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財務

Treasure

 

身為財務,你的任務是監督並保管社內所有經費之帳目,收取並撥付經費、準備財務報告、協助擬定預算,並執行通常與財務有關之工作。

 扶輪社財務的功能在『建議扶輪社細則』(012B-EN)中已有詳細規定,除上述任務外,財務應準備年度經費帳目報告,而且應理事會要求隨時提出這項報告,並執行屬於其職責的其他工作。財務在交卸時,應將所有經費、帳簿,和所保管的本社財產,一併移交其繼任者或社長。

 依照扶輪社章程細財之規定,財務應將本社所有經費存入理事會所指定之銀行,而且,所有應付款應由財務根據任何其他兩位職員所簽發憑單,開支票支付。對於本社的財務收支報告每年應由合法的會計師,或其他有資格的人士審計。

除以上所述職務外,有關經費的預算亦常屬於財務的職務。 

與扶輪社秘書協調工作

與貴社秘書協調會計年度各項計劃及其他任務。

秘書有關本社則務之主要任務,是在71日就職後,立即將會費單寄交所有社員,催繳會費。依照扶輪社的慣例,秘書應每個月、3個月,或半年一次,整理並寄發這種包括餐費或其他項目的帳單。

秘書在收到各費後,應記下所有款項,簽發社員卡,並將收入各費交給財務。

財務在收到任何款額後,應給予秘書收據。

財務一年一次、或兩次向本社社員提出財務狀況報告,列明收支情形。

收取社費

扶輪社員有權知悉及瞭解他們所繳會費之目的。應通知所有社員,每一扶輪社必須向國際扶輪繳交本社每一位現職、增額現職、退職,和資深社員的會費,國際扶輪將依據其細財所訂立之目標使用。

此外,並規定每一位現職、增額現職、退職,和資深社員必須訂閱國際扶輪所發行之『英文扶輪月刊』THE ROTAREAN,或經國際扶輪核准訂閱的地域雜誌。此乃依據『模範扶輪社章程』第十二章之規定,訂閱扶輪雜誌是無可選擇的,並不得由個別社員自由抉擇。

最普遍採用的收款方法,係由秘書把帳單寄交所有社員,假如社員遲遲未付款,再寄一次帳單,並以電話催收,如果某些社員無意繳納社費,秘書應在理事會提出他們的姓名,以便根據扶輪社章程及細財,採取必要之行動。

編製預算

扶輪社採納預算乃是有關本社之服務及聯誼活動各方面的指引;同時也是防止財務困難的一種良好的維護措施。預算之採納與遵守系為本社預防各委員會之超支,並防止本社作超出其能力的活動。

『建議扶輪社細則』中建議,理事會應在每一會計年開始時,敦促準備預算,估計本年度的收入和支出,經理事會同意後,即應遵守,作為各項支出的限制,除非理事會另有決定。茲提供編製預算參考意見如下(參閱本活頁資料未尾所與之預算表樣本):

編製預算應避免高估收入和低估支出的危險。

  對本社各種活動專款應作較保守的估計。

  計劃於年底提出有結餘的收支報告。(確保此項的一種方法便是經常提出財務狀況報告)。

  估計年度預算的收入,以決定可供支出的數額(在所列預算表中載明)。

預估開支項目如下:

秘書辦公費:其支出可能包括印刷費、文具、薪金、郵費、電話、傳真、房租、名牌,及辦公設備等項目。

各委員會預算:固定本社授權各委員會可動支之數額,並通知各主委可供應之數額。本社之經費應以個別項目列支,並併入『社務服務活動』預算內。

雖然不是必須的,有些扶輪社仍將對於扶輪基金會的捐款併入預算內。

國際扶輪:『模範扶輪社章程』第十二章第12條對於社員會費及訂閱的公式扶輪雜誌(『英文扶輪月刊』或經正式指定訂閱的地域雜誌)的預算已有明文規定。

國際年會及地區年會:每一扶輪社,凡有50名社員,或超過50名的半數,在國際年會中即有一表票權。有些扶輪社負擔投票代表的部份或全部出席費用,而這些代表中有一位經常是新年度的社長。

每一扶輪社,凡有25名,或超過25名的半數在地區年會中即擁有一名投票代表權。出席地區年會代表的費用之支付,各社不一。

扶輪社應支付新任社長出席地區講習會及社長當選人訓練會的旅費用。其他職員和委員會主委出席研討會、埠際會議,和類似會議的經費也可列入預算。

其他費用:許多扶輪社在午餐費用上另加一些額外費用,以彌補邀請賓客的費用。然而,不必為來訪的友社扶輪社員付這種額外費用。

尚有許多其他費用項目可能列入雜費項下:如鮮花、路標、音樂家、銀行手續費、本地區基金捐款、將退休職員的禮品、慰勞金、為新社員訂購國際扶輪出版物。本社有意慈善捐款,或社會活動所用的經費也應撥付。若根據預算行事,對於外界要求捐款,即可作較妥善的處理。

臨時費用:如有可能,每一預算應提供少數應急費用,經理事會授權即可撥付的特別費用。

特別費用:許多扶輪社有自已的特別費用,這類費用仍應列入預算。

服務計劃經費的責任性質

扶輪社經常為服務計劃而募集經費。此類經費最好與扶輪社管理費用分開。

由當地社區中募集款項之處理應隨時發出報告,以保持良好的公共關係。