有效公關：扶輪社指南
EFFECTIVE PUBLIC RELATIONS： A GUIDE FOR ROTARY CLUBS
革新與科技讓扶輪邁向新的紀元
Innovation, technology promote Rotary in a new age.
過去十年來，見證了一項通訊方式的技術革命，即使和扶輪社員溝通亦受到影響。在電視、廣播、平面媒體傳統分享資訊的方式之外，如今增加了網際網路Internet──提供貨物、服務、構想交換以交流的廣大市場。透過網際網路，全球的人都可與資訊彼此互動。這種活動性讓人們更加緊密，打破原有的藩籬，使大眾取得資訊更加便利。
今天，利用電子件或全球資訊網,蒲隆地的扶輪社員可以和比利時的扶輪社員交談,隨時掌握雙方扶輪社之合作服務計劃的最新狀況。而且，只需一眨眼的工夫，他們也可以分享彼此的文件資料。扶輪社員可以透過國際電子佈告欄交換對各種議題的看法，也可瀏覽全球資訊網的網站，取得全球各地許多圖書館的資料。透過扶輪社與地區的網站，扶輪社員也可設立與其他扶社員或一般大眾進行資訊交流的網站。
扶輪社員國際電腦使用者聯誼會所頒發的「1997年度最佳扶輪社網站」得主──芬蘭的愛拉扶輪社與菲律的三寶顏扶輪社便是很好的範例，顯示出扶輪社員如何結合各種元素，成立一個有趣動人的網站。這兩個扶輪社的網站都列出例會時間、提供重要的聯絡資訊，並介紹該社的計劃。三寶顏扶輪社社員的網站還有一個提供及時新聞與 專題報導的「新聞眼」“Newsbits”單元、一份協助搜尋感興趣主題的網站地圖、以及扶輪歌曲的錄音，共可連結至其他扶輪社與社區團體網站。
這項科技革命對公關工作的影響十分深遠。網際網路使扶輪的消息得以更容易地與各地的一般民眾分享。而國際扶輪等組織可以直接透過線上公益團體傳播他們消息。
即使這種新通訊方式日益蓬勃，傳統的印刷或廣播媒體在傳播全球消息方面仍扮演關鍵的角色。有鑑於此，深入了解這項科技革命如何改變新聞記者取得新聞與判斷所得資訊的方法，對扶輪社來說便十分重要。憑著這份了解，扶輪社與地區的公關工作便得以大大提升。
以下是有關扶輪社如何建立網站與其他扶輪社員及媒體接觸的訣竅：
踏出第一步（Getting started）
在設立貴社或地區的網站之前，務必先查閱國際扶輪有關電子通訊的政策(可在扶輪的網站www.rotary. org/links中找到)。接下來，找出精通網際網路與願意提供網站規劃與設計指導的扶輪社員。也許貴社應該增加總站設計師的職業分類“Web developer classification”。美國奧勒岡中部(第5110地區)的「網路大師」（Webmaster）扶輪社員哈麗葉．舒勒Harriet Schloer，便曾協助世界各地許多扶輪社與地區著手規劃其網站。你可以在http://www．rotary．org/ whats new / frequ.上，下載她的（扶輪社上網指南）"Guide to Getting Your Rotary Club Up and Running on the Net"，還附有十分合用的簡介手冊。許多扶輪青年服務團團員與扶輪少年服務團團員都是電腦通，他們也許能夠撥出時間幫忙。扶輪社員也可在當地大學張貼佈告，尋找收費合宜的網站設計者。如果有必要的話，雇用網站設計師來規劃你的網站。一旦網站建立之後，務必要隨時更新其中的資料。
建立動人的首頁（Creating an attractive home page）
使用者在輸入你的網站位址後所進入的第一個畫面叫做首頁。這一頁算是貴社的門面，提供網站其餘內容的指引。你的指引畫面必須看起來很吸引人，很容易使用。因為圖形下載的速度較慢，所以網站中不要使用太多電腦藝術。
開發相關內容（Developing relevant content）
網站的內容不僅是資訊而已，同時也是互動交流的機會。一般人在網際網路上搜尋時，都想要參與互動式的單元，例如留言板、聊天室、及現場活動。除了這些互動的特色之外，貴社或地區的網站應該包含有關扶輪的一般資訊、貴社簡史、人道計劃的介紹、及如何申請扶輪基金會大使獎學金、團體研究交換、與職業交換小組的方法。網站還可以增添一些具有人情味描述扶輪工作性質的小故事或軼聞，以及未來活動(包括其他社區團體主辦的活動)的行事曆。你也可以列出與當地組織的合作關係一覽表並提供連結，讓上網者可以連至其他相關的網站。
宣傳貴社或地區的網站（Publicizing your club or district’s Web site）
隨時隨地宣傳貴社的電子郵件住址及網站位址，包括利用名片、信封信紙、社訊及出版品、電視與廣播的公益廣告。此外，將你的網站位址提供給當地的媒體，並印在分發給媒體的所有資料上。為了確保全球各地的記者與其他人可以取得你網站的資訊，務必向Yahoo(雅虎)與Altavista等主要搜索引擎登記你的網站名稱及關鍵字。登記表格可在Yahoo．com或Altavista．com取得。完整的搜索引擎位址一覽表可www.submitit. com/subcats.htm取得。
接觸媒體（Reaching out to the media）
貴社或地區的網站只是以線上方式提供資訊給媒體的其中一種而已。留意當地媒體與某些記者與專欄作家的電子郵件住址。向記者詢問取得使用其電子郵件的許可，並將這些姓名與地址輸入電腦資料庫以方便使用。
此外，你也可能想透過網路，檢索可能對扶輪社／地區活動感興趣的媒體討論區與媒體位址。建立關係的一個有效方法是在你的網站增添記者專用電子郵件。透過這項功能，記者可能表示他們對某些特定主題（例如住宅與衛生醫療）的興趣，然後登記只收到相關主題資訊。
評量網站的成效（Measuring Web site success）
在站設立後一個月，可以用曾經上過該網站的使用者數目來評估「交通流量」”traffic”。提供你網站服務的網際網路服務業者能與你配合，提供上述資料。你也可以在網站設定上站登記功能來計算使用者的數目。雖然這項功能無法提供確實的上站人數（因為有些人會選擇不登記），但也是貴社評估成效的一種方式。
扶輪社國際電腦使用者聯誼會主委，英國卡路佛斯扶輪員羅傑•席德爾Roger Siddle發起最佳網站的比賽。根據羅傑的估計，全球總計500個以上的扶輪社網站。他說：「扶輪社網站將增加服務機會與個人接觸，並有助於教育新社員與潛在社員。」「網際網路讓全球各地的扶社員與大眾更緊密地結合在一起。」
Innovation, technology promote Rotary in a new age.
革新與科技讓扶輪邁向新的紀元
「A club Web site will facilitate opportunities for service, personal contacts, and help educate new and potential members.」
「扶輪社網站將增加服務機會與個人接觸，並有助於教育新社員與潛在社員。」
「The Web is bringing together Rotarians and the public from all over the world.」
「網際網路讓全球各地的扶社員與大眾更緊密地結合在一起。」
作者:潘•史密斯Pam Smith是國際扶輪世界總部公共資訊部經理。