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助理總監需知角色與責任□ 助理總監的職責□ 關鍵關係 與扶輪社的合作 □ 目標設定 □ 目標設定工作表 □ 對扶輪社的支持 □ 公式訪問 附錄 1.有效能扶輪社規劃指南(pdf檔) 2.地區訓練會議(pdf檔) 3.扶輪社訪問備忘錄(pdf檔) 資源 □ 地區層級資源 □ 扶輪社層級之資源 □ 社區資源 □ 國際扶輪的資源 附錄 總監的職務敘述/角色(pdf檔) |
目標設定 Goal Setting 在你開始與扶輪社領導人一起以有效能扶輪社的四個要素來建立目標時你和扶輪社初次的互動就可能發生。當為社員、服務計劃、扶輪基金、未來領導人的發展、及扶輪社行政管理設定目標時，要與扶輪社一同檢討過去得失。身為助理總監，你應以一位〝管理顧問〞management consultant的身份，要以一種分享有關扶輪社如何能改善其運作之資訊的觀點，來分析過去得失趨勢和現在扶輪社的參與度。 n 明確地去定義目標 n 社員廣泛的參與 n 扶輪社、地區、和國際扶輪資源的知識 n 明確的溝通管道 你擔任位扶輪社領導人的經驗和擔任位助理總監的訓練將有助於你與扶輪社一起確定他們設定有意義的目標。協助扶輪社了解過去的表現和現在的能力來評估未來的潛能。你也需與扶輪社領導人工作使其了解一種有效目標的特性。 有效目標的特性 Characteristics of an Effective Goal 設定對扶輪社與其社區有意義的目標是一個扶輪社和其領導人們一種首要的順位。重要的是你鼓勵扶輪社設定目標要有 n 可達成的Achievable。 設定過度地野心的目標，會造成挫折。 n 具挑戰性Challenging。 具挑戰性的目標足以要求更廣大的參與度和團隊的合作。 n 可分享的Shared。 從事完成該工作的社員應參與該目標的設定並構築策略以達成它。 n 可衡量的Measurable。 一個目標要以提供一種確實且明確的重點的方式來說明好讓扶輪社員去遵從。 建立可達成的目標 Establishing Achievable Goals 你應和扶輪社密切一起建立一種有關社員、服務計劃、扶輪基金、未來領導人的發展、及扶輪社行政管理的多元目標。鼓勵扶輪社領導人與其他有多年知識經驗之扶輪社員咨詢有關扶輪社、它們的成果和其限制去確認這些目標是真實且反應扶輪社的能力和興趣。請點選〝目標確定工作表〞Goal-Setting Worksheet來指導你與扶輪社一起去設定目標。 此外，鼓勵扶輪社領導人重新參照扶輪社過去的記錄。這些記錄能提供 n 一種建立未來目標的基本原則； n 描述社員和出席的趨勢的資料能使扶輪社計劃和目的具體化；及 n 過去服務計劃的評估可以指示如何改善計劃和執行未來的計劃的方法。 請注意：可能需要與地區總監、或現任的助理總監咨詢，去檢討扶輪社的記錄。 使用有效能扶輪社規劃指南 Using the Planning Guide for Effective Rotary Clubs 有效能扶輪社規劃指南the Planning Guide for Effective Rotary Clubs是一個基本的和實際的目標設定的工具，會幫助你和扶輪社領導人去建立有關扶輪社有效率的四個關鍵範圍，如同一般扶輪社行政管理。此計劃指南也建議以一般策略去達成他們的目標的。 在社長當選人訓練會中，你將和下屆扶輪社社長建立臨時目標和發展暫行的行動步驟去填寫該指南。在地區講習會中，這些目標和步驟將必須作再更多的修改使之更精致。一份填好的有效能扶輪社規劃指南the Planning Guide for Effective Rotary Clubs副本應於七月一日提交給地區（助理總監或總監，依貴地區而定）。如果此計劃指南是要提交給總監時，請確認每一個扶輪社都要有一份副本報告給你。扶輪社也應保留他們自己的這份重要文件的副本。在隨後扶輪社公式訪問當中你將使用這本計劃指南來檢討扶輪社進展和建立目標並確定機會去隨時修正你對每一扶輪社的支持。 有效能扶輪社規劃指南the Planning Guide for Effective Rotary Clubs應由地區來收集，應被視為工作文件提供一個扶輪社達成目標的指標方針。身為助理總監，你有責任要和扶輪社領導人共同去確認並穩定發展該計劃指南中所既定的目標。 當和扶輪社共同建立目標，提醒扶輪社領導人考慮其目標的設定是否符合扶輪社結構。如有需要，則建議要去修改。在此過程中，很重要的是要注意國際扶輪理事會所推薦之特別委員會的架構，扶輪社可依其功能的需求修改其架構。例如，委員會如有重疊之職責，可以將之強化或刪除。或許也可以為職責或功能而增加新委員會而不包含其他扶輪社領導人或委員部。如必要，扶輪社可以修改其細則使之更精確反應該扶輪社實際組織架構。
修改扶輪社細則 Amending Club Bylaws 為了讓一個扶輪社去修改其委員會結構，它必須修改它的細則。細則可以在任何例會裏修改。 修改扶輪社細則 n 必須達到法定人數； n 必須2/3出席社員贊成；及 n 該修改案應在該會議前10天通知全體社員。 除了確認扶輪社的結構要對它的目標反應外，扶輪社領導人需動員社員們。鼓勵扶輪社領導人以下步驟來達成每一個目標： n 決定你所希望達成可以衡量的結果measurable result。 n 概要說明達到這個目標所要採取的特別行動special actions。 n 每一種策略均應設定時間表A time frame。 n 決定誰來負責Who is responsible實現每一步驟的執行人與協助人選。 n 為達成目標應鼓勵全体社員參與Club-wide participation。 n 不斷激發社員Members motivated和參與involved服務工作。 n 建立工作進展與成功的衡量標準Criteria for measuring your progress and success。 n 考慮能夠幫助你達成目標的資源與工具Resources and Tools。 n 評估Evaluate你的成功策略去學習如何較好去達成以利達成後續扶輪社的目標。 地區訓練會議在目標設定所扮演的角色 The Role of District Training Meeting in Goal Setting 你將被期盼去參與許多不同的地區會議，例如社長當選人訓練會Presidents-elect Training Seminar，地區講習會District Assembly，地區領導研習會District Leadership Seminar，和地區扶輪基金會講習會District Rotary Foundation Seminar。這些訓練會議的終極目標是使這些扶輪社變得更有效力和成為它們社區的更加實際的一部份。在這些會議裏，扶輪社領導人將受到嚴格訓練以提供他們實務的能力和知識以利他們該年度目標設定，並開發行動的計劃和策略來達成它們，並改善他們的團隊建立和解決問題的技巧。鼓勵促進你的扶輪社參與這些會議。 |
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