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地區擴展與社員發展

District Expansion & Membership Development

新社籌組的步驟

Organizational Steps

 

I. 第一次籌備會議First planning meeting

你籌組新扶輪社的第一步驟是與輔導社(Sponsor Club)的職員及其擴展委員會共同舉行一個籌備會議。這個會議要在輔導社已同意輔導這個新社之後,及實際組織工作開始之前來召開。而你要以地區總監個人代表的身份來主持這個會議以及往後的會議。

這是你的責任來策劃一種程序,包括你與輔導社之間的責任劃分;羅致未來的新社社員的方式;組織新社的程序;以及新社在成立的那幾個月內所需要的協助。然而,由於各地區及各種情況的變化都很大,所以無法在此列出一個明確的任務表來。

輔導社的責任一般是:

1.      協助特別代表策劃並成功的達成籌組新社;

2.      幫助籌劃新社早期的節目;

3.      引導新社發展成為國際扶輪的一員;以及

4.      國際扶輪要求在新社成立的第一年當中每三個月要向地區總監報告新社進展情形。

對輔導社的建議:

Suggestions for the sponsor club

¨ 要有人負責準備新社例會慣用的物件,如:會議鐘及議事槌,社員名牌(identification badges),補出席卡(make-up cards),及扶輪旗(Rotary banner)。

¨ 在早期的會議上,輔導社的秘書要擔任新社的代理秘書(acting secretary)。

¨ 社長要與特別代表(special representative)一起參加新社的第一次理事會。

¨ 經驗豐富的社員們應該幫助舉辦那些專為新社的社員所召開的扶輪知識與社員須知的會議。

 

II. 第二次籌備會Second planning meeting

單獨與輔導社的擴展委員們開一個會。很重要的是要讓每位與會人士都要了解到該次會議中對新社所做的任何決定都是臨時性的,對新社的社員不具約束力。

提出一套羅致創社社員(charter member)的計劃。並要小心確保該扶輪社不但會有最佳社員人選並且會恪守國際扶輪理事會及扶輪章程細則的要求。

要與為新社吸收新社員的社員們複習一下模範扶輪社章程(the Standard Rotary Club Constitution)內有關社員及職業分類的規定。模範扶輪社章程及建議扶輪社細則(the Recommended Rotary Club Bylaw)(12A-EN12B-EN)的版本可以從你的服務代表那裡取得。

創社社員們的事業及專業方面的多元化是很重要的,因此在可能的情形下,每一組相關職業分類(所謂大分類Major Classification)的項目下只填補一個個別職業小分類(Minor Classification)。在特殊狀況下需要在同一大分類項目下吸收兩個或更多個個別小分類之社員時,他們的社員人數也不得超過全部創社社員之10%為原則

甚麼是一組相關的職業分類(所謂職業大分類Major Classification)呢?例如:商業銀行、財務規劃、儲蓄及貸款協會、小額借貸公司、股票經紀公司及投資公司可以各別而又適當的單獨分成一個職業小分類,然而他們在相關職業分類的組合上又都可以置於金融該組的職業大分類之下。因此,如果一個創社名冊包涵了二十四個職業小分類,則不可以於職業大分類有多於兩個的職業小分類貸予創社社員(不超過全部創社社員之10%原則)。

通知輔導社社長第一次組織會議(the first organization meeting)召開的日期時間及地點,以便能向輔導社社員們宣佈。也同時通知未來的新社社員們及地區總監。

要未來的社員們填一份社員資料表(“Membership Information”form)【一個建議的表格附在第四章裡】。而該社員資料表不但在準備創社社員名單時很有用,並且對新扶輪社的秘書將更是一項有價值的記錄。

l      要作下列的一些暫時性的決定;有關它的要求請參閱填寫申請文件的章節裡。

¨       社名將與其所在地方相同。

¨       敘述區域界限(Territorial Limits)。

¨       常年社費(Annual Dues):          (不少於US$40或當地等值貨幣)

¨       入社費(Admission Fee):        (不少於US$25或當地等值貨幣)

¨       指派臨時財務:            來管理新社的金錢

¨       新社員之付款或安排其付款。【入社費及其他款項應繳給扶輪社,但如果一位未來的新社社友在參加了組織會議(Organization Meeting)以後,他希望退出時,這些款項應予退還。】

•   例會細節(開會之時日應與附近各社錯開,以利補出席)

•   例會日期:              

