PETS-E-10

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角色與責任

訂定目標與挑選工作團隊

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扶輪社清單-2004(Inventory_for_RC)---pdf檔130KB
社長當選人訓練會討論問題---pdf檔112KB
扶輪社社長每月檢查表---pdf檔132KB

本檢查表旨在幫助扶輪社社長當選人及社長規劃及監督每個月的扶輪社活動。此一表格亦充做適用於所有扶輪社活動及止日期之每月備忘。

你應詳閱整份檢查表以全盤解未來18個月的前景。你可在每一個項目處理至令你滿意後在其方框打勾( )。標有星號(*)的項目是指與扶輪基金會有關。如欲瞭解更多細節，請與國際扶輪扶輪基金會連絡。

以下列出的扶輪活動並無固定的日期。請在以下各活動的線上填寫貴社將會出席的日期，再把該活動及貴社出席日期加入適合的月份中的空白線上。你亦可利用每個月中的空白線添上貴社特有的當地活動。

地區年會________

地區領導人研習會______

地區社員研習會_______

地區扶輪基金研習會_______

地區總監訪問__________

助理總監訪問__________

扶輪社社務行政會議__________

如欲瞭解所列出特定計劃的細節，請上網訪看國際扶輪網站www.rotary.org 或與你的扶輪社及地區行政管理代表(Club and District Administration representative)聯絡，解答疑問。你亦可行國際扶輪網站下載此一表格。

1月扶理解推行月

□ 開始訂定目標並且指派各委員會主委。

□ 開始準備來年貴社預算並且檢討現行扶輪社計劃的狀況

□ 註冊參加社長當選人訓練會(PETS)

□ 鼓勵所有下屆扶輪社職員及新社員出席地區講習會。

□ ________________________________________

2月世界瞭解月

□ 舉行第一次理事當選人會議。

□ ________________________________________

3月

□ 出席3月__日社長當選人訓練會。

□ 訂定貴社的扶輪基金會年度捐獻目標。

□ ________________________________________

4月雜誌月

□ 與其他下屆扶輪社職員出席4月或5月---日的地區講習會。

□ ________________________________________

5月

□ 檢討現行扶輪社計劃的狀況及這些計劃對來年的規劃產生何種影響。

□ 舉行社務行政會議以討論在地區講習會訂定的計劃及來年的國際扶輪主題。

□ ________________________________________

6月扶輪聯誼月

□ 填妥「有效能扶輪社規劃指南」，並且在7月1日前繳交給地區總監當選人。

□ 完成來年貴社預算的編列。

□ 與將卸任社長會商，確保交接順利。

□ 安排即將上任及將卸任新舊理事之聯合會議。

□ ________________________________________

7月識字月

□ 舉辦與識字相關的活動及計劃。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 規劃及舉辦社務行政會議，以討論及通過本年度的計劃。

□ 與貴社秘書合作填妥國際扶輪半年報告並寄交會費給國際扶輪。如果情況適合，繳交地區平均每人分攤金；國際扶輪會費8月1日未繳交即成為欠費8月1日未繳交即成為欠費。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 在本月最末一次例會後15日內寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 在7月1日至6月30日之間，提名一位社員申請個別扶輪社員四大服務獎，並在提名表上簽名支持。通知總監。與國際扶輪計劃辦事人員聯絡索取詳細資訊。

□ 繳交配合獎助請表*

□ 教育社員認識團體研究交換(GSE)計劃，並且在你的社區推廣此一計劃。*

□ 招募年齡25-40歲的年輕專業人士，並且鼓勵有資格的候選人繳交一份團體研究交換團團員申請表*

□ ________________________________________

8月社員擴展月

□ 舉辦扶輪社活動以支持社員發展及擴展的努力。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會

□ 每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 鼓勵出席地區社員研究習會。

□ 考慮提名一位社員接受以下扶輪基金會服務獎項的其中一項：地區服務獎、有功服務獎、或特優服務獎*

□ ________________________________________

9月新世代月

□ 舉辦與青少年相關的活動及計劃。

□ 監督社員發展目標及計劃。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數又出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 在合格的團體研究交換團團員的申請表上簽名以示支持，並且繳交這些表格給地區GSE遴選委員會審核。*

