地區委員需知

角色與責任

□  引言

□  地區委員會的職責

□  地區委員會主委

□  溝通是關鍵

□  附錄一︰地區委員會的角色和責任

與扶輪社的合作

□  與扶輪社的溝通

□  協助扶輪社的地區工具

□  發展一個關鍵的通告

□  傳遞一個關鍵的通告

□  附錄二︰發展一個關鍵的通告

有效委員會的資源

□  地區層級資源

□  扶輪社層級之資源

□  社區資源

□  國際扶輪的資源

角色與責任

Roles and Responsibilities

附錄一︰

地區各委員會的角色和責任

Appendix 1: Roles and Responsibilities of District Committees

下列委員會應該被指派以執行地區內進行中管理功能︰

n  社員發展 Membership Development

n  擴展 Extension

n  財務 Finance

n  國際扶輪計劃 RI Programs

n  公共關係 Public Relations

n  地區年會 District Conference

n  扶輪基金會 The Rotary Foundation

n  扶輪國際年會推廣 RI Convention Promotion

下列簡單的陳述這些委員會各別的目的及其責任。有關地區委員會進一步的資訊，請參考扶輪政策法典Rotary Code of Policies之章節17.020.3。

社員發展委員會 Membership Development Committee

這個委員會應確認、推廣及執行適合於地區內且能實現社員成長目標的發展策略。為了達成這個目標，委員會主委在地區內有關社員發展的問題上，應作為總監、國際扶輪及扶輪社間的一個連接。

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  計劃、推廣及舉辦一個地區社員發展研習會。

n  與地區總監及扶輪社領導人共同合作以確保地區達成它的社員目標。

n  協調全地區社員發展活動。

n  鼓勵扶輪社參予國際扶輪或社長的社員發展表彰計劃。

n  協助扶輪社社員發展委員會主委執行他們的責任。

n  訪問扶輪社演講關於有效的社員發展活動並分享成功活動的資訊。

n  確保每個扶輪社委員會皆有一本社員增加與防止流失手冊Membership Development and Retention Manual（417）。

額外訓練的要求 Additional Training Requirement︰

主委及儘可能多的委員會委員應該參與一個由國際扶輪社員協調人RI Membership Coordinator或國際扶輪社員地帶協調人RI Membership Zone Coordinator所舉辦的訓練會議。

地區擴展委員會 District Extension Committee

在總監的指示下，地區擴展委員會在地區內應擬定並執行一個計劃去籌組新的扶輪社。 

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  確認符合創立一個新的扶輪社人口條件而沒有扶輪社的社區。

n  確認能設立新的扶輪社而不會降低已存在扶輪社提供社區服務的社區。

n  協助籌組並建立新的扶輪社。

額外訓練的要求 Additional Training Requirement︰

主委及儘可能多的委員會委員應該參與一個由國際扶輪社員協調人RI Membership Coordinator或國際扶輪社員地帶協調人RI Membership Zone Coordinator所舉辦的訓練會議。

地區財務委員會 District Finance Committee

地區財務委員會藉由覆查及研究社員每名分攤徵收費及地區行政之必要費用以保護地區基金之資產，並準備地區財務狀況之年度報告。 

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  與地區總監合作，至少在地區講習會四星期前提交地區費用之預算給各扶輪社，並在前述講習會中之下屆扶輪社社長會議上通過。

n  覆查及建議社員每名分攤徵收費之金額。任何一種社員每名分攤徵收費必須在地區講習會經出席之下屆社長四分之三以上之同意或經地區年會參與投票代表過半數的同意始得通過。

n  確保收支費用的正式記錄要被保存下來。

n  於年度結束後至少於三個月內要準備出一份年度財務報告，並於地區講習會中提出及通過。

n  委員會中的一位委員，最好是財務，將與地區總監共同為地區基金銀行帳戶的簽名者，任何提款皆需二者之簽名。前述銀行帳戶將以地區的名義開立。

地區國際扶輪計劃委員會District RI Program Committees

地區國際扶輪計劃委員會負責一種地區層級的國際扶輪計劃的推廣及管理並且提供地區內參與該特定計劃扶輪社的支持及指導，包括︰

n  社區服務

n  扶輪少年服務團

n  扶輪青年服務團

n  扶輪社區服務團

n  扶輪聯誼

n  扶輪友誼交換

n  扶輪青年領導獎( RYLA)

n  職業服務

n  世界社會服務

n  青年交換

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  透過與地區內每個扶輪社的正常接觸及經由地區和埠際會議，以促成對特定國際扶輪計劃的瞭解及有效的參與。

n  在地區或地帶會議中，籌組國際扶輪計劃的有效執行的展示會，並且傳播這些值得注意的例子於地區內的扶輪社。

n  訪問地區內的扶輪社以說明有關特定國際扶輪計劃運作有效的例子，並且在計劃上提供資訊以幫助加強扶輪社的活動。

n  鼓勵並協助扶輪社國際扶輪計劃委員會主委執行他們的責任。

n  鼓勵在地區內扶輪社決定能由國際扶輪計劃受益的當地的需求。

n  藉由分享資訊及幫助扶輪社設定目標以確認國際扶輪計劃活動和當地非扶輪服務組織之間可合作之範圍。

n  管理有關國際扶輪計劃於地區性的成果。

n  推廣國際扶輪計劃目的和成果的出版品到地區內所有適當的扶輪或非扶輪的傳播媒介。

公共關係委員會 Public Relations Committee

地區公共關係委員會應推廣扶輪到外面的一般大眾，並且促成其對扶輪計劃的瞭解、認識及支持。同時，該委員會也應該讓扶輪社社員瞭解到有效的對外宣傳、有利的公共關係及一個正面的形象Positive Image對扶輪來說是需要且必要的目標。