•   例會時間:              

•   例會地點:              

¨       臨時社(provisional club)的第一次例會日期:        

¨       安排適當的第一次例會的地點

¨       作一個穩住創社社員的計劃

l      在準備未來社員名單時應考慮如下:

¨       由區域內俱領導地位的事業及專業人士裡面找尋合格的社員

¨       可能成為新社社員的現有的扶輪社員

¨       區域內的前扶輪社社員

¨       區域內的退休的合格的主管級人員

¨       域市及企業的電話簿是很好的資訊來源。

當四到六個合格人士同意成為新社的社員時,你就可以進行下一步驟:組織人員第一次會議。

 

III. 組織人員(未來新社社員)第一次會議

First meeting of organization group

由特別代表來主持這個與輔導社擴展委員會全體委員及任何新社未來的社員共同參與的會議。

請一一檢討以下的項目並作個決定,或以此採取其他行動(完成時請在框內作個記號ˇ:

¨ 確定開會的時間,日期及地點,決定入社費及常年社費。

¨ 指派一位臨時的財務開始收取未來新社社員的各項費用。

¨ 說明未來會期的安排並達成往後每週例會的共視。強調良好的出席習慣對社的組織及成長的重要性。

¨ 檢討被邀請來參加往後會議並將成為創社社員的名單,並將他們列入名冊中。在第一次會議中,此一工作的目的主要是向這些核心的成員們表示他們將是他們的扶輪社的創始人。並請在訪問那些未來新社社員時分發這是扶輪This Is Rotary)(001-EN)摺頁資料。如果你需要這份印刷品,你的服務代表(Service Representative)將會提供你免費的50份。

¨ 向將成為創社社員的人們詳說社員資格規定及職業分類的原則,來引導他們去羅致更多的社員。該次解說可包括以下幾點:

1)   每一社員應被〝貸予〞某個職業分類,而該分類代表了該社員本人或他所屬的公司或機構的主要及公認的企業或專業活動。

2)   每一社員的事業或專業活動必須不是任何其他社員所提供的。

3)   創社社員們的事業及專業方面的多元化是很重要的,因此在可能的情形下,每一組相關職業分類(所謂大分類Major Classification)的項目下只填補一個個別職業小分類(Minor Classification)。在特殊狀況下需要在同一大分類項目下吸收兩個或更多個個別小分類之社員時,他們的社員人數也不得超過全部創社社員之10%(通稱為10%原則)。

4)   大部份的創社社員必須在新社的區域界限內居住或工作者。其餘的社員們必須在該新社所在的市鎮行政區域界限以內居住或工作;在其緊鄰扶輪社之社界區域之內者;或該社區域以外之緊鄰社區內,而該社區並不屬於任何扶輪社的區域界限內者。國際扶輪理事會(Board)業已定義業務地點Place of Business)如下:對扶輪社現職社員而言,「業務地點」是意指該現職社員或被推薦的現職社員正常從事他的事業或專業職責及活動的場所。

組織會議可能需要再繼續召開,但是一當這個組織人員決定每一週定期開會,決議採用模範扶輪社章程及施行細則,並決定申請加入國際扶輪時,它即成為一個臨時扶輪社Provisional Rotary club )。此時,沒有參加他們自己例會的扶輪社員可以參與這一個臨時扶輪社例會來〝補出席〞(Make up)。

 

IV. 臨時扶輪社的第一次例會

First meeting of the provisional Rotary club

該會議是由特別代表來主持,並建議依照一般扶輪社的方式來召開。

一個建議的議程如下:

¨ 介紹Introduction:與會人士當自我介紹,並說明他們的職業;特別要提到那些確定擬加入新社當社員的前扶輪社員(Former Rotarians)。

¨ “扶輪宗旨Object of Rotary)應由輔導社社長,或貴賓來朗誦。

¨ 分發每人一份這是扶輪This Is Rotary)(001-EN)。(可免費50份)

¨ 解釋扶輪對社區及社員的意義參閱程序手冊Manual of Procedure035-EN)。

¨ 簡單說明各種地區會議及國際年會(international convention)的目的。

¨ 解釋出席規定及說明當地那些地方可以補出席。

¨ 強調社員資格要求:品行端正、在事業或專業上有聲譽之成年人士,並且

1.      為公認正當事業或專業之東主、合夥人、主管或經理;

