地區委員需知

角色與責任

□  引言

□  地區委員會的職責

□  地區委員會主委

□  溝通是關鍵

□  附錄一︰地區委員會的角色和責任

與扶輪社的合作

□  與扶輪社的溝通

□  協助扶輪社的地區工具

□  發展一個關鍵的通告

□  傳遞一個關鍵的通告

□  附錄二︰發展一個關鍵的通告

有效委員會的資源

□  地區層級資源

□  扶輪社層級之資源

□  社區資源

□  國際扶輪的資源

角色與責任

Roles and Responsibilities

溝通是關鍵

Communication Is Key

地區委員會扮演扶輪社與地區間資訊傳達的管道。而委員們必須與扶輪社社長、秘書及委員會委員們緊密的合作並提供必要的專門知識以協助扶輪社去達成它們的目標。為達成此項任務，地區委員會必須時常與地區總監、助理總監、其他地區、委員會的成員、及其他的地區領導人共同合作。 

為了達成連續性，地區委員會委員經常被重新任命去服務連續的任期。你作為一個委員會的一位委員必要的是要提供資訊給目前的地區領導，如同總監當選人及其他下屆領導人。提供有關地區內扶輪社優點和缺點的資訊，能幫助新的領導團隊於每年7月1日上任時，順利的接掌相關的職務。 

委員會內的溝通 Communication within the Committee

委員會委員間的溝通是必要的，經由協調彼此間的努力，將可使委員會的運作儘可能有效。委員會應定期集會以覆查並確認可利用的資源、討論進行中的計畫和新行動，並且應擬定達成委員會和地區目標的策略。

與總監的合作 Working with the Governor

如同助理總監，地區委員會經常扮演總監代理人的角色。當助理總監被視為在地區活動具有寬廣知識的〝通才〞Generalist時，地區委員會委員則被視為在特定地區目標及/或扶輪社功能上的〝專家〞Specialist。在與總監合作時，地區委員會執行下列功能是必要的︰

n  覆查由地區領導人所擬定的目標，如有需要，擬定針對該委員會特定職能的第二目標及方針﹔

n  將與委員會相關領域內之扶輪社進展情形向總監報告﹔

n  建議可在扶輪社和地區層級提出有關該委員會相關議題及事務的方法；及

n  作為總監專業知識的一種資源─提供關於委員會專業領域的最新資訊。

與助理總監合作 Work with Assistant Governors

身為地區委員會的一個委員，你將與助理總監（實質上扮演總監的眼睛、耳朵、手及聲音的人）密切的合作以協助總監管理在地區內的扶輪社。

在地區團隊訓練會District Team Training Seminar期間，你將與助理總監和總監當選人合作建立一個全年如何與扶輪社及彼此對方聯繫的溝通政策。一旦溝通的架構被清楚地記述，與助理總監共同合作以完成下列功能︰

n  提供成功的扶輪社計劃和節目例子給總監、助理總監及其他的地區委員會﹔

n  建立扶輪社層級支持地區委員會所發起的計劃﹔

n  鼓勵扶輪社領導人當在處理有關一個委員會主要功能的議題及事務時，直接與地區委員會諮詢；及

n  確認扶輪社的目標符合地區委員會所擬定的目標及方針。

與其他委員會的溝通 Communication with Other Committees

經常一個委員會的工作能補另一個委員會工作的不足，是以在如此的重複下需要密切的溝通。當你的地區將委員會劃分成各式各樣的範疇時，扶輪的工作經常會超出這些界限。例如，地區公共關係委員會的工作是在社區當中去提升扶輪的知名度可能影響地區社員發展委員會的工作。因此，委員會間共同合作以協調計劃和行動是絕對必要的。

達成目標的策略 Strategies to Achieve Goals

如同上述，地區委員會的一個主要職責是擬訂達到目標的策略。該委員會應確認有關其特定功能目標的成就正被穩定的進行著。下列步驟能幫助委員會委員共同合作以達成目標︰

n  決定你所希望達成可以衡量的結果measurable result。

n  概要說明達到這個目標所要採取的特別行動special actions。

n  每一種策略均應設定時間表time frame。

n  決定負責人people responsible執行每一步驟。

n  為達成目標應鼓勵全體委員參與committee-wide participation。

n  不斷激發委員會委員committee members motivated和參與involved服務工作。

n  考慮能夠幫助你達成目標的資源Resources與工具Tools。

n  評估Evaluate成功策略為用於達成後續委員會的目標。