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地區擴展與社員發展

District Expansion & Membership Development

防止社員流失試辦計劃

執行藍圖


國際扶輪最近提供各地區總藍此一試辦計劃的所有資訊,並邀請提報地區人內一個可能參加此一試辦計劃的扶輪社


假設

防止扶輪社員的流失對扶輪組織長遠的利益關係重大。

隨著再三強調員的重要,扶輪社的社員人數過去兩年迭有增加,可是參諸歷史,社員人數增加之後往往又大幅減少。過去數年,社員人數增加還是靠著在扶輪社流失社員之際不斷成立新社才獲得的結果。近年來,許多扶輪社已眼見它們為社員成長所作的種種努力因為未能防止社員流失而大受影響。

目的

找出有效的防止扶輪社新社員或現有社員流失的計劃或活動,並且評估扶輪世界各個地域此類計劃的效果。

時程

此一試辦計劃為期三年:200371日至2006630日。

參加者

此一試辦計劃辦理之根據如下:

34個地帶每一地帶各選出3個扶輪社,總共102個社;或者從每一地帶各選出2個扶輪社,但有與102個社相同的一般代表性,來參加此一試辦防止社員流失計劃。最後全部的參加者必須能保持各地域的均衡代表性。

遴選程序

•    每一個地帶之各地區總監會收到與防止流失社員試計劃有關的完整資訊,並且受到邀請提報地區內一個可能參加此一試辦計劃的扶輪社。

扶輪社必須參加一個已定好架構的吸收社員計劃,內容包括初步接觸、初步教育、介紹入社、融入社內、及社內持續教育及活動。現有社員將包括在此一計劃的融入社內、及社內持續教育及活動階段之中。每一扶輪社必須定期就計劃是否成功提出報告。

•    地區總監及扶輪社社長應注意:計劃內所含必須執行的項目旨在供作研究,以決定支持防止社員流失的最有效的行動或活動。

  • 秘書長就所有收到提報來的推薦名單進行初步篩選。

  • 國際扶輪2003-04年度社員發展及防止流失委員會的一個小組委員會將會審核被推薦的扶輪社並選取可參加的社。該小組委員會將會在三年期間監督此一試辦計劃的進展。

  • 參加扶輪社所屬地帶之國際扶輪社員協調人將支持及監督其地帶內參加社的進展。

參加條件

每一個被選出可參加此一試辦計劃的扶輪社必須以書面同意以下條件:

  • 扶輪社三分之二社員投票同意參加此一試辦計劃的所有層面,包括建議在世界總部舉行的追蹤會議。

  • 扶輪社同意在試辦期間全程參加此一計劃。

  • 扶輪社理事會同意在試辦期間全程參加此一計劃。

  • 扶輪社必須在國際扶輪及扶輪社之章程細則規定範圍內運作。

  • 扶輪社理事會應注意:計劃內所含必須執行的項目旨在供作研究,以決定支持防止社員流失的最有效的行動或活動。

  • 扶輪社同意完成及繳交所有報告及提供一切與此一試辦計劃有關且必須繳交的文件。

地區總監必須在提報參加此一試辦計劃的扶輪社時一併繳交一份上述條件的書面同意書,並且證明此一扶輪社運作良好狀況完備,至前一年度結束時並未積欠國際扶輪及地區款項。扶輪社欲繼續參加此一試辦計劃必須在試辦期間維持良好狀況。

應從種種扶輪社選出參加此一試辦計劃的扶輪社具均衡的代性:新社、老社、大社、小社、都會社及鄉下社。

訓練程序

國際扶輪社員協調人將以地域性監督單位的來行動。經過訓練後,必須依計劃的規定範圍教育個別的地區及扶輪社。

計劃

每一個扶輪社在參加此一試辦計劃的第一年必須嚴格遵守防止社員流失計劃的所有層面。

防止社員流失率及社員人數統計數字

扶輪社利用20017月半年報告社員名單與20027月半年報告社員名單相較之下即可算出先前的防止社員流失率(20017月半年報告社員名單與20027月半年報告社員名單相比較,把不再是社員的人數扣除後餘下的人數除以起始人數,即得出防止社員流失率,例如,20017月有34位社員;後來流失4位社員;把餘下的30人除以34人,即得出88%的防止社員流失率)