2.      在任何公認正當事業或專業,或其分支機構,擔任重要職位,有行政權力,且有處裡權者;且

3.      其業務地點或住所亦在本社區域以內者,或在該社所在城市之共同地區內,或其緊鄰扶輪社之社界區域內,或該社區域以外之緊鄰的無別的扶輪社佔有的區域內者。

4.      除宗教、新聞事業與外交等類別及除細則規定有關增額現職社員之條款外,每一事業或專業類別不得有一人以上之現職社員。

¨ 解釋增額現職社員(Additional Active Members),退職社員(Past Service Membership)及資深現職社員(Senior Active Membership)。

¨ 解釋財務義務及第一次應付金額,$             

¨ 收取尚未繳來的支票,提醒其他人下週帶來。

¨ 節目:放映介紹扶輪Introduction to Rotary錄影帶(449-EN)。並保留討論時間

¨ 公告並解釋以後例會的會期。

¨ 散會。

 

V. 臨時扶輪社第二次例會

Second meeting of the provisional Rotary club

由特別代表來主持。並依遵照輔導社或本地其他的扶輪社的會議方式來召開。

如下議程:

¨ 介紹(Introduction:與會人士當自我介紹,並說明他們的職業;特別要提到那些確定擬加入新社當社員的前扶輪社員(former Rotarians)。

¨ 重複第一次例會中提及的扶輪知識。這個時候重複是無害的,因為有些人這時才第一次參加。複習下社員資格及職業分類的規定,並解釋扶輪社員的責任及特權。

¨ 朗讀扶輪宗旨

¨ 分發這是扶輪001-EN)給上次未拿到的人士。

¨ 敘述上次所決定的每週例會的時間,地點:

¨ 星期      ;時間        ;地點                   

¨ 解釋財務義務及第一次應繳金額,$               

¨ 收取尚未繳交的支票,並提醒其他人下週要帶來。

¨ 宣佈下次會議時(假設那時將有至少20位的創社社員時)得通過新社的扶輪社章程及細則,並選出職員及理事,全體參與者員應準備出席投票。

¨ 宣佈並解說下幾次的例會時間。

 

VI. 臨時扶輪社的第三次例會

Third meeting of the provisional Rotary club

在本次例會,該扶輪社一般會向國際扶輪申請為會員社。

一旦有20位或20位以上同意成為創社社員並已繳納入社費(Admission Fee)時,則該次例會便應舉行選舉扶輪社的職員,並通過採用模範扶輪社章程及細則,並完成申請的文件。

特別代表應當安排並主持該次會議,並依輔導社或當地其他扶輪社會議的方式來舉行,同時,包括膳事的按排。

建議議程如下:

¨ 通過採用模範扶輪社章程(the Standard Rotary Club Constitution)(12A-EN)。

¨ 選定社名,社名應與所在區域相同,如果此社是同一區域內新增加的一社,則它的名字應與所在區域相同外,另應加上藉以區別或其他適當的附注。名稱要在國際扶輪理事會准許後,才算正式。在與你地區的服務代表(district’s service representative)聯繫以前不要把名稱印在任何物品之上。

¨ 描述區域的界限(the territorial limits)。

¨ 通過採用之扶輪社細則不能與國際扶輪章程及細則以及模範扶輪社章程(見程序手冊中之黃色頁)相違背。

¨ 選定每週例會的時間,地點。

¨ 選定每年的幾月幾日為新社社內選舉職員之年會(Annual Meeting),它必須在每年度71日到1231日之間召開。

¨ 選定每月理事會在那一週的那一日舉行。

¨ 決定入社費(admission fee)及常年會費(membership dues

¨ 申請加入國際扶輪為會員社申請書中要加以瞭解並同意之各點應向社員說明,社員應同意維持申請書中所列扶輪的基本特性。

職員選舉Election of officers

領導能力的在新社裡是很重要的。職員及理事的選舉要基於他們願景,領導及行政能力的特質,以及隨時準備去貢獻推行扶輪社裡工作所需時間。幫助扶輪社職員的選舉是件好事。

緊接著這次例會之後立即召開理事會。由你(總監特別代表)來主持理事會並選出下列的職員:

                                               

社長當選人                                         

                                             

*可選多於一個的副社長

                                               

                                                 

                                                 

