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地區擴展與社員發展

District Expansion & Membership Development

指導新的扶輪社
Guiding the New Rotary Club

 


一個新社的職員是需要特別代表及輔導社許多幫助及指導。而一個扶輪社能有多少成就,端賴該社最初幾個月中其組織與管理的好壞來決定。

新社社長The president of the new club

社長的第一項工作是組織它的各委員會。去深入了解各社員並且選擇最有能力的人來成立委員會,社長才能讓他們分擔許多的任務。

 

委員會組織在開頭是很重要

Committee organization is important at the beginning

提醒社長注意建議扶輪社細則中之第七章及八章,有關各委員會,以及本手冊內建議性委員會組織表。複習組織表並強調其重要性。

扶輪社社長一般在成立的第一年會有延緩某些委員會指派的傾向。這種傾向必須防止。有些委員會即使在第一年內僅有一位委員,也應指派,以便用此實例向社員們說明委員會的重要性。

社長應鼓舞各委員會去推動它的工作。

 

鼓勵委員會自開始便要積極活動

Encourage active committees from start

每一委員會在成立後應立即召開會議,以使委員們能了解他的責任並計劃活動。起初的計劃應精心設計,委員會會議決議報告及計劃應儘早提交理事會。

一個幫助的方法是讓輔導社的各委員會主委與新社的相對應的主委聚會,而新社的各委員會可被輔導社的各委員邀請觀摩其例行會議以了解一個有經驗的委員會如何運作。

 

理事會主導The board of directors runs the show

新社社員應了解在扶輪社裡,理事會是一社的管理主體。社長應在臨時扶輪社成立的一個星期內召開理事會。並在此會議中,組織的細節應該完成,所指派委員會要提出給理事會同意,計劃下六週的節目,各理事的責任要解說清楚。

特別代表應出席此一會議;所有理事也須出席。(會議需有充裕的時間,並於適當的地點召開,以便進行充分的討論。)

在此會議中,理事會應:

1. 處理社內全部事務,以免於例會中討論社務。

2. 以一種講求效率但極友善的態度來主持會議。

3. 鼓勵每位理事準備好特別報告,以便理事會能夠處理。

4. 準時開會,迅速結束。

5. 使全體扶輪社友們知曉理事會之決議事項。

 

秘書必須保留完整擋案記錄

The secretary must keep complete records

扶輪社的擋案資料記錄是非常重要的,它們從一開始就必須完整,並且永久保存。如果新社秘書不能立刻建立一個永久記錄保管制度的話,則該社的記錄將不能完整無缺。因此務必使這位新秘書確切了解這一點。並要求輔導社的秘書與新社秘書會晤,並幫助他建立一套良好的記錄保管系統。

秘書能立刻開始收集籌組會議的各相關資料;保管一份創社社員名單資料、社員變更及退社資料。秘書應有一份包括如該社決定採用並已列入第一、第二章之「模範扶輪社章程」,及一份扶輪社決定並已列入條款之「建議採用扶輪社細則」;以及程序手冊。這些文件應該是該社的永久記錄。並協助該秘書建立一套簡單實用的系統來作出席記錄,並鼓勵記載那些將來有意再尋找的重要軼事。秘書必須準備該社的每月出席報告,並確使該報告能在下一個月十五日以前送達地區總監。

 

社刊能促進扶輪社計劃的發展

The club bulletin promotes Rotary’s program

協助新社開始編印社刊。一份社刊可以鼓舞社員參與的興趣並提高出席率。社刊可以發佈近期例會的節目,以及有關社、社員以及全世界扶輪之趣聞。新社社刊編輯應與輔導社社刊編輯會晤,以獲得一些如何編寫及出版社刊的方法。

 

扶輪文獻之使用Use of Rotary literature

在新社批准成為國際扶輪會員社之後,一套扶輪文獻及資料會寄給秘書,請參閱本手冊的表列。

 

第一次社務行政會議The first club assembly

一旦選出理事會,並指派了委員會,社長應立即召開第一次社務行政會議,這是一個策劃會議(planning session)。各委員會主委商討他們委員會的計劃及職責。屆時,他們將會發現這個會議對他們多麼的有幫助,並能體認出它將會是委員會計劃的催化劑及一種把這些委員會的計劃與社的節目密切結合的途徑。

 

例會節目The weekly club program

我們至少要計劃出扶輪社生活中最初六週的節目。總監特別代表要與社長及節目主委密切工作,並確定他們能把如何策劃獲得並呈現良好節目的技巧付諸實施,包括對主講人的禮遇等。請將你的扶輪社的經驗提供給他們。

可行的節目建議是要適合新社目前的需要,這點極有幫助,但是也不要太過份幫助以免使得他們依賴輔導社及其他扶輪社來提供節目。然而,一定得幫助他們訂出他們自己社友及由社外提供節目的一種均衡的節目時間表。

新社成立的前三個月,社裡應有比已有歷史的社有更多有關扶輪知識的節目。他們應該有足夠的這類節目以幫助社友們去了解扶輪以及其運作原理。並指示新社要均衡性例會節目以求涵蓋所有的四大服務。並且讓節目主委知道主講人可從地區獲得幫助。

 

一個成功例會的技巧The mechanics of a good meeting

應向社長及節目主委強調以下有助於開好一次成功的扶輪會議所需注意的幾個重點:

1. 即時開會並迅速結束會議。

2. 找一個安靜、隱蔽的地方開會。

3. 餐飲服務應迅速並充分足夠。

4. 在正式議程前要有少許的時間提供扶輪歌合唱之用。

5. 對來訪社友及來賓要誠摯的接待。

6. 介紹主講人要簡單充分。

7. 事前應讓主講人知道他有多少時間演講。

8. 預算節目時間以確保主講人有足夠的演說時間。

9. 向主講人致謝,並確實支付任何答應支付的費用。

10. 致送主講人感謝卡及社刊或報紙中的有關報導。

 

扶輪社的成長計劃A plan for club growth

總監特別代表必須向新社的職員們強調扶輪社成長計劃的重要性。這即是要有一個經仔細策劃穩健增加社員的計劃。也必須讓全體社員了解此一計劃,並共同負起責任來致力於此一計劃有效的實行。

同時,每位社員也應當了解扶輪社中職業分類的原則。因此,為了達到此一目的,新社應針對這個主題儘早召開一個會議。並應從事一次社區內職業分類調查來編製一份已補、待補之職業分類名冊,而此一名冊應能確切反映該社區域界限內及鄰近區域中實際有的事業及專業組成的份子。

然而,每一位社員也必須知道如何去推薦及選舉一位社員的程序,這一點已列在扶輪社細則第十一章中。同時,也應讓社員在例會及社刊中去得到這些相關的知識。在他們討論時要發給社員推薦表及申請表。並播放有關扶輪四大服務介紹扶輪Introduction to Rotary”449-EN)的電視錄影帶。

 

六個月之後After six months

六個月之後,檢查下列各點以明白該扶輪社的進展情形:

1. 要有良好及周詳計劃的例會節目。

2. 各委員會應已有服務計劃,並已付諸實施中。

3. 每月召開理事會。

4. 扶輪社已有一個社員成長計劃。

5. 平均出度率正在有改善中。

 

一些輔導社可以做的事:

Here are some things that the sponsoring club can do

1.      計劃與新社舉行埠際會議(Intercity meeting)。

2.      注意社友是否經常參加新社的例會。

3.      勉勵新社社員出席附近扶輪社例會。(尤其是輔導社的例會,好讓新社社員知道輔導社有趣的節目。)

4.      確實做到出國旅行的社員應有一冊扶輪社公式名錄Official Directory )。