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角色與責任
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扶輪社行政管理 你的責任 ．熟習作為扶輪社營運架構的行政管理政策與程序。這包括熟知 -模範扶輪社章程對扶輪社運作提供何種模範架構 -如何將模範扶輪社章程應用在扶輪社行政管理的主要方面，包括例會、出席、入社費與常年社費 -扶輪社細則如何提供更多管理扶輪社的條文 -扶輪社細則中與負責扶輪社行政管理之扶輪社職員職責相關的條文 -修改扶輪細則的程序 ．遵守地區與國際扶輪對行政管理的規定。 -知道扶輪社負責的報告。 -了解如何利用報告中的資訊來評估扶輪社的重要趨勢。 -與扶輪社秘書密切合作，確保規定的報告與表格能如期交予地區與國際扶輪。 -了解如何利用社員事務入口Member Access接觸及更新扶輪社的記錄。 ．了解地區總監與助理總監在支持扶輪社方面所扮演的角色。 ．發展能吸引社員的例會節目的新構想。 ．監督扶輪社財務的管理。
國際扶輪的報告規定 各扶輪社都必須繳交各項報告與資料給國際扶輪，包括： ．半年報告-繳交期限為7月1日與1月1日，半年報告用以向國際扶輪理事會確認扶輪社員人數。支付會費與個人及扶輪社訂閱『英文扶輪月刊』費用的支票或匯票*應連同半年報告表一併寄繳。亦可利用Member Access或電匯方式支付費用。 ．社員資料的變更可定期利用Member Access為之 ．扶輪社職員或例會資訊的變更可定期利用Member Access為之。 ．在1月31日前繳交給國際扶輪供『公式名錄』(007-EN)使用的資料。
*為確保正確的記錄，務請確定所有支付給國際扶輪的付款支票或匯票都寫明貴社編號及發票號碼。 *有關扶輪社報告規定的詳情，請參見『扶輪勒秘書手冊』(229-EN)扶輪社行政管理的責任
其他報告規定 ．在每月最後一次例會後15天內，將每月出席率呈報地區總監。 ．通知其他扶輪社有扶輪社員遷入其區域界限。
重要會議的準備工作 在擔任社長的年度中，你必須為許多會議做事前規劃。這些活動包括： ．每週例會 ．社務行政會議 ．與助理總監商討的會議 ．地區總監的公式訪問
你也應該在每週例會、社務行政會議、與社刊中宣導地區與國際會議。這些重要的集會 ．提供社員一個獨特的機會，能夠更了解地區階層與地區以上階層、範圍更廣的扶輪活動 ．作為討論扶輪社與地區計劃，以及與地區內及扶輪世界其他扶輪發展計劃夥伴關係的論壇 ．提供發展超越扶輪社階層聯誼的可能
務必鼓勵出席以下地區與國際扶輪會議： 地區講習會 地區講習會提供將上任的扶輪社各委員會主委、秘書與財務、社長當選人必要的技能與知識。來協助其扶輪社更有效追求扶輪社的目標。 地區年會 地區年會在每個地區舉行，目的在透過聯誼、激勵人心的演說、以及有關地區內扶輪社與國際事務的討論，來推動扶輪的計劃。積極鼓勵扶輪社踴躍出席地區年會。 地區領導人研習會 與地區年會接連舉行，地區領導人研習會的目的是培養地區內有技能，知識及動機在扶輪社階層以上服務扶輪的扶輪社員領導人。鼓勵扶輪社前社長及曾任扶輪社領導人三年或三年以上者出席。 地區扶輪基金研習會 這項會議的目的在提供有關扶基金會的重要資訊，並鼓勵扶輪社階層對計劃的參與與捐獻。這場研習會設定的參加對象為扶輪社扶輪基金會委員會的委員與其他有興趣的扶輪社員。 地區社員研習會 地區社員研習會提供地區及扶輪社領導人必備的技能，知識及背景以支持地區內的扶輪社維持及增加其社員人數。 扶輪國際年會 這項會議每年舉行，以刺激、鼓舞、並教育所有扶輪社員在扶輪社與地區階層發展扶輪。這項年會乃是扶輪這個國際組織的年度盛會。 ※ 有關右列集會的資料請參見『程序手冊』(035-EN)