防止流失社員目標

防止社員流失率最起碼達到80%,才算是成功的例子。


執行時程

20031

地區總監受到邀請提報一個參加此一試辦計劃的扶輪社。

20032

試辦計劃資訊及說明寄給國際扶輪社員協調人。

20034

2003-04年度社員發展及防止流失委員會委員選出參加此一試辦計劃的扶輪社。扶輪社、地區總監、國際扶輪社員協調人收到入選通知。

20035

計劃資訊寄給參加的扶輪社及地區總監。

20037

第一年,扶輪社開始執行防止流失社員試辦計劃。

20041

繳交狀況報告到期。

20045

繳交年度狀況報告到期,並向扶輪社所屬特定地域提出建議此一計劃應作的變更及改善。

20047

第二年,扶輪社執行經核准的計劃變更。

20051

繳交狀況報告到期。

20056

繳交年度狀況報告到期。

20057

第三年。

200510

參加社出席在國際扶輪世界總部舉行的會議,討論前兩年的結果及此一計劃的優缺點。

20061

繳交狀況報告到期。

20066

繳交年度狀況報告到期。

200611

最後結果及建議繳交給國際扶輪理事會。

防止社員流失試辦計劃一結束即會分折結果,然後發展出一個防止社員流失計劃及準則供一般扶輪社使用。

 

參加國際扶輪

防止社員流失試辦計劃

申請表及同意書

國際扶輪基事會已核准一項供扶輪社參加的防止社員流失試辦計劃,為期三年,由200371日起至2006630止。各地區總監已受到邀請提報地區內一個可能參加此一試辦計劃的扶輪社。34個個地帶每一地帶將各選出3個扶輪社,總共102個社 ,來參加此一試辦防止社員流失計劃。

地區總監                已選出                  扶輪社為可能參加此一試辦計劃的扶輪社。如該社入選參加,必須參加一個已定好架構的吸收社員計劃,內容包括初步接觸、初步教育、介紹入社、融入社內、及社內持續教育及活動。現有社員將包括在此一計劃的融入社內、及社內持續教育及活動階段之中。每一扶輪社必須定期就計劃是否成功提出報告。

為求被考慮為可參參加此一試辦計劃的扶輪社,                 扶輪社必須以書面同意以下條件:

  • 扶輪社三分之二社員投票同意參加此一試辦計劃的所有層面,包括建議在世界總部舉行的追蹤會議。

                     □同意                                                  □不同意

  • 扶輪社同意在試辦期間全程參加此一計劃

                     □同意                                                  □不同意

  • 扶輪社理事會同意在試辦期間全程參加此一計劃。

                     □同意                                                  □不同意

  • 扶輪必須在國際扶輪及扶輪社之章程細則規定範圍內運作。

                     □同意                                                  □不同意

  • 扶輪社理事會應注意:計劃內所含必須執行的項目旨在供作研究,以決定支持防止社員流失的最有效的行動或活動。

                     □同意                                                  □不同意

  • 扶輪社同意完成及繳交所有報告及提供一切與此一試辦計劃有關且必須繳交的文件。

        □同意      □不同意

同意以上條件者為2002-03年度職員,                             扶輪社

                     社長                   秘書   日期:             

                     地區總監               地區   日期:             

                     地區總監當選人         地區   日期:             
 


國際扶輪防止社員流失試辦計劃準則第一年

200371

每一個扶輪社在參加此一試辦計劃初期必須遵守以下步驟:

1. 尋找你的社區中優秀合格的成員。

  • 扶輪社必須訂定一套明確的程序以尋找你的社區中優秀合格的成員。審慎尋找優秀合格的潛在社員有助於改善防止社員流失率。這些人應是專業人士、社區領袖、且致力奉獻於服務。

  • 扶輪社必須準備一項最新的職業分類調查,用來作為尋找潛在社員的指南。

  • 扶輪社必須與社區中的其他組織合作,以尋找潛在社員的新來源(商會、專業或事業的組織)

2. 向所有來訪的非社員或準社員介紹國際扶輪各項計劃並提供一份扶輪社簡介說明扶輪社服務的種種努力。

  • 扶輪社必須編印及分發一份該社的簡介。此一文件可夾在這是扶輪小冊中,贈與來訪者。

  • 扶輪社必須訂定一套公關計劃以持續向一般大眾介紹該社在社區中作些什麼及有那些成就。公關計劃應有多種層面,且應包含新聞性文章、國際扶輪公共服務聲明、四大考驗廣告及看板。

3. 由推薦者及社員委員會一位委員親自拜訪及邀請準社員。

  • 扶輪社必須訂定一套明確的計劃以邀請準社員。可由一位扶輪社員在拜訪時提出邀請、另一位社員另外提供扶輪知識並且作為準社員在該社聯絡的另一人。

  • 所有扶輪社員必須接受教育瞭解向準社員提出邀請的程序。扶輪社必須分發如何推薦新社員(#254)小冊給該社所有社員。

  • 扶輪社必須持續協助推薦準社員之社員達成目標,並把功勞歸於推薦者。

  • 扶輪社必須記錄受邀者最後及接受成為社員的百分比。

4. 適當訓練潛在新社員

  • 扶輪社必須訂定一套入社前訓練計劃,包含提供以下幾項資訊:

  1. 社區服務的努力及成果

  2. 扶輪服務及友誼的國際範圍

  3. 扶輪強調高標準的德性及正直