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助理總監研討會 Assistant Governor Workshop 地區委員會研討會 District Committee Workshop
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地區團隊訓練會指南 District Team Training Seminar Leaders’ Guide地區委員會研討會District Committee Workshop 第一次研討會： 角色與責任 Session 1: Role and Responsibilities（90分鐘）
學習的目的Learning Objectives 1. 瞭解地區委員會的角色與責任。 2. 瞭解地區委員會主委的角色及責任。 3. 檢討一個有效能的扶輪社的要素。 4. 討論地區委員會在增進扶輪社效能上所扮演的角色。 5. 確認在扶輪社及地區層級上關鍵的關係。
材料Materials 講義*
投影片 a. 地區委員會District Committees b. 關鍵的關係Key Relationships c. 地區委員會─與扶輪社的合作District Committees — Working with Clubs d. 有效能扶輪社的四個要素 The Four Elements of Effective Clubs e. 地區的定義 The District: A Definition
* 請複印這些講義並發給與會者。
摘要 地區委員會 District Committees （30分鐘）____ TO ______ 地區委員會的一般責任是什麼？ What are the common responsibilities of district committees?
回答樣本 ─ 提供協助及指導扶輪社。 ─ 與總監當選人一起建立地區目標。 ─ 與地區領導人規劃策略以達到地區目標。 ─ 宣傳並出席地區訓練會及地區年會
訓練領導人備忘錄 － 你可以提供學員一份列示有相關聯絡資訊的地區委員會目錄及/或地區名錄(如果有的話)。 － 國際扶輪理事會推薦地區指派委員會以執行下列進行中的管理功能︰ - 社員發展 - 擴展 - 財務 - 公共關係 - 地區年會 - 扶輪基金會 - 扶輪國際年會推廣；及 - 自然進行中的地區層級計畫（例如，青年交換、扶輪青年服務團、扶輪青年領導獎、世界社會服務，等等。）
地區委員會扮演資訊管道的角色，密切地與扶輪社領導人合作並向他們提供專業知識。 □ 他們提供與地區相應計劃的特定功能。 □ 他們與總監當選人及助理總監合作，幫助扶輪社發展達成他們目標的策略。 □ 他們與相關國際扶輪、扶輪基金會委員會及行動委員會合作以傳達資訊到扶輪社。 □ 他們與其他的扶輪領導人合作以幫助地區及扶輪社層級執行與特定國際扶輪或扶輪基金會相關計劃或活動的行動。 □ 除了執行地區目標的一般責任外，每個地區委員會在整體地區組織內，有其唯一且特定的角色及責任。
訓練領導人備忘錄 ─ 考慮檢討一個或兩個地區委員會的特定角色及責任，以說明哪個責任對所有委員會是相通的，而哪個責任係針對一個特定的委員會。
地區委員會與誰合作？ With whom do district committees’ work?
回答樣本 地區領導人District Leaders︰ ─地區總監District governor ─地區總監當選人District governor-elect ─助理總監Assistant governors ─其外的地區委員會及他們的委員Other district committees and their members ─前地區總監Past district governors 扶輪社領導人Club Leaders︰ ─扶輪社社長Club presidents ─扶輪社秘書Club secretaries ─扶輪社委員會主委Club committee chairpersons
Ñ重點 □ 地區委員會必須與所有的扶輪社及地區參與者互動以便成功。 □ 溝通對確認貴委員會的有效性是必要的。
地區委員會主委的角色是什麼？ What is the role of the district committee chairperson?
Ñ重點 □ 與地區領導人及委員會委員合作以建立相關於貴委員會功能的目標。 □ 與委員會委員合作以發展一個達成委員會目標的行動計劃。 □ 定期與委員會委員溝通。 □ 使用建立的溝通協議，以傳播扶輪國際及扶輪基金會的相關資訊到整個地區的扶輪社員。 □ 監督及向地區領導人報告委員會的進步。 □ 扮演委員會委員的一種資源。 □ 確認委員有執行他們責任的技巧及知識。
在與總監合作時，你的責任是什麼？ In working with the governor, what are your responsibilities?
Ñ重點 □ 藉由檢討過去的目標及結果，以幫助發展相關貴委員會特定功能的目標。 □ 傳達地區內扶輪社的優點及缺點給總監及助理總監。 □
向總監及助理總監更新扶輪社的發展，並對有關貴委員會功能的爭論及問題提出建議的方法。
與扶輪社合作時，你的主要責任是什麼？ In working with clubs, what are your primary responsibilities?
訓練領導人備忘錄 － 下列關鍵點提供對地區委員會有關扶輪社責任的答案。 ─ 下一個研討會 －“與扶輪社合作“，提供有關地區委員會如何能與扶輪社領導人合作以幫助扶輪社達成目標並且變得更為有效的廣泛資訊。 ─ 重要的是要提醒參與者，助理總監與扶輪社係在一個進行中的基礎上合作。作為一個地區，有必要去討論及建立的一種有關朝向目標進行的溝通協議。
Ñ重點 □ 監督每一個扶輪社達成地區及它自己目標的進展。鼓勵扶輪社從貴委員會尋求幫助。 □ 鼓勵扶輪社遵循總監的要求及建議。 □ 教育扶輪社領導人有關他們可得到廣泛的地區及國際扶輪資源。 □ 確認及表彰傑出的扶輪社計劃及個別的扶輪社社員。
摘要 有效的扶輪社及地區領導 Effective Clubs and District Leadership （45分鐘）____ TO ______
什麼使扶輪社有效能？ What makes a club effective?