規劃扶輪社每週例會節目 扶輪社節目 ．每週例會是扶輪活動的核心。例會提供一個理想的機會 ．宣導扶輪社計劃、活動、地區會議與活動 ．增進聯誼 牢記一點，扶輪社員都十分忙碌，其時間 非常寶貴。經過詳細規劃，提供有趣、相關之節目的每週例會 ．向社員證明他們出席例會所花費的時間與資源沒有白費 ．增進個人的扶輪知識 ．增加繼續留在扶輪的價值 ．使社員更加認識自己當地的及全世界的社區，並建立關係
執行以下動作，確定每場例會都經過悉心規劃： ．為每次例會訂定議程，確定每次例會都包含演講或節目以及聯誼的時間。 ．準備替代方案以防預定的節目取消。 ．時開始與結束例會。
節目是例會的靈魂。節目應該提供扶輪社員必要的資訊與動機，以增加對服務扶輪社、社區、與世界之活動的參與與熱忱。為了提升每星期的節目，務必執行以下步驟： ．確定所有的節目都適合扶輪。 ．事先決定節目內容(最好在年度開始之前)。 ．儘可能，讓節目與扶輪社目前的計劃、活動、與關心的問題息息相關。 ．考慮輪流負責規劃節目。 ．使用扶輪月曆當作指南來規劃特殊的慶祝活動(舉例來說，扶輪基金會大使獎學金前受獎人*的節目可在11月的『扶輪基金月』中推出。)扶輪的特別慶祝日、週、月明列在「在式名錄」(007-EN)的封底裡，並且編入作為本手冊一部份的扶輪社社長每肛檢查表中。 ．每月把其中一次例會用來向社員溝通扶輪知識、扶輪教育及領導人訓練。
*扶輪基金會前受獎人名單可向地區扶輪基金會主委索取。
規劃每週例會準則 以下為建議的每週例會指南，應視扶輪社個別需求而修正採用。 .1.開始時間-依照當地風俗。 2.用餐對聯誼時間 3.社長時間 -介紹友社社員及來賓。 -公告事項：報告相關的扶輪知識及分享任何其他有關的公告事項及備忘。 -委員會報告：讓各委員會主委報告與該委員會相關的活動。 -社務報告-針對全社事務投票，並報告全社計劃的進度。注意不宜討論更適合在委員會會議、社務行政會議、或理事會會議討論的細節。在處理新社務之前結束原先待決的社務。 4.節目 -(負責節目的委員會主委)介紹主講人 -主講人演講 -在演講結束後，可致閉會詞 5.散會
利用扶輪行事曆 扶輪行事曆提供規劃每週例會的架構。在年度開始時，可介紹新的國際扶輪主題。在其他重要的時機，可簡介地區講習會、地區年會、與國際扶輪年會等活動。也可規劃節目來配合以下扶輪年度中的特別慶祝活動： ．識字月(7月) ．社員及擴展月(8月) ．新世代月(9月) ．職業服務月(10月) ．世界扶輪少年服務團(含11月5日的一週) ．扶輪基金月(11月) ．家庭月(12月) ．扶輪理解推行月(1月) ．世界瞭解月(2月) ．國際扶輪週年紀念與世界瞭解及和平日(2月23日) ．世界扶輪青年服務團週(含3月13日的一週) ．扶輪雜誌月(4月) ．扶輪聯誼月(6月)
*扶輪行事曆的特別慶祝活動時間已編入扶輪社社長每月檢查表(97-106頁)
社務行政會議 社務行政會議是全社社員，包括扶輪社職員、理事、及各委員會主委的會議。身為扶輪社社長，規劃與主持社務行政會議是你的責任。經常召開社務行政會議，乃是促進扶輪社效能的重要因素。社行政會議可以 ．訂定策略計劃 ．協調各委員會活動 ．更加瞭解扶輪社計劃真正實施狀況 ．進行非正式的討論，刺激產生創新的解決方法與活動 ．持續提供關於扶輪及其計劃的教育 ．定期檢討扶輪社的優點與弱點