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  鼓勵地區內的扶輪社以公共關係為優先。

n  推廣扶輪到外面的社會大眾，如媒體、社區領導人及扶輪計劃的受益人。

n  聯絡媒體報導地區計劃及活動具有報導價值的故事。

n  與地區總監及關鍵委員會之主委保持聯繫以持續得到相關地區計劃及活動的資訊。

n  與扶輪社分享國際扶輪公共關係的相關資訊。

n  尋求機會與個別的扶輪社說明公共關係的重要性。

地區年會委員會 District Conference Committee

在總監的指示下，地區年會委員會應計劃及推廣地區年會，並且執行必要的安排以確保最大的出席。

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  選擇地區年會地點及協調所有相關的後勤支援。

n  協調年會的財務以保證最大的出席。

n  提升年會出席情況，特別著重在

      ─ 新扶輪社社員，

      ─ 地區內新成立扶輪社的所有社員，及

      ─ 地區內每個扶輪社的代表。

n  推廣地區年會到外面的社會大眾，如媒體、社區領導人及扶輪計劃的受益人。

n  與地區訓練人合作，協調與地區年會共同舉辦的一個地區領導研習會DLS。

扶輪基金會委員會

地區扶輪基金會委員會係由地區內協助總監在教育、激發及激勵扶輪社社員參與扶輪基金會計劃和募款活動上有經驗及肯奉獻的扶輪社社員所組成。委員會則扮演扶輪基金會與扶輪社社員之間的聯絡人。

委員會結構 Committee Structure︰

地區扶輪基金會委員會的委員擔任七個小組委員會的主委，藉以達成下列進行中的基金會計劃及募款的活動︰

n  年度捐獻 Annual Giving

n  永久基金 Permanent Fund

n  獎學金 Scholarships

n  團體研究交換 Group Study Exchange

n  獎助金 Grants

n  根除小兒麻痺症等疾病 PolioPlus

n  前受獎人 Alumni

地區扶輪基金會委員會主委認為必要時，可合併一些小組委員會。

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  在總監的直接領導下，去計劃、協調及評估所有的地區基金會活動。

n  協助總監當選人在擬定他或她作為總監期間為實現的地區基金會目標前，獲得扶輪社社員的投入，特別是對於在國際講習會上所提出的年度計劃資金捐獻目標。

n  承擔任何沒有指定或運作的小組委員會責任。

n  擔任所有小組委員會的一個當然委員，並與所有的小組委員會保持接觸以知道他們的進展，及在委員會委員慎重的考慮下，直接提供支援給相關於當年度地區目標的那些小組委員會。

n  協助地區總監舉辦一個以地區內扶輪社社長、社長當選人、扶輪社扶輪基金會委員會及其他的扶輪社社員為對象的地區扶輪基金會講習會。

n  協助地區訓練人在社長當選人訓練會（PETS）及地區講習會中指導基金會會議。

n  鼓勵扶輪社至少在每季進行一個有關基金會的計劃。另外在11月－扶輪基金月The Rotary Foundation Month進行一個特別的節目。

n  鼓勵經由正常的年度計劃基金捐獻及對扶輪基金會永久基金的捐贈，以對基金會計劃高度的財務支持。

n  確保所有地區基金會募款及表揚活動的協調，包括年度計劃基金、永久基金、配合與輔助獎助金及根除小兒麻痺症等疾病夥伴計劃。

n  確保與扶輪社的扶輪基金會委員會保持足夠且有效的溝通，以傳達一種對扶輪基金會的認知與瞭解到地區內所有的扶輪社。

n  鼓勵扶輪社在扶輪網站（www.rotary.org）上取得最新的資訊。

n  向地域扶輪基金會協調人諮詢以取得執行委員會責任的支持。

扶輪國際年會推廣委員會

扶輪國際年會推廣委員會應在整個地區鼓勵扶輪社社員出席每年度扶輪國際年會。

任務與責任 Duties and Responsibilities︰

n  出席扶輪社和地區會議以推廣國際年會。

n  扮演國際年會資料和資訊的一種地方資源。

n  建立或擴展有關國際年會資訊的地區網站，並將其連結至國際扶輪網站上有關國際年會的部分上。

n  如有必要，將重要的國際年會資訊翻譯成當地的語言文字。

n  藉由電子郵件、信件及其他的聯絡的方法以確認出並以潛在的登記者為目標。