回答樣本 ─ 有效能扶輪社是由一群積極且被鼓勵的社員所組成。 ─ 有效能扶輪社致力於與他們的社區保持連繫。 ─ 有效能扶輪社會在他們的社區及其他國家的社區內成功的施行各項計劃。 ─ 有效能扶輪社會提供財務支援並參與扶輪基金會的活動。 ─ 有效能扶輪社會將訊息傳達給他們的社員。 ─ 有效能扶輪社的領導人會積極的參與地區訓練。
Ñ重點 □ 國際扶輪社為全世界各扶輪社之聯合會。 □ 當它的扶輪社有效率時，國際扶輪才會有效率。
什麼是有效扶輪社的四大關鍵區域？
有效能扶輪社的四個要素是什麼？ What are the four elements of effective Rotary clubs?
Ñ重點 □ 有效能的扶輪社能夠： - 維持並/或擴大其社員人數； - 成功辦理因應其社區與其他國家社區之需求的服務計劃； - 透過參與計劃與捐款來支持扶輪基金會； - 培養能夠在扶輪社層次以上服務的領導人。 □ 有效能扶輪社不但了解並完全配合國際扶輪的行政管理政策及程序。 □ 有效能的扶輪社行政管理提供一個扶輪有效率的基礎。
為什麼這四個要素是如此重要？ Why are these four elements so important? Ñ重點 □ 因為它們亦是扶輪社及地區規劃的指導方針。 □ 它們提供了一個達到成功的架構。
地區在支援有效能扶輪社的角色是什麼？ What is the role of the district in supporting effective clubs?
Ñ重點 根據程序手冊，“一個地區是扶輪社為管理目的而結合在地理上的區域。一個扶輪地區的活動及組織係為幫助個別扶輪社達成扶輪目標而存在。 □ 地區是一個行政管理單位，它的目的係為幫助扶輪社的有效性。 □ 這個單位的領導人包括總監、總監當選人、助理總監及地區委員會。 □ 在整個剩下的訓練會議中，你將集中於認明你及其外的地區領導人能一起合作以增加扶輪社有效性及扶輪社追求扶輪目標能力的方法。 貴委員會能做什麼以支援扶輪社的有效性？ What can your committee do to support club effectiveness? ?分發講義1-A 支援有效能扶輪社Supporting Effective Clubs 訓練領導人備忘錄 － 這個分組訓練時間約20分鐘。 － 如果一個委員會有多個委員參加，他們應該作為一個小組共同合作；否則，讓參與者獨立地工作。 － 利用“支援有效能扶輪社”工作表，要求各組利用10 分鐘發展他們的委員會能幫助扶輪社更為有效的想法。 － 每一個想法應該被寫進“支援有效能扶輪社”工作表中的適當象限內。 － 10分鐘過後，要求每組讀出他們所發展出的想法並且指出每一個想法所支援是哪一個扶輪社有效能的要素。 － 讓參與者討論其他的地區委員會如何能採用每一個想法。
摘要
成目標 Achieving Goals（20分鐘）____ TO ______ Ñ重點 □ 幫助扶輪社達成目標是地區委員會角色的重心。 □ 設定有效的目標是扶輪社成為有效的關鍵。
扶輪社什麼時候建立目標？ When do clubs establish goals?
Ñ重點 □ 在地區講習會上，你將有機會與下屆扶輪社委員會主委檢討扶輪社的目標。幫助他們開始明確地陳述扶輪社的目標，並檢閱該關鍵的扶輪社規劃工具─有效能扶輪社規劃指南 ( 862 ) 。
為什麼這些地區訓練會議很重要？ Why are these district training meetings important?
回答樣本 ─ 它們可讓地區領導與扶輪社分享地區目標及策略。 ─ 它們提供一個論壇讓各扶輪社分享問題並且尋求解決的方法。 ─ 它們提供一種接觸到扶輪的廣大世界的感覺。 ─ 它們提供聯誼的機會。 ─ 它們提供各扶輪社分享不同的資源並可策劃共同合作計劃的機會。
Ñ重點 □ 重要的是你要去推廣（並出席）這些會議。 □ 地區性的會議，如社長當選人訓練會及地區講習會，可提供下屆扶輪社職員在新的年度內所需具備的資訊及技術以確保為扶輪社有效地發揮應有的功能。
地區委員會如何支持扶輪社及地區目標的達成？ How do district committees support the achievement of club and district goals? 回答樣本 ─ 分享其他扶輪社已經成功的想法及策略 ─ 鼓勵扶輪社合作 ─ 擔任資源的角色 ─ 提供指導 ─ 引導與地區領導人互動 ─ 如同成功的策略一樣要去協助一般障礙的確認
在何處你可發現有關扶輪社已經建立目標的資訊？ Where will you find information about the goals that clubs have established? Ñ重點 □ 扶輪社要藉著使用有效能扶輪社規劃指南去建立目標。 □ 總監及助理總監應該有每一個扶輪社規劃指南的副本。 訓練領導人備忘錄 ─ 參考有效能扶輪社規劃指南並且與參與共同檢閱這份文件的基本章節。
你如何使用規劃指南？ How can you use the Planning Guide? 回答樣本 ─ 要求每個扶輪社準備規劃指南的副本以指出扶輪社們能從貴委員會的支持獲益。 － 在社長當選人訓練會（PETS）及地區講習會之前，與總監當選人合作以提出貴委員會能幫助扶輪社達成他們已經設立目標的其他方法。 訓練領導人備忘錄 ─ 回答參與者可能有的任何問題 ─ 感謝參與者
休會
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