社務行政會議的定義 ．它是扶輪社規劃與諮詢的主體。 ．會議的目的在討論扶輪社的計劃與其他活動或在社員教育。 ．主要領導人的報告為其核心。 ．可包含不同委員會與小組委員會的擇要報告。 ．應以攸關全社的議題為重。個別委員會面臨之問題應與全社整體利益有關。 ．由扶輪社社長，或其他被指派的職員，主持社務行政會議。
討論相關議題 ．服務計劃與活動 ．社員成長與保留策略 ．地區年會或其他地區會議與國際扶輪會議的出席問題 ．扶輪計劃 ．公開論壇
社務行政會議的時間安排 許多社按月舉行社務行政會議，可是根據經驗以全年度舉行4至6次最為適合且有效。以下即為建議舉行的時間。
以下匡格 緊接在地區習會後(在7月1日前) 說明、檢討、與討論講習會所擬定及建議之計劃及扶輪社如何配合國際扶輪主題及重點服務。社長當選人主持社務行政會議。
7月1日之後 討論與通過全年之活動。
公式訪問前2個星期 為公式訪問做好準備。
公式訪問期間* 與地區總監討論扶輪社狀況。
扶輪年度的中規(1月/2月) 檢討扶輪社達成目標的進度。決定尚待完成的計劃。
地區年會後 可推動此次會議中所獲得的構想與建議，以協助完成扶輪社計劃。
公式訪問 總監須訪問地區內每個扶輪社。這些親自訪問的目的為： ．集中注意力於重要的扶輪問題 ．對於軟弱或勉力掙扎的扶輪給予特別留意 ．激勵扶輪社員參加各種服務活動 ．親自表彰有傑出貢獻之扶輪社員
公式訪問的時機 ．可能的話，公式訪問應安排在重要的扶輪社活動時進行，使總監的出現能發揮最大影響。這些活動包括： ．授證晚會 ．新社員入社儀式 ．新社員訓練計劃 ．頒發獎狀或獎品 ．扶輪基金會活動 ．埠際會議
公式訪問的準備工作 公式訪問對扶輪社來說乃是令人振奮的時刻-提供機會瞭解重要的扶輪問題，討論解決扶輪社面臨之迫切問題的方法。為鼓勵社員踴躍參與，務必實行以下各點： ．在地區總監公式訪問前數週例會開始宣佈。 ．利用社刊刊登地區總監公式訪問的消息。 ．請社員將個人與業務作妥善安排，避免與公式訪問衝突。 ．安排由總監表彰或頒獎(例如保羅．哈 理斯之友)。
扶輪社領導人必須合作，安排針對各種扶輪社重要議題與問題的討論，俾使從總監的知識與經驗獲益。要建立這樣的討論基礎，務必施行以下步驟： ．檢討扶輪社達成『有效能扶輪社規劃指南』中訂定目標的進度，以備於公式訪問中討論。 ．列出可以在訪問中處理的問題與關心事項。 ．安排各委員會就計劃、活動、與成就提出報告。 ．妥善安排你個人或業務的事務，以便有最多的時間陪伴地區總監。 ．如地區總監有配偶陪同訪問，應另準備妥善接待。 *建議助理總監每年至少訪問扶輪社4次。部份扶輪社將這些訪問視為舉行社務行政會議的機會 ※請留意地區總監或助理總監訪問的目的是在於提升扶輪社效能。扶輪政策彙編Rotary Code of Policies規定，拒絕上述扶輪領袖訪問可視為『失去功能』之舉。
與地區合作 地區 據『程序手冊』(035-EN)，地區存在的目的『---協助個別扶輪社增進扶輪宗旨---』地區領導人的主要責任在支持有效能的扶輪社。扶輪地區藉由以下方式來達成此目的： ．為扶輪社在各種問題，例如社員時服務計劃等提供指導 ．讓有類似問題或計劃的扶輪社彼此認識 ．充作各種議題的資源 ．提供扶輪社員在地區階層之委員會服務的機會 ．協調扶輪基金會各項計，例如大使獎學金學生或團體研究交換
