TE-29

時間浪費的原因	克服的步驟

開始時的延誤	準時在議程上所註明的時間開始。假使並非每一位參加者都已回到會場，則先開始一個不須百分之百參與的活動或討論。
參加者對於他們所應做的事感到疑惑時就開始一項活動	提供清楚的指令給參與者。假使這些指令是很複雜的劃，就將指令寫下來並在事前就先發給參加者。
在參加者的注視下將演講的重點記錄到圖表架上	事先準備圖表架。若有需要則可以選擇一位自願的參加者來記錄主要的討論結果。
發講義給每位參加者	在事前準備資料袋。如果可能的話將它們裝訂成冊，在報到時交給大家，或徵召參加者在會議中幫忙分發給大家。
在訓練會中示範一項任務的每一個步驟或處理討論	只展示一項任務中較新的部份或對參與者的全盤了解較為重要的部份。
允許每個小組一個接著一個的向團體做報告	考慮提供圖表紙和馬克筆給團體以記錄他們的重點。要求每個團體只說明一個重點，則所有團體的結果都可以同時展示並加以討論。
准許脫離主題的延伸性討論	繼續往下進行，但鼓勵那些被打斷的人在後續的討論中或是休息時間繼續表達他們的意見。
等待自願的參與者	在休息時間，徵求自願者。當沒有自願者時主動挑選參與者。
向一個疲憊的團體要求提供想法及問題	提供一連串可能的問題和想法─這樣的資訊通常可以幫助參加者產生他們自己的想法和問題。

這裏有兩個簡單的相關工具，讓你在會議進行時可以用來追蹤時間。

議程掛表Wall Agenda

在會議開始之前，張貼一張列有會議議程的圖表。議程表要簡單且易讀。可以考慮和參與者一同來檢視議程大綱做為開始。雖然檢視議程表可能要花個幾分鐘的時間，但卻可以讓每一個人了解到會議進行的程序而終究能省下不少時間。在會議進行中，儘可能的按照議程來進行，若有參加者離題則有禮貌的重新引導他們回到主題上來。

時鐘／手錶Clock/ Watch

你應該要注意到還剩下多少時間以便適當的調整會議行進的速度。確定你能夠清楚的看到一個時鐘或手錶但並不需要讓參加者看到。碼錶在訓練會議中特別有幫助。注意：不時的去注意你的手錶或時鐘可能會傳達給參加者一個不耐煩或厭煩的訊息。在瞄時鐘或手錶時要相當的敏捷，如果你帶的是腕錶時，記得要將它脫下放在講台或桌上以讓你能清楚的看到時間。