□ ________________________________________

10月職業服務月

□ 舉辦與職業相關的活動及計劃。

□ 監督社員發展目標及計劃。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 大使獎學金：地區寄交申請表至扶輪基金會截止日期為10月1日。請與地區獎學金主委查對地區的截止日期。*

□ 扶輪大學教師獎助金：地區寄交申請表至扶輪基金會截止日期為10月1日。與地區獎學金主委查對的截止日期。*

□ 扶輪世界和平獎學金：地區寄交申請至扶輪基金會截止日期為10月1日。與地區獎學金主委查對地區的截止日期。*

□ ________________________________________

11月扶輪基金月

□ 舉辦與扶輪基金會計畫及基金發展之相關活動及計畫。

□ 11月1日：扶輪世界瞭解及和平獎提名表寄達國際扶輪截止日期。與國際扶輪計畫辦事人員聯絡索取詳細資訊。

□ 含11月5日的一週為世界扶輪少年服務團週。支持你當地的扶少團或協助組織一個扶少團。

□ 監督社員發展目標及計畫。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 11月15日：繳交扶輪基金會特優服務獎截止日期*。

□ 11月15日(限美國的扶輪社)：繳交國內稅990報稅表(及可能繳交990T表)給美國國稅署。與國稅署聯絡索取報稅表、報稅截止日期及其他規定。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 幫助接待來訪本地區之團體研究交換團。*

□ ________________________________________

12月家庭月

□ 舉辦活動顯示貴社對家庭及社區的奉獻。

□ 最遲在12月31日前舉行年度扶輪社職員選舉。

□ 監督社員發展目標及計畫。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ _________________________________________

□ ________________________________________

1月扶輪理解推行月

□ 舉辦活動及計畫持續提供社員關於國際扶輪的教育，並且在社區宣傳扶輪。

□ 訂定計畫派遣代表出席地區年會及出席扶輪國際年會。

□ 與貴社秘書合作填妥半年報告並且寄交會費給國際扶輪。如果情況適合，繳交地區平均每人分攤金。國際扶輪會費2月1日未繳即成為欠費。

□ 監督社員發展目標及計畫

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 對所有委員會活動及目標進行半年檢查。

□ 規劃及舉辦社務行政會議，檢討貴社達成目標的進度。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 宣傳有大使獎學金及扶輪大學教師獎助金可供申請。與地區獎學金主委查對扶輪社繳交申請表參加地區階層競賽的截止日期。*

□ 宣傳有世界競爭性扶輪世界和平獎學金可供申請。與地區獎學金主委查對扶輪繳交申請表參加地區階層競賽的截止日期。*

□ 1月31日：向國際扶輪報告來年扶輪社社長及秘書資料以登入「公式名錄」(007-EN)，並且向地區總監當選人報告的截止日期。

□ ________________________________________

2月世界瞭解月

□ 舉辦扶輪社活動以推廣世界瞭解與和平。

□ 2月23日(扶輪的週年紀念日)是世界瞭解及和平日。舉辦強調扶輪奉獻國際瞭解、友誼及和平的活動。

□ 監督社員發展目標及計畫。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席扶輪國際年會。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ ________________________________________

3月

□ 含3月13日的一週是世界扶輪青年服務團週。舉辦活動支持你當地的扶青團或幫助組織一個扶青團。

□ 監督社員發展目標及計畫。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 鼓勵出席地區年會

□ 3月15日：總監提名一個扶輪社申請國際扶輪重大事功獎繳交提名表的截止日期。與地區總監聯絡索取詳細資訊。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 3月31日：繳交供審核在今年度提供經費的配合獎助金或地區簡化獎助金申請表的最後一天。*

