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如何在你的地區中

建立扶輪友誼交換計劃


尋求核可

一個地區要成立友誼交換首先須經過地區上三分之二扶輪社的同意。

地區一旦同意,地區總監就聘任一位友誼交換主委,其任期至少2年。二年的任期是考量到主委須安排相互回訪(Reciprocal Visits),為此,總監應在聘任主委前應和總監提名人諮商此事。

特別注意:身為主委,將各項交換活動報告總監是必要的,地區在何時要接待一個扶輪社員及他的眷屬,或是一團扶輪夫婦,總監的核可與否,對交換的成功與否是很重要的。

 

個別訪問計劃

個別訪問計劃提供扶輪社員及其直系家人(配偶及子女)在別的國家的扶輪家庭中作客數天的機會。地區友誼交換主委就充當安排這類活動的交易所(Clearinghouse)

有興趣參加這種交換的扶輪社員,要先向他的扶輪社社長接洽。扶輪社社長再將該申請案向地區友誼交換主委提出。地區主委再和向他要求交換接待的國外相對地區的主委接洽。一旦找到接待者,地區主委會將該訊息回覆給社長,未來所有安排都以社的層級來安排,既可透過扶輪社長,或由客人與地主之間直接安排。

地區主委要準備一份名單,列出地區中潛在的接待家庭來供運用。這份名單應包含扶輪社員及其配偶的職業(如有人要求單項職業的交換的話)及有關子女、寵物、地址等等資訊。

個別訪問計劃提供一種美妙的國外旅遊方式,使旅遊內容更加豐富。為此,您應該為這種個別訪問計劃在地區上來廣為宣傳,以免你地區的社友們錯失良機。

 

團體交換

團體交換是地區上的大事,將使您的地區上在文化瞭解方面更為豐富。雖然籌辦起來很費周章,但成果卻非常值得。

許多地區主委發現要組織一個團體交換,最簡單的方法是先成立委員會,或是找聯合主辦主委(Co-chairman)來協辦。主委必須和想要和他們交換的地區主委接洽。主要的方法是,運用國際總部每年發行的扶輪友誼交換地區主委名單和附錄(Rotary Friendship Exchange District Chairmen Listing and Addendum)。主委通常是寄信給對方的主委,問問看是否有意交換。雖然這方法一定可行,但據許多主委回報,最好的方法是透過私人接洽。

 

私人接洽

即使最常出國旅遊的友誼交換主委,也未曾能和有想要與他們交換的地區一一接觸,這表示主委們在連繫方面要具有創意。

其中有一項最好的方法是透過每年為總監提名人所舉辦的訓練會議的國際講習會(international assembly)中提出。

其他接洽方式,例如地區所涉及的一些國際計劃或節目,在接洽時也可掌握這些機會順便提出。

 

找出交換活動的參加者

所以,如何為一次交換找出接待者或如何組團呢?第一步要公佈有交換可運用其方法有幾種可用,如:地區總監月報,拜訪各社,社刊,地區年會或講習會

當交換日期一旦決定,就應從那些可能的參加者取得確定的承諾。在個別訪問計劃中,你或扶輪社長可要求當來賓或主人要和交換對方的相對人員直接連絡。對於一個團體交換,一經確定最終交換團員之後,就應即請參加者填寫一份訪客相關資料表格,送交對方接待地主。有些地區則製作一份訪客名冊,內有照片,送交給對方接待地主,這份名單對於地主地區在遴選接待者頗有助益。

 

行程安排

每次友誼交換活動都是非常獨特的經驗,因此在行程規劃與型態每次交換都各有千秋。例如,有些個別訪問交換就很不正式,事前安排的部分僅止於客人要待在那裡而已。而團體計劃則比較精心策劃,所有細節都計劃進去。所有行程安排方面有一共通點,那就是溝通要清楚,所有主客間的責任都要事先釐清。記住這點之後,接下來有幾點竅門可幫你如何開始。

 

瞭解參加者

團體交換方面,在敲定訪問天數及參加人數之後,首先要進一步瞭解訪問者及接待者,這有助於行程安排,及為來訪者安排合適的接待者。這些要點有助於安排互相匹配的主客人。過去,地主地區常用問卷調查例子可參考。

在設計問卷及安排行程時要記住,任何文化或生活方面的差異可能會對活動及生活安排上帶來衝擊。當你在培養文化的感受時,教育是最好的工具。在進行交換之前多花點時間瞭解彼此的文化,以便於計劃出合宜的活動。你的交換主委、鄰近的領事館或旅遊局都是你開始你研究的好對象。

 

計劃行程

設計行程是一種樂趣,也是一項挑戰,您可能想安排開一個會,把接待者都找來以安排行程。有一點非常重要,設計行程時要留給客人充分的時間休息,也要讓他們有自由的時間可追求自己的興趣,例如客人抵達當天的活動或隔天一大早的第一個活動,常令千里迢迢而來的客人吃不消。

 

準備接待客人

在交換之前,應送交一份簡介給客人。內容包括建議行程、預估時間、及相關描述。您可附上觀光手冊以激起客人的胃口。也記得要包含交換當時的氣候資訊,如有安排活動,並建議合宜的衣物(如應帶一件西裝和領帶?便鞋?泳裝?)