地區總監 地區內扶輪社的行政管理由地區總監直接監督。對於扶輪社，地區總監 ．提供建議、鼓舞、與動機，協助增進扶輪社的效能 ．讓扶輪社與其職員隨時掌握地區的活動與機會
地區領導團隊 扶輪社可利用的地區階層其他資源還包括助理總監與地區各委員會。
每個地區總監可指派一群助理總監，協助讓扶輪社營運更有成效，以達成其目標。 每位助理總監負責地區內指派給他的地理區域的4到8個扶輪社。助理總監的職責應包括： ．協助社長當選人利用『有效能扶輪社規劃指南』訂定扶輪社的目標。 ．定期審核扶輪社在『有效能扶輪社規劃指南』中訂定之目標的達成進度，必要時並提供諮詢的指導。 ．每一季至少訪問每個扶輪社一次，並與扶輪社社長及秘書定期舉行會議，討論扶輪社事務及各項有關問題。 ．安排時間及策劃地區總監訪問扶輪社。 ．代表總監出席與公式訪問相關的扶輪社社務行政會議。 ．鼓勵扶輪社遵行總監提出的建議。 ．擔任總監與扶輪社之間的連絡人。 ．協助扶輪辦理服務計劃。 ．找出並鼓勵培養未來的領導人。
雖然每個地區的組織有所差異，地區各委員會設立的目的都在提供扶輪社各種問題的專業資訊與知識，協助扶輪社達成其個別目標。這些地區階層的委員會包括： ．社員發展 ．擴展 ．財務 ．節目 ．公共關係 ．地區年會 ．扶輪基金會 ．鼓勵出席國際年會
扶輪社財務管理 扶輪社的財務應妥善來處理。編製帳目與財務報表、編列平衡的預算、進行年度稽核，可確保貴社財務運作順利。
你的責任 身為扶輪社社長，你必須與扶輪社理事會、秘書、財務(如果有的話)密切合作採行以下步驟： ．在任期開始前編列預算，並根據預算監督支出。 ．務使所有請款支票均有二人聯署。確使貴社的扶輪社細則中有說明請款程序。 ．適當記錄整個扶輪年度中扶輪社的支出。 ．每年由有證照之會計師或其他合格之個人，針對扶輪社所有財務記錄，進行完整的稽核。 ．在下一個扶輪年度開始前，在6月間，向扶輪社提出一份詳盡的財務報表，報告貴社的財務現況。
身為扶輪社社長，你必須確使貴社社費的架構與罰款政策，勿妨礙貴社財務之健全或社員目標。若真有妨礙，可能必須修訂貴社的扶輪社細則。
與財務合作 扶輪社財務(如果對社沒有財務則以扶輪社秘書代之)乃是協助維持扶輪社財務健全的重要資源。財務必須負擔以下工作： ．掌管社內有款項的帳目 ．掌管貴社財務往來(收取與支付款項) ．監督社內所有的經費 ．準備財務報告 ．協助編列扶輪社預算 ．與繼任者合作確保扶輪年度之間的交接順利
※ 有關扶輪社財務責任與角色的詳細資料，請參閱『扶輪社秘書手冊』(229-EN)中的『財務』部份。
與行政管理相關之扶輪社各委員會 要達成有效能的扶輪社行政管理須靠團隊合作。身為扶輪社社長，你必須主導這項工作，而多數的行政職責則是由扶輪社秘書與扶輪社各委員會來執行。以下各委員會及其工作，明列在建議扶輪社細則當中。如果貴社已修改其細則，貴社的委員會架構可能改變。
出席委員會 ．鼓勵社員出席扶輪社例會，如未能出席本社例會，應鼓勵在友社例會補出席 ．使全體社員明瞭出席規定 ．設法消除影響出席率的不良因素 ．鼓勵全體社員出席所有扶輪集會，包括地區年會、地區訓練會議、埠際會議、及扶輪國際年會
社刊委員會 ．透過每週社刊報導本社、社員、及全世界扶輪計劃的消息 ．激發社員對扶輪社各種活動發生興趣並鼓勵出席 ．報當下次例會節目 ．報告前次例會概況重點 ．促進聯誼 ．從事於所有社員之扶輪教育工作
社務服務委員會 ．指導及協助社員進行其社務服務的任務 ．協調所有與社務服務相關之各委員會的工作