□ ________________________________________

4月雜誌月

□ 舉辦一個與英文扶輪月刊或扶輪地域雜誌相關的例會節目。

□ 考慮提名一位社員接受扶輪基金會有功服務獎；5月15日以後收到的提名表會退回給提名人。與地區總監聯絡索取詳細資訊。*

□ 監督社員發展目標及計畫。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 4月15日：總監為扶輪社繳交社長獎申請表給國際扶輪的截止日期。如果扶輪社符合社長獎的資格，依照地區總監決定的時間通知地區總監。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ ________________________________________

5月

□ 監督社員發展目標及計劃。

□ 規劃及舉辦每月理事會會議。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 5月15日：總監提名一個扶輪社接受國際扶輪公共關係獎繳交提名表截止日期。與地區總監聯絡，索取詳細資訊。

□ ________________________________________

6月扶輪聯誼月

□ 鼓勵社員參加扶輪聯誼。

□ 派遣扶輪社代表出席扶國際年會

□ 與扶輪社秘書及財務合作，準備扶輪社的財務往來記錄的年終稽核。向扶輪社提出一份財務報告說明扶輪社的財務狀況。

□ 監督社員發展目標及計劃。向扶輪社提出一份社員成長的年終報告。

□ 與社長當選人會商確保交接順利。

□ 安排舉辦將上任及將卸任新舊理事聯合會議確保工作能夠接續。

□ 鼓勵出席地區年會。

□ 寄交每月社員人數及出席報告給地區總監或地區秘書。

□ 評估所有人道獎助金活動，並且就所有開放進行的獎助金計劃向扶輪基金會提供進度或結案報告。*

□ 為來年扶輪社職員就職規劃一個莊嚴隆重的典禮。

□ ________________________________________

__________扶輪社清單

(請利用前一扶輪年度作為基準)