最後交通安排應求明確。要確定一站一站之間的交通時間要足夠。另外,交通工具也要確定。如要搭遊覽車?誰該付費?誰負責訂車?車子放行李的空間夠嗎?是否任何行李有管制的都需被課稅?

把這些問題事先弄清楚,就能確保行程順利,以免誤會。

 

會議

為確保交一次友誼交換辦得成功,交換活動的主辦者及參與者開個籌備會是很重要的。至少要有兩次的行前會議。這可讓參加者碰面,有問題得以解答並且一一討論旅程上各項注意要點。這也是對即將前往訪問的國家一次不錯的研習機會,您可就近向該國的旅遊單位訂一些該國的旅遊手冊或其他材料,您也可以趁此學一些該國常用的重要詞彙。

作為接待的主人到最後一刻也需開會一一討論為客人規劃活動的各項細節,協調接客及送客等地點,以及任何其他各規劃中相關活動的細節。

 

重要的細節

周全的準備有助於確保交換的成功。為各種預料外的事情預作準備。不論每人多麼盡力,不受歡迎的意外還是可能發生。

即使麻煩不可免,但事前如計畫得宜還能彌補,早在出發前就應考慮下列幾點:

 

一般責任

  誰應負責總籌劃及所有資訊的提供?

  訪問者在出發前應回答所有他或她的旅程上的所有問題,如果訪問過程中出現任何問題,他/她應能找到一個特定的人可以找到答案或解決問題,這個人已被找好了嗎?

  客方國家及回國通關的注意事項是否弄清楚?(例如外國製相機及珠寶在出境時應申報,回程入境可免徵關稅)

 

旅行安排及文件

  費用問題是否訂清楚並溝通好,那些項目該誰付錢?

  訪問者是否已被充分告知需要護照、簽證及其他旅行文件?

  是否需要預防注射証明?這些要求是否和交換參加者溝通好了?

  在地主國內的交通安排是否完成?這些安排是否和團員溝通過?

  訪問者是否需要付當地的任何交通費?這些費用是否和交換參加者溝通了?

  是否需要搭巴士、火車或計程車?

  是否要國際駕照?

住宿及伙食

  在訪問者抵達至離開期間內,各晚住宿是否安排好了?

  如果需要住一兩夜的飯店,誰負責安排(訂房、費用等等)

  擔任接待的家庭知道何時該做什麼?

  他們該為客人準備提供何種餐飲或交通工具?

 

預先連絡

  在接待地區內是誰負責和訪客溝通?

  是否向訪問提供完整的書面計劃並且讓他瞭解?

  訪問者知道當地氣候嗎?各項場合該穿何種正式程度的衣著?

  訪問者是否對食物或動物過敏?是否有其他健康上的考慮須要預先安排?

  有任何需預先規劃的宗教習俗嗎?

 

附帶的費用

  訪問者要付那些費用(飲食、娛樂、觀光、博物館、紀念品、洗衣費等等)

 

緊急狀況

  有訂緊急狀況條款嗎?

  疾病或傷害時是否有合適的處理?

  是否要保緊急意外險?

  如緊急狀況發生時,對訪問者的家庭及他們的扶輪社的回報管道是否訂清楚?

 

保險

  在安排任何交換之前,應查清楚社與地區該負那些責任?

  是否要訂hold harmless 或免責(waiver of responsibility)條款。

  健康險或意外死亡/肢體重大傷害險方面要如何安排?

  保險的安排會影響到交通方式的選擇,或交通的提供者嗎?(如關於公共交通工具或私人飛機或車輛的規定,訪問者是否被要求不得駕車等等)

  是否應考慮取消行程時保險也取消呢(有些商業旅遊包含這點)

  誰來負責辦理保險?

 

宣導

最後,你的地區要把扶輪友誼交流計劃長期健全地辦下去,有賴於宣導成功的交換活動。在交換前看是否能辦一個歡送會,並且刊登在各社的社刊或總監月報中。

交換結束後,請一位團員寫篇有關交換的文章投稿給總監或社長刊登在他們的社刊和月報上。在出發前及返回後讓他們上台發表心得。你可引用附件A當作宣傳文件,再加上一些你個人取得的材料。

地區主委應把交換參與者的記錄保持正確。這些交換的受獎人,將有助於未來交換活動的發展與準備。

把交換活動充分宣揚,將來要辦就更加容易,地區上越多的扶輪社友瞭解扶輪友誼交換活動,他們就越會志願加入擔任接待或訪問者。