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地區擴展與社員發展

District Expansion & Membership Development

授證會議之籌備

Planning for the Charter Presentation Meeting

 


日期及地點:Date and place

地區總監在特別代表與幾位新職員們的合作之下訂定授證會議的日期、時間。新社的職員們在特別代表的協助下來安排授証會議的場所。在國際扶輪核准為會員社後,這臨時團體即成為正式的扶輪社,因此,授證實際上僅僅只是一種儀式,但卻是很重要的。

在選擇日期時,應注意要有足夠的時間來仔細的策劃節目與接待,及地區方面的宣傳。日期的挑選儘可能不要與地區內其他重大的活動日期相衝突,以便地區內其他社社員能夠參加。會議地點的選擇當然得依設備是否完整及預定出席人數來做決定。

 

費用預算:Estimate of expenses

授証會議費用不得有赤字出現這點是非常的重要。所有的開支應包括在餐券內,且應留意把花費保持在一個合理的程度。

在編列預算時,重要的是要預估出席的人數及每餐的實際費用。其他也要準備的是如:

·    議程表、餐券、座位卡、邀請卡、宣傳資料及其他項目之印製等。

·    紀念品

·    節目費用

·    特別來賓

·    其他開銷

 

邀請地區內的扶輪社:Invitations to clubs in the district

邀請卡寄出的時間,必須讓各社有足夠在兩次例會中宣布的時間。

·       邀請卡上應註明:

       日期                                  費用                回函收件人    主講人

       時間                                  地點                訂位截止日

·    在此建議鼓勵扶輪社員預付訂位。

 

議程:Program

整個議程應以促進聯誼並鼓舞新扶輪社員等方面來策劃。會議應該是一個很歡樂而又莊嚴的場合。若場地許可的話,正式宴會前應安排接待或聯誼的時間。建議新扶輪社員及其配偶所佩掛的名牌式樣應不同於訪客所用的。

要注意在挑選扶輪社友擔任主要演說時,該主講人應該具有極優良的扶輪服務背景並要能做一次激勵性的扶輪演說的能力。

習慣上該次會議是由特別代表或輔導社社長來宣佈開會,並且繼續擔任節目主持人(M.C./ Master of ceremonies)。它必須讓每位參與者確切知道他們所該做的事,及其時間的限制。因此,應該事先送給每位與會者一份議程。

下列是一個建議性會議議程概要:

·    祈禱(Invocation

·    致歡迎詞,唱扶輪歌

·    晚餐

·    介紹主桌來賓(主客)

·    依扶輪社來介紹來訪扶輪社員

·    音樂

·    關於扶輪的演講(由地區總監或其他資深扶輪社友擔任)

·    授証

·    新社社長致詞並接受證書

·    介紹新社社員及其配偶

·    友社贈送禮物

·    地區總監或特別代表致謝詞

·    閉會歌

 

節目單/授證特刊The program folder

授証典禮的節目單常被用來作為授証的紀念品及歷史文件,它不必是很複雜或昂貴,可向國際扶輪秘書處索取這樣節目單的樣本(請送幾份你們的節目單給國際扶輪秘書處以便參考之用)。

這份節目單通常包括:

·    新社名稱

·    會議時間、地點

·    節目,包含主講人名

·    菜單

·    歌曲或樂曲,或兩者皆有(查明版權)

·    新社職員及創社社員名單

·    輔導社社名及特別代表姓名

·    其他重要資料

 

宣傳Publicity

為使社區能對扶輪社及新社的認識,應向當地媒體發佈新聞消息。一旦新社為國際扶輪批准,該新社的秘書將會收到以下文宣資料:一個建議發佈授証典禮的新聞稿及一般扶輪資訊。其他諸如扶輪創始人及國際扶輪社長及秘書長的照片及簡介,可向國際扶輪秘書處索取。

 

貴賓Guests of honor

為了介紹這個為服務所組織而成的新扶輪社給它的社區,應該邀請當地的顯要人物及居住在本地區及鄰近地區前任及現任國際扶輪職員。並由該扶輪社來決定是否提供任何貴賓招待餐券。

 

新聞媒體News media

為了建立良好關係,應邀請當地的報紙發行人或主編、及電視及電台的首長來參加並應致贈招待餐券。

 

致新社的禮物Gifts for the new club

通常輔導社及其他友社會贈送新社禮物,比如:扶輪的公式目錄(Rotary’ Official Directory給每一位創社社員,講台、扶輪旗、扶輪徽章之類的禮品。贈送時都是由地區總監或特別代表安排。會議主席或司儀在會前應該知道那些扶輪社將致贈禮物。這些應安排得宜,以免那些沒有送禮的社會覺得困窘。

 

註冊Registration

為便於介紹,要確知每位來賓及其配偶的姓名及其所代表的扶輪社社名。報到處要有足夠的註冊設備以避免耽擱延誤,並要為主席準備一份各扶輪社代表出席的名單。

 

接待委員會Welcoming committee

接待委員會通常由輔導社社員所組成。每位賓客受到親切的接待是非常重要的

 

座位Seating

地區總監、特別代表、輔導社社長、新社社長及秘書、及貴賓,包含他們的配偶,通常坐在主桌。其他的桌位的安排應使他們都能得到由演講台來最好的視聽效果。

 

其他細節Other details

也應該注意其他細節,例如歌本及其他印刷品的放置、擴音系統、休息室、燈光、通風設備、對特別來賓之照料、停車問題等。

 

地區總監授證 Presentation of charter by district governor

地區總監通常在授証時會作適當的致詞,包括:

1).扶輪成長之概要。

2).檢討新的扶輪社加入國際扶輪所應瞭解與受約束之事項。

3).扶輪對個別社員及社區的意義。

4).在地區及全世界上所有扶輪社員間聯誼之保証。

5).強調社員穩定成長的重要性。

6).說明下次地區年會100%註冊出席的重要性。

7).強調出席下次國際扶輪年會的價值。

地區總監在這些或其他的演講後,應再以下列之方式致詞並頒發証書:

本人深感榮幸能代表國際扶輪將          扶輪社的證書頒給貴社        社長。證書上有國際扶輪社社長           ,及本人的簽名與蓋章。


授証會議準備工作核對表

Suggested Checklist for Charter Presentation Meeting

□  日期選定並確認Date selected and confirmed

□  會場選定Meeting place selected

□  財務安排Financing arranged

預算編定

費用預估      NT$          

收入預估      NT$          

餐卷價格      NT$          

□  應邀扶輪社Rotary clubs invited(接受邀請的社應留詳細資料)

□  節目策劃Program items planned

宣佈開會                                           □祈禱

迎賓                                                   □音樂-領唱人

致歡迎詞                                           □介紹來賓

主要演說者                                       □地區總監授証

致送禮品                                           □預先寄節目表給每位與會人士

□  節目/程序表Program folder

編排                                                   □付印

預先給每位與會人士

宣傳Publicity

發佈消息給所有報社、廣播電台與電視台

致贈新聞媒體招待餐券

寄發特別邀請書Special Invitations to

地方顯要                                           □所有本地區前任及現任國際扶輪職員

其他服務性社團的代表

細節安排Arrangements

餐式的選定及服務                           □註冊

接待委員會                                       □紀念品

桌上裝飾                                           □樂譜要付印前先查版權

座位安排                                           □其他文獻

特別來賓之照料                               □擴音係統

衣帽間                                               □遲到人士的安排

燈光                                                   □通風設備

停車                                                   □節目道具

其他細節Other details