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決定訓練的需求— 舉辦一種需求的評估 Determining Training Needs— Conducting a Needs Assessment 以國際扶輪理事會所推薦的內容為主，與召集人Convener一起調整會議的內容以便最能符合參與者所需這點非常重要的。因而，我們可藉由舉辦一種需求的評估來達成這個目的。在制定一種需求的評估上有三個主要考慮處： 1. 使用何種方式 2. 用甚麼問題去詢問，以及 3. 如何歸納所得之答案 在決定詢問的問題以及收集資料很重要，同時設計去如何取得資料也是同樣的重要。以下五種方法可謂最常用的收集資料的方法。我們可以採用單獨的或並用其他適當的方式，依據所希望的資料的數量與細節，指導出一種需求的評估所需的時間、以及對完成需求的評估和所得資料的分析有用的資源而定。 評估過去—從經驗中學習Past Evaluations— Learning Experience 對前一年度的訓練會議的評估可透露出參與者的訓練經驗的正面以及負面。還可顯示出學員間尚待彌平之知識上的落差，以及在教材與課程安排上的缺失。最後此項從前次會議得來的評估可提供去洞悉一種未來參與者需求評估上詢問問題的種類以及從評估答案中取得趨勢訊息。 問卷Questionnaires 問卷會讓參與者以一種客觀而不受干擾的方式去回答問題。就算絕大多數問卷僅能提供有限度答案的範疇，它們卻可以接觸到眾多可能的參與者。在包括開放式的問題Open-ended questions-那需要參與者在可用的空白之處構想他們自己的答案以及封閉式問題Close-ended questions-鼓勵參與者在標準的答案中去做挑選。問題本身均應客觀、清楚並集中焦點於單一話題或事件上。 然而為了求得需求之最完整精確的評估，而對某些扶輪社或者一群參與者去發掘出完滿的問題，考慮讓參與者有權選擇以無記名來表示意見，那或許更有用。這樣才能讓參與者更真實的確認其所需之重要技巧及知識。 給參與者幾星期的時間來填寫並繳回問卷應較為恰當。而也應有足夠的時間來為結論至表和分析。 請點選需求評估問卷樣本所列之基本問卷樣本。 訪談Interviews 訪談提供了一位個人與個人或與一個團體間訊息的交換。它必須透過一種會議參與者之抽樣並以電話或親自訪問的方式完成之。訪談之始必須明確表明目的及所述內容之保密。 訪談可採計劃性或是非計劃性。一種計劃性的訪談structured interview包括了在一種預定結局內的一種指定問題組。提供了對答案互相比較的基礎，因為每一位參與者都回答了相同的問題。相反的，非計劃性訪談unstructured interview則提供了更廣泛的討論，而這有可能發掘出當初預想不到的議題與資訊。透過計劃性或是非計劃性訪談這兩者的交互併用有助於取得慎密的資料以及透徹的評論。 執行訪談雖然需時耗力。然而，時間投資於這種具有個人化、詳細的資訊往往超越其他種需求的評估。 焦點小組Focus Groups 焦點小組乃是在一種由可能的參與者中之抽樣出的代表，針對訓練需求做無限制的討論free-ranging discussion。獲選參與的扶輪社友必須分成幾個7-10人的小組。而所有討論均需經過適當調節並紀錄以提供一種正確分析之結論。〝焦點小組〞同〝訪談〞一樣費時耗力。雖然開放討論Open-ended Discussion所得的資料不易於分析，然而此焦點小組所得到的資料卻擁有更多詳細而且細微的內容，它們是無法從書寫式的問卷中得到的。 無論你所選的是問卷方式、訪談方式或焦點小組，請記住問題本身不必太多或太複雜。你可以簡單地問，例如：“你想更加了解哪些呢？”“座談會人員如何協助你的了解？”等問題而獲致有效資料。 預先測驗Pre-Tests 預先測驗可提供衡量參與者知識落差上一項系統化方法。藉由對參與者提出問題以便評估某一主題他們理解的程度，預先測驗將可透露出有關參與者對主題特性瞭解強弱之處非常重要的訊息。如此一來訓練便可依預先測驗的結果而修改之。 預先測驗之執行應小心規劃，以期能符合訓練目標。採用一次預先測驗作為一種需要評估的工具特別是在非常需要資訊範疇方面例如“扶輪基金會”是最有效的。建構一個預先測驗是最曠日耗時的，然而近日來日新月異的電腦科技使其建構與計算結果更加容易了。 需要評估之追蹤Follow-up to the Needs Assessment 傾聽扶輪社友的雅言。將他們所關心與感興趣的項目列入你所設計的議程裡，同時該議程也要以國際扶輪理事會決定傳達的資訊為基礎。你不要覺得必須表列出所有的資訊，因為我們不太可能一次就涵蓋所有的扶輪主題。請集中屬於你地區的扶輪社員們相關內容。同時提供相關計劃的補充資料及一般扶輪社友之後能有興趣閱讀的出版物。
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