扶輪社清單遵循為有效能扶輪社所訂定的準則。國際扶輪理事會已決定下列各方面的成功是成為有效能扶輪社之必備條件

有效能的扶輪社能夠

維持及/或增加社員人數

請利用以下幫助評估貴社在社員方面的效能。

1.至6月30日止前一扶輪年度之社員人數：________

2.自授證以來社員最多人數 ______

3.本社社員淨增加人數： __________

4.本社每月平均出席率： _________

5.貴社給予新社員何種訓練？

6.貴社是否備有一個新舊社員皆宜的扶輪知識計劃？

□是 □否

請說明：

有效能的扶輪社能夠

成功辦理因應本社區與其他國家社區之需求的服務計劃

請利用以下確定貴社在服務計劃方面的效能。

7.青少年交換學生人數接待人數___________

贊助人數____________

8.扶輪少年服務團團數： ___________

9.扶輪青年服務團團數： ___________

10.扶輪社區服務團團數： ___________

11.參加的世界社區服務計劃數目： ____________

12.參加世界社區服務計劃獲得的獎助金數目： ___________

13.贊助的扶輪青少年領袖獎學生人數： ___________

14扶輪友誼交換次數： _____________

15.登記的扶輪義工人數： _____________

16.列出扶輪社參加的其他扶輪計劃： _____________

有效能的扶輪社能夠

透過參與計劃及捐獻支持扶輪基金會

請利用以下評估貴社參與扶輪基金會的狀況。

17.請勾選貴社參加的人道計劃：

□地區簡化獎助金

□個人獎助金

□配合獎助金

18.扶輪社參加的教育計劃：

提名人數_______

選出的人數＿＿＿＿

接待人數＿＿＿

團體研究交換團團員人數：

提名人數＿＿＿＿＿＿

選出的人數＿＿＿＿＿

接待人數＿＿＿＿＿

獲頒扶輪大學教師獎助金數目：　＿＿＿＿＿＿＿

19捐獻：

一般捐獻　　　＿＿＿

限定用途捐獻　＿＿＿＿＿＿

累計劃金額　＿＿＿＿

捐獻社員的百分比＿＿＿
本年度捐獻目標美元金額　＿＿＿＿＿＿＿

會達成目標嗎？　　　　　　□會□不會

有效能扶輪社能夠

培養能夠在扶輪社階層以上服務扶輪的領導人

請利用以下確定貴社培養領導人的狀況。

20.你的前王去年是否出席社長當選人訓練會？

21.出席過地區講習會的社員人數：__________

22.出席過地區扶輪基金研習會的社員人數：________

23.出席過地區國際年會的社員人數：_____

24.出席過扶輪國際年會的社員人數：______

25.出席過地區領導人研習會的社員人數：________

26.社員中前擔任過，或表示有興趣擔任以下職位的人數：

助理總監______

地區委員會委員_______

扶輪社的營運

27.理事會議多久舉行一次？________

28.社務行政會議多久舉行一次？______

29.最近一次更新職業分類名簿是什麼時候？________

30.貴社是否編列預算？□是□否

如果有，預算是否每年稽核？□是□否

31.理事會是否定期收到財務報告？□是□否

32.貴社社刊多久出刊一次？□每週□每月

33.貴社多久慶祝扶輪行事曆上的特別月，如世界瞭解月、扶輪基金月、及雜誌月？

□按月慶祝□偶爾慶祝□從未慶祝

34.舉出最近一次受到媒體報導的扶輪社活動及此事何時發生？

此一活動由何種媒體報導(勾選適合的答案)：□電視□報紙□廣播電台

35.貴社是否編列預算以宣傳所辦理的活動？□是□

36.社員是否定期接受有關「程序手冊」及扶輪社章程文件的訓練？□是□否

社長當選人訓練會討論問題

利用本手冊填妥以下討論以事為你即將參加社長當選人訓練會的討論會做好準備。事先研讀扶輪社社長手冊(222-EN)及思考這些題目有助於你做好受的準備，並且使你和地區領導人及同屆的將上任扶輪社社長一起所花的時間能獲得最大效果。

有效能扶輪社的要素

有效能扶輪社有哪些要素？這些要素與你扮演的扶輪社社長角色有何關係？

扶輪社社長的角色及職責

扶輪社社長有那些任務？
你將與前些做為你的扶輪社領導團隊成員的人合作？

訂定目標

為何在扶輪社與地區階層訂定目標十分重要？
有哪些方法可確保訂定的目標實際可行？
有哪些策略可供貴社用來確保訂定的目標能夠達成？

扶輪社行政管理

你在就任之前應熟悉貴社那些細則？
你應做那些事情以確保貴社財務健全？
扶輪社社長必須為哪些事件做好準備？

資源

扶輪社階層可利用那些資源？
你如何找到能幫助你的地區領導人？
可利用的社區資源有那些？

社員：吸收、入社訓練、及防止流失

為何社員對你擔任扶輪社社長非常重要？
吸收新社員會遇到那些挑戰？
那些是有效新社員入社訓練計劃的要素？
貴社可採取那些步驟防止社員流失？貴社可採取那些步驟吸收新社員？
有那些成功的是略你曾利用過且願意與你同屆的將上任扶輪社社長一起分享？
你如何判斷及衡量貴社是否滿足社員的需求？
你如何判斷及衡量社員離開貴社的原因？

鼓勵扶輪社員的因素有那些？

那些因素鼓勵人們成為積極扶輪社員？
參與當地或全球的社區服務計劃如何鼓勵扶輪社社員？
為何表彰十分重要？
貴社曾舉辦過那些鼓勵貴社社員的活動？

服務計劃

那些是成功服務計劃的基本要素？
為辦理服務計劃必須採取那些步驟？
國際服務計劃與其他的服務計劃有何不同？
評鑑貴社每一個服務計劃為何十分重要？
貴社辦理過的成功服務計劃那些是地區內其他扶輪社可以辦理的？

扶輪基金會

扶輪基金會的使命有那些？
扶輪基金會為何不同於其他慈善組織？
那些是扶輪基金會的教育計劃？那些是扶輪基金會的人道獎助金計劃？
你可從何處找到更多與扶輪基金會各項計劃與活動有關的資訊？
你有那些成功推廣扶輪基金會(包括計劃及參與捐獻兩者)的策略可與大家分享？