳交常年社費或入社費。

 

職業分類如何被應用社員吸收之上?

How can membership categories be used to facilitate membership recruiting?

關鍵要點:

n      依規定鼓勵增加同一職業分類社員。【因為,200171日起,一社一種職業可有5位現職社員,如果社員50人以上,則不超過該社現職社員百分之十的人數】

n      為有資格的社員創造新的職業分類。

n      檢討未遞補職業分類做為找尋社友候選人的目標。

 

你如何讓扶輪社員參與在尋找及吸收新社員?

How can you involve club members in identifying and recruiting new members?

回答樣本:

n      擬定有關扶輪的資訊的公益廣告提供給當地的媒體。

n      在當地的集會中心,社區活動及博覽會上設立扶輪資料站Rotary Information Booths

n      舉辦扶輪展示會Rotary Open House,邀請大批的可能的社員候選人來扶輪社去通盤瞭解扶輪。

n      在不同的人口統計資料中找尋可能的社員,(如不同年齡,團體,性別或種族)

n      利用扶輪網站www.rotary.org裡的人口統計圖Demographic Template以便更瞭解貴社的社員情形以便去設定具有挑戰性、真實的並可達成的目標。

n      拜訪扶輪網站www.rotary.org裡的〝社員發展園地〞Membership Development Corner裡學習其他扶輪社在這方面的構想。

n      邀請活躍於社區活動的領袖當本社的名譽社員,六個月後再請他正式加入本社。

n      向地區社員發展委員會尋求協助。

n      運用有關社員事宜的RI行動小組Task Force或委員會。

 

可能入社的社員必須知道扶輪那些重要資料?

What essential information must potential members know about Rotary?

關鍵要點:

n      社員的權益Benefits of Membership

n      社員的責任Responsibilities of Membership

n      服務的機會Opportunities for Service

 

放映幻燈片1 –b

有關未來社員的基本資料

Essential Information for Potential Rotarians

 

 

 

扶輪社如何吸引未來的社員?

How can club make membership attractive to potential members?

關鍵要點:

n      就解釋社員的利益這一點而言:

-  証實扶輪社是解決本社區之實際需求;並且

-  強調扶輪社社員能夠加強及支持該候選人個人的興趣。

還有那些其他吸引未來的社友的因素?

What additional factors make membership attractive to potential members?

回答樣本:

n      降低費用。

n      証實扶輪社是解決本社區之實際需求。

n      強調扶輪社社員能夠加強及支持該候選人個人的興趣。

n      如果可能的話,最好同時介紹幾位新社友。

n      確定會議時間及地點都很合宜。

n      適當的有眷屬參與。

 

你如何對未來的社員介紹扶輪?

How can you inform prospective members about Rotary

回答樣本:

n      採用口袋型的〝何謂扶輪〞What’s Rotary? (419)刊物,給未來的社員當做基本資料。

n      發展一本扶輪社簡介或小冊子,包括扶輪之基本資料及該社的歷史及活動等之資料。

n      與該社公共關係委員會一起確定該社之活動被當地的媒體宣傳。

n      安排本地有線電視台播放〝這是扶輪〞This Rotary (449)的錄影帶來讓社區瞭解扶輪。

為何邀請未來的社員參加例會是很重要的?

Why is it important to invite prospective members to attend a club meeting?

關鍵要點:

n      邀請未來的社員訪問本社,可提供:

-  有機會與扶輪人見面;同時

-  有更好的機會瞭解會員的承諾及權益。

n      每個人都有他自己加入扶輪社的理由;參加例會給未來的社員有機會碰到許多不同興趣的社員,及許多可能加入扶輪社的理由。

 

對於〝為何加入扶輪〞這問題,你的答案有那些?

What are some answers to the question-Why Join Rotary?
 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

•要求參加者參考講義-1-b,標題是為何加入扶輪?的20個答案20 Answers to the Question: Why Join Rotary?

•與參加者檢討講義上的理由。

•要求參加者以自己的經驗,討論講義上的參加扶輪理由。

•同時也要求參加者發表講義上沒列載但有益於吸收新社員的構想。

 

什麼是扶輪社員的權益?

What are the benefits of membership?

回答樣本:

n      扶輪社有廣泛的社區代表 ,使社員擴展友誼圈及人際關係。

n      扶輪強調高標準的人格與正直。

n      扶輪能使社員,服務活動來影響他們的社區及其他的社區。

 

扶輪社員的責任是什麼?

What are the responsibilities of membership?

回答樣本:

n       推荐符合資格的人成為社員。

n       遵守扶輪社的出席要求。

n       向國輪及扶輪社繳交會費

n       參與扶輪社的活動。

 

服務的機會是什麼?

What are the opportunities for service?

回答樣本:

n       扶輪社員可以擬定及辦理自己獨特的服務計劃來反應他們社區的需求。

n       國際扶輪及其扶輪基金會提供一種全面性的,全球性的服務機會。

 

那些額外的資訊必須給未來的社員?