會後,你與社長及秘書一起完成成立扶輪社全部所需的文書工作,這時,每位創社社員美金15員的支票應已準備好。

完成申請文件Complete application documents

確定申請文件已完成所有細節。在審查申請時,國際扶輪理事會必須嚴格遵照國際扶輪章程文件中對會員資格的全部規定。

文件呈送地區總監

Send documents to district governor

當申請文件準備齊備後,應與每位社員證書費(charter fee)美金l5元【或國際扶輪財務代理人Fiscal AgentR.I.)的收據】一起呈交地區總監,總監一簽完字,將送至國際扶輪秘書處轉呈國際扶輪理事會。在國際扶輪理事會對該社申請處理之前,該社不得選舉其他新社員。

 

VII.以後的會議Subsequent meetings

在通過採用模範扶輪章程及細則,選出它的職員,並申請參加國際扶輪為會員社,新選出的社長在以後會議中擔任主席,特別代表應繼續出席例會。下列建議的議程可以幫助策劃一些這類的會議。尤其是此時期很重要的是新社員們應該要去澈底的了解扶輪。而輔導社社員們,其他的扶輪社,及地區委員會委員們對此點都能有相當的幫助。

第四次會議Fourth meeting

特別代表宣佈進行會議,但不宣佈開會。接著先由特別代表來介紹新選上的理事及職員們,並將議事槌送交給社長。從此新社社長負責並主持例會。應依從輔導社或本地其他扶輪社例會方式,包括膳事安排。

第五次會議Fifth meeting

從此以後社長主持所有的會議。開會形式與本地其他扶輪社例會方式相同。節目可包括地區總監或一位地區主委的來訪,或者其他扶輪知識的節目。

 

VII. 協助新社籌劃節目和授証會議(晚會)

(Assistance to new club in planning programs & charter meeting)

特別代表及輔導社應協助新社籌劃其成立後最初幾個月的例會節目。

國際扶輪收到臨時社申請加入為會員社時將會寄一份「扶輪社職員資料袋the Club Officers’ Kit225-EN)及其他資料給新社的秘書(參閱第四章)。

新社獲准加入國際扶輪Admission of Club

R.I.理事會核准臨時社之申請書後,臨時社即成R.I.的一個會員社,此一消息立刻通知地區總監。

R.I.亦會寄更多資料給秘書,以協助其發揮扶輪社的功能。

特別代表仍須繼續執行其職責直至社長、秘書及各主要委員會的主委們對他們各人的職責完全了解與足夠的認識。

確保新社社員對職業分類原則及社員資格規定有清晰的了解是很重要的,如此新社的成長才能在一個健全的基礎上。

授証會議(晚會)Charter presentation meeting

新社的社証,經國際扶輪社長簽字蓋章後,通常會在新社獲准為會員社之後兩星期內寄交地區總監。地區總監亦於該證書上連署簽名。

授證會議(晚會)應是一個扶輪社的歷史中最值得紀念的事件之一。同時也是新的一群被歡迎正式加入扶輪聯誼的場合,然而必須在這個組織能夠像一個扶輪社一樣運作之後才正式的授與社證。其實,臨時扶輪社只要在R.I.理事會批准其為國際扶輪的會員社時,即成為一正式的扶輪社。

授證會議在申請入會批准之通知未收到以前,絕對不可設定授證之日期,此舉可避因申請核准遭到意外的延遲所引發尷尬的場面。再者,新社應在協助策劃這個重要的授証會議上扮演積極的角色。這新的一群能有機會在真正授証前舉行幾次會議俾使社員們能可以更加相識並學習如何組成一個大家一起工作的扶輪社。

策劃慶祝這個扶輪社核准成為會員社的一些建議可以在(第四章)授証會議之策劃中找到。

授証會議必須洋溢喜氣而又莊嚴,且其節目特色應是一種富有激勵性的扶輪演說,並由地區總監授與社證。

第一年期間的引導

Guidance during the first year

在新社接受他們的證書後,特別代表、輔導委員與輔導社仍應給予他們大量的協助-尤其是在第一年內。

R.I.理事會要求每個輔導社在第一年中,每三個月向地區總監提出有關新社進步情形的報告。(參閱本手冊的第四章內之指導新扶輪社)。

第一個半年報告及會費

First Semiannual Report & Dues

516日到630日成為會員社的新扶輪社免繳71日的半年報告及會費。同樣的,在1116日到1231日成為會員社的新扶輪社也免繳11日的半年報告及會費。新(非創社)社員在七月至九月及一月至三月間入會者應按比例繳交報告及費用。