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糾察

SAA

 

你的任務是在協助維持一個有秩序、莊嚴而有效率的扶輪社例會,使賓客與來訪友的心目中留有良好的印象。閣下需經常保持警覺,避免任何有損扶輪社尊嚴和聲譽的事情發生。

你的任務,尤其是要負責會場設備上有關物現方面的安排,而且不受任何阻礙,使會議得以照常進行。

每週例會的成功,糾察應扮演重要角色。由於你的執行任務,使社長可以貫注精神於主持例會。同時,你所製造輕鬆愉快氣氛可使例會進每順利。有時你可以特別協助,使賓客有「賓至如歸」的成覺。然而,更重要的,你執行任務的態度對於貴社的出席記錄將產生決定性的影響。

 

開始工作

你的第一項任務便是與社長,及出席、聯誼活動、節目等委員會主委會商,獲知在每週例會中對你所希求的是什麼,與這些人取得密切合作,你便可負責安排全年度的扶輪集會。

在每一次集會以前,你應先與節目委員會主委協商有關需要任何特別設備,例如,為主講人在講台後加置腳墊板、電影放映機所用之台座、特別照明效果,或在節目中所需任何其他道具。

也許你希望在每週例會以前與聯誼活動委員會主委協商,對於如何改善集會中的友誼他可能提出好的構想。在每週舉行例會以前務必與你的社長商談,也許他有某種特別需要或建議。

 

典型的指定工作

糾察必須遵守的一項重要法則:經常提前1520分鐘到達會場,確保事事準備妥當。桌、椅是否安排妥當?鐘槌,,及社旗是否準備齊全?揚聲系統之運作是否正常?燈光、溫度,及空氣之流通是否良好?是否準備使用視聽教育材料?

茲列舉各項派定工作如下:

站立門邊─在每次例會開始前5分鐘,你應站立於會場入口門邊。如果無人擔任歡迎來賓,即應負責此一任務,並照料所有社友於會議開始並進入會場。

檢點名牌─貴社社友如備有名牌,應注意他們是否佩戴。名牌可使外來賓客與新社員易於辦認。

留心座位─注意社友入座應迅速而井然有序。社友間不應留有空位;相熟的社友不應經常坐在一超,還有外來賓客請其坐在適當的席位,以便照顧而不受冷落。(這項任務唯有指派給你而非給聯誼委員會時,方得接受)

注意餐食─注意餐食送垂應敏捷而無耽延。

提醒遲到─你應以幽默的方式提醒遲到的社友,俾使他們下次可準時到會(對待遲到者,有些扶輪處以罰款,有些扶輪社則唱一支幽默的責罰歌)

照料歌本─注意歌本或歌詞已否分發,貴社如有歌唱指導,你應協助他使全體社員都唱。如無歌唱指導,你應盡力使大家歌唱。

維持秩序─以委婉態度注意社友們是否留意社長的木槌,並不應有交談打擾演講人。

糾正早退─留心「吃了就走」的扶輪社員,同時應以婉轉的方式促其注意改正此一習慣。設法勸阻這種會使主講人倍感挫折的行動。

告別來賓─散會時要注意:社友應踴躍與來賓話別,特別與那些參加例會節目的來賓,對他們之光臨表示欣幸。

實際上,除了執行這些例行任務以外,尚有許多事情需要你去做,你需要觀察集會的氣氛,對一些事情預作必要的安排。你不僅是要學習扶輪社的運作,你還要去發現改進的方法。最重要的是使大家都感到滿意,此項工作將提供許多實在的機會為你的扶輪社,包括社員、職員,及賓客作親切的服務。

你身為糾察的成功不僅是依靠你全年度中每週如何達成你的任務,而且,同時要依賴你現在如何計劃你的工作。