有效公關：扶輪社指南

EFFECTIVE PUBLIC RELATIONS： A GUIDE FOR ROTARY CLUBS

必備工具

新聞稿

  何人？何事？何處？何時？為何？如何？

   每份新聞稿都應該在前兩段──也就是一般所謂的稿頭──回答這些基本問題。新聞稿是傳送訊息給新聞媒體最基本、使用最廣泛的工具，可以提醒記者有一項活動，並作為新聞報導的基礎。

   同樣重要的是一個設計好的「新聞趣點」──一個驅使新聞媒體追蹤某個故事的充分理由。這個新聞趣點也指出新聞稿其餘部份的方向。

   新聞稿內容應簡潔客觀，意見應以引言方式呈現。決定那些資訊有助於對事情完整與明確的描述，刪除其餘不重要的資訊。一份新聞稿應該限於一至二頁，專注於一或二個重點。

   如果你發送新聞稿的對象是電視台，請考慮視覺效果的需求。你可以建議有拍攝好影片的機會，諸如特別的活動或名人出席。

構想推薦函

    構想推薦函比新聞稿更針對個人。這個公關工具提供一個可能引起讀者或觀眾興趣的新聞角度。你提一出一個新聞的構想，並表達自願協助記者發展這條新聞。這種信函應儘可能針對收信記者與媒體做修正與調整。

媒體資料夾

   有時候記者會要求比新聞稿更多的資訊尤其是活動舉辦時。媒體資料夾是個小型的資料夾(最好印有扶輪辨識符號)，包含關於貴社與扶輪的一般性資料，以及針對有關該次活動而發佈的資料。

媒體資料夾的資料應該包括:

•貴社的實況表

•關於該次計劃或活動的實況表或新聞稿

•國際扶輪或扶輪基金會相關計劃的實況表

•相關人物的生平介紹及照片

•活動流程

•其他相關照片

選擇性召開記者會

   扶輪社活動需要召開記者會的機會相當少。可是如果貴社要宣佈的事項具有重大的新聞價值，可以考慮召開記者會，邀請當地記者參加。可是如果活動的新聞性很有限，可發佈新聞稿，與記者個別接觸，安排採訪或訪問。

提供照片

   高品質的照片能大大提高你的新聞稿被採用的機會。拍照時請發揮想像力，拍出表現動作或陳述故事的照片。一群人盯著照相機的團體照片無法引起編輯的興趣。可能的話聘請專業攝影師。此外，報紙通常需要黑白照片。確定照片背面貼有照片說明，描述照片內容，並從左至右標示出人物的姓名。