聯誼活動委員會 ．增進社員間的相識及友誼 ．鼓勵社員踴躍參加本社的各種休閒與社交活動 ．歡迎來友社社員及來賓
雜誌委員會 ．激發閱讀『英文扶輪月刊』或地域扶輪雜誌之興趣 劃一項活動慶祝『扶輪雜誌月』(4月) ．在扶輪社例會節目中安排每月簡報扶輪雜誌時間 ．新社員入社時鼓勵閱讀扶輪雜誌 ．贈送扶輪雜誌予在例會演講之非扶輪社員 ．訂閱扶輪雜誌贈送當地圖書館、醫院、學校、及其他閱覽室 ．把扶輪社計劃相關消息與照片送交「英文扶輪月刊」主編，或送交公式地域雜誌，如『中文扶輪月刊』主編
節目委員會 ．為本社準備並安排所有例會及特別集會的節目 ．設計對社員有關聯性、有意義的節目，並注意均衡
扶輪社行政管理資源 線上資源 國際扶輪網站(ww.rotary.org)-包含豐富的國際扶輪資訊。 社員事務入口Member Access-是一項可從國際扶輪網站進入的線上工具供扶輪社社長及秘書用以執行其扶輪社的行政管理工作，包括更新扶輪社及社員資料、支付社費、搜尋線上版本的公式名錄(007-EN)、及查閱與扶輪基金會捐獻相關的報告。
參考出版物 『目錄』Catalog(019-EN)----列出國際扶輪出版物、視聽教育材料、表格、及扶輪用品，每年更新版本(亦有線上版本，可在www.rotary.org閱看。
『扶輪社各委員會手冊』Club Committee Manual(226-EN)---包含在『扶輪職員資料袋』(225-EN)中，內容概述扶輪社各委員會主委的責任與一般準則。
『扶輪社秘書手冊』Club Secretary’s Manual(229-EN)----包含在『扶輪社職員資料袋』(225-EN)中，內容概述扶輪社秘書的責任，以及有關扶輪社財務之角色的資料。
『程序手冊』Manual of Procedure (035-EN)---內容為透過立法行動、國際扶輪理事會、扶輪基金會保管委員會所訂定的政策與程序，每隔3年在立法會議舉行後出版。
『公式名錄』Official Directory (007-EN)---包含國際扶輪職員、各委員會委員、與行政人員的聯絡資料；全球地區與總監名單；按字母順序列出各地區內的扶輪社名稱，社長與秘書的姓名、例會的時間與地點(備有線上版本供扶輪社社長及秘書透過社員事務入口Member Access檢查)。 『視讀資料劃---格式手冊』Visual Identity Style Manual(547-EN)---扶輪各階層出版物設計及扶輪的標誌及徽章之適當使用的參考模範。
新聞出版物 『地區總監月報』----地區總監發出的信函，目的在向扶輪社領導人傳達資訊並激勵他們，以及表彰扶輪社階層的傑出表現。
『英文扶輪月刊』THE ROTARIAN或扶輪地域雜誌----國際扶輪每月出版的公式雜誌。除了『英文扶輪月刊』之外，還有30種地域雜誌以22種不同語文為全世界扶輪社員服務。
『全球扶輪社活動報導』Rotary News Basket(546-EN)---是每週以電子報導及平面印刷報導方式出版的扶輪消息及短訊。
『扶輪世界』Rotary World(050-EN)---1份8頁的新聞報，供扶輪社、地區與國際領導人閱讀。
國際扶輪辦事員聯絡資料 扶輪社與地區行政管理代表-這些在國際扶輪各辦事處與世界總部的重要辦事人員，能夠回答許多行政管理的問題。各辦事處與國際扶輪辦事人員聯絡資料一覽表可參見『公式名錄』(007-EN)或國際扶輪網站。
※有關扶輪社財務責任與角色的詳細資料，請參閱『扶輪社秘書手冊』(229-EN)中的『財務』部份。 |