What additional information should be given to prospective members?

關鍵要點:

•關於扶輪的目的及計劃的訊息。

•有關當地扶輪社的歷史、活動及服務的傳統等重要細節。
 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

•要求參加者參考講義1-c歡迎加入扶輪─輔導工作表〞Welcome to Rotary: Mentoring Worksheet

•與參加者檢討工作表。雖然這主要是作為導師Mentor用於新社員的資源,同時也是追蹤合格的未來的社員的有利工具。

•要求參加者報告任何能幫助教育未來的社員及新社員有關扶輪額外的建議。

 

選舉新社員的必要步驟是什麼?

What steps must be followed to elect a new member?

關鍵要點:

n       推薦人(扶輪社之現職、資深現職、或退職社員)經由扶輪社秘書將可能成為社員的人士的姓名交給扶輪理事會。

n       理事會確定被推薦人符合資格並且可以代表一個職業分類。

n       理事會在30日內進行商議,然後經由扶輪社秘書將理事會的決議通知推薦人。

n       如果理事會允許被推薦人入社,則準社員將收到社員權益及責任的通知。

-         準社員須簽署社員資格申請書,並同意向扶輪社公佈其姓名及職業分類。

n       如果7日內無任何扶輪社員以書面表示反對,在繳清入社費後,被推薦社員即被視為當選為扶輪社員。

n       如果有社員提出反對函,則理事會應於下一次會議時針對此事進行表決。

n       如果理事會在有人提出反對之後仍表決通過此案被推薦社員在繳清入社費後視為當選。

關鍵要點:

n      舉辦一場莊嚴隆重而深具意義的入社儀式,可以為新社員接下來數年的奉獻服務及夥伴情誼作一個好的開始。

 

如何確定該社的入社儀式是有意義的?

How can the club ensure that their induction ceremonies are meaningful?

回答樣本:

n      強調成為扶輪社員的權益和責任。

n      安排足夠的時間適當的介紹並歡迎新社員

n      邀請新社員的配偶一同參加入社儀式。

n      同時引進一群新社員入社

n      致贈新社員一枚領章,如果可以的話,也可以仔細挑選其他禮物送給他們。

 

還有那些步驟可以加強貴社對吸收社員與入社儀式的努力?

What steps can you take to strengthen your club’s membership recruitment and induction efforts?


 


 

甄選你的團隊及並與該社一起工作

Selecting your Team and Working with the Club

                                                                                                                        15分鐘

在你甄擇吸收社員與入社儀式之委員時,你要考慮那些特性?

What characteristics should you consider when choosing membership recruitment and induction team members?

回答樣本:

n       具有招募、聘僱及/或行銷方面專業經驗者;

n       與社區各階層或領域的人士有密切的聯繫者,包括

-企業界

-專業協會

-當地的民間團體

-媒體從業人員

-當地政府機關

-其他的非營利組織

n       具有與訓練、教育、或接待相關的專業經驗者;

n       對於社員的權益及責任以及服務的機會有全面的知識者;

n       性格外向擅長社交者

 

你如何提供團隊成員有效運作所需的知識與技能?

How can you provide team members with the knowledge necessary to operate effectively?

回答樣本:

n       提供新進的委員有關社員吸收、過程、計劃及入社儀式等背景知料。

n       提供團隊成員社員吸收及入社儀式的工具例如:

-       扶輪社社員史;

-       顯現社員成長趨勢的人口統計圖Demographic Template;及

-       退社調查的結論。

n       提供委員一份地區活動及會議的行程表

n       鼓勵委員與其他扶輪社擔任相同職務的委員組成網絡(可利用地區公式名錄)

n       讓新進委員及經驗較豐富的委員、能力較強的與較弱的委員搭檔。

n       瞭解你的團隊能夠獲得哪些資源。

 

你如何激勵團隊成員?

How can you motivate team members?

回答樣本:

n       藉由讓委員參與籌劃的過程,使他們產生歸屬感;

n       定期表彰他們的努力與成就;

n       賦予他們具挑戰性的任務;

n       向他們說明他們的責任和任務對於扶輪社、扶輪地區、及國際扶輪較大的目標有何貢獻。

 

要求擔任更有效率的吸收社員與入社儀式領導人需要與那些其他的領袖一起工作?

With which other club leaders should you work to be more effective as membership recruitment and induction leaders?

回答樣本:

n         扶輪社公共關係領導人

n         新社友訓練及輔導領導人

n         有效服務計劃領導人。

關鍵要點:

n      吸收新社友經常與有效能的扶輪社公共關係有關連。

n      與本社的負責新社友訓練及輔導的領導人協調,以確保新社友入社時可得到合適的的訓練及更有效的認同感。

n      讓非扶輪人參與加惠社區的服務活動,可以幫助準社員更瞭解扶輪社員所展現的服務機會。 

訓練領導人的備忘錄Training Leader’s note

回答參加者所提之任何問題。

感謝參與者。

散會

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