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助理總監需知角色與責任□ 助理總監的職責□ 關鍵關係 與扶輪社的合作 □ 目標設定 □ 目標設定工作表 □ 對扶輪社的支持 □ 公式訪問 附錄 1.有效能扶輪社規劃指南(pdf檔) 2.地區訓練會議(pdf檔) 3.扶輪社訪問備忘錄(pdf檔) 資源 □ 地區層級資源 □ 扶輪社層級之資源 □ 社區資源 □ 國際扶輪的資源 附錄 總監的職務敘述/角色(pdf檔) |
扶輪社層級之資源 Club-level Resources 身為助理總監，你將密切和扶輪社工作去協助它們發揮極至的效率。極重要的是你要鼓勵扶輪社善於使用其本身的社員和領導人知識和經驗。這裏有許多可能性的資源存在於扶輪社層級，包含如下： n 扶輪社職員和其他扶輪社社員 n 前扶輪社領導人 n 扶輪社社員的眷屬 許多扶輪社常忽視鄰近扶輪社之扶輪社員。身為助理總監，有義務將所屬扶輪社聯繫團結。並鼓勵： n 社際會議 interclub meeting； n 聯合服務計劃；及 n 參與你分區裏的社長會議，並促進合作和分享理念及資源。 以下概述扶輪社領導人之關鍵職責： 社長 Club President 社長有責任帶領其扶輪社根據一個有效能扶輪社的四個要素去指導使它們的扶輪社儘可能的成功。在這個角色，扶輪社社長的首要功能是擔任領導者和激發者motivator，而非單純的管理者。社長必須和其他扶輪社領導人密切一起工作。 n 為扶輪社發展一套實際、但具挑戰性的目標； n 設定策略以達成這些目標； n 評估那些策略之成功度；及 n 對執行達成扶輪社目標之計劃和過程作任何需要的修正。 扶輪社社長通常要和其他地區領導人商議如何評定進展和接受資訊。 扶輪社秘書 Club Secretary 扶輪社秘書主要的工作是行政管理。秘書要 n 保持社員記錄； n 記錄例會出席； n 寄扶輪社、理事會、及委員會之開會通知； n 記錄和掌控會議時間； n 呈交國際扶輪要求之報告和費用； n 向國際扶輪秘書長報告新社員、社員退社、和其他扶輪社社員之異動；及 n 向總監報告社員人數和出席人數。 請勿低估此職務的重要性。秘書是扶輪社主要資訊管道。這是他們的職責去認知所有扶輪社活動因此他們有絕佳的位置去分辨該社的優與缺點。 扶輪社財務 Club Treasurer 扶輪社財務的任務是運籌管理一個扶輪社財務事務之執行、維護財務記錄、和協助規劃扶輪社財務預算。扶輪社財務的任務則明述在扶輪社細則裡。扶輪社財務 n 有權監管扶輪社所有的資金； n 在年度終了時，因要求，得向扶輪社理事會說明所有扶輪社資金流向；及 n 執行職務上應盡的職責。 如果該扶輪社未設財務，則由秘書來執行其職務。 扶輪社委員會 Club Committees 委員會是一個扶輪社的動力來源。委員會是以規劃、推廣計劃和執行活動，並以計劃來維持扶輪社及提供服務至當地社區和全世界的社區。假如一個委員會無法有效運作，該扶輪社不能達到它許多的目標。鼓勵扶輪社社長和其他扶輪社領導人緊密工作使扶輪社委員會更加有效率，它可藉由： n 清楚去定義每一委員會之目的； n 必要時可強化、解散、擴張或增加委員會； n 根據社員個別的興趣和才能來指派委員會委員； n 依完成委員會目的實際需要而限定人數； n 為每一委員會設定實質具體的任務； n 鼓勵委員會記錄其會議內容、計劃、決策、和結果；及 n 當有要求或狀況所需時要參與委員會會議。 扶輪社是根據如何使社團更有效率的原則來組織委員會。如此功能性基礎的委員會包含以下： n 社員之吸收和入社 n 新社員訓練和輔導 n 服務計劃 n 募款 n 扶輪基金會 n 扶輪社公共關係 n 扶輪社行政管理 鼓勵扶輪社去發展一個反應出它們的需要和目標